Wpis do CEIDG albo wpis spółki do KRS to tylko start. Przedsiębiorca ma następnie kilka terminów liczonych w dniach, zwykle od 7 do 21 dni, w których trzeba zgłosić firmę do urzędu skarbowego, do ZUS, zaktualizować dane w CEIDG, a w spółkach handlowych dodatkowo rozliczyć PCC i zgłosić beneficjentów rzeczywistych do CRBR. Poniżej znajduje się praktyczna lista zadań na pierwsze 30 dni po założeniu firmy, osobno dla jednoosobowej działalności i dla spółki z o.o.
Konto bankowe firmowe i wybór banku
Formalnie ani przedsiębiorca prowadzący JDG, ani wspólnicy spółki z o.o. nie mają obowiązku otwierania osobnego rachunku bankowego, ale w praktyce jest on konieczny. Z firmowego konta opłaca się ZUS, VAT, PIT lub CIT, przyjmuje się przelewy od kontrahentów powyżej 15 000 zł oraz obsługuje się mechanizm podzielonej płatności (split payment). Numer konta trzeba następnie zgłosić na białą listę podatników VAT — bez tego kontrahent zapłaci przelew bez prawa do zaliczenia go w koszty.
Dla JDG numer rachunku zgłasza się przez aktualizację wpisu w CEIDG (formularz CEIDG-1). W przypadku spółki z o.o. numer rachunku podaje się urzędowi skarbowemu w formularzu NIP-8 (patrz niżej). Zmiana danych w CEIDG jest bezpłatna i możliwa w każdej chwili.
Zgłoszenie do ZUS — tylko dla JDG w pierwszych 7 dniach
Osoba zakładająca JDG trafia automatycznie do ZUS razem z wpisem w CEIDG, ale wybór kodu ubezpieczenia zależy od tego, z jakiej ulgi korzysta. Dostępne są trzy etapy:
- Ulga na start — przez pierwsze 6 miesięcy można nie opłacać składek społecznych i Funduszu Pracy; obowiązkowa jest tylko składka zdrowotna (kod 05 40 — tylko ubezpieczenie zdrowotne).
- Preferencyjny ZUS (mały ZUS) — kolejne 24 miesiące ze składkami społecznymi liczonymi od 30% minimalnego wynagrodzenia (kod 05 70 lub 05 72).
- Mały ZUS Plus — po preferencyjnym ZUS, składki od dochodu z poprzedniego roku, pod warunkiem przychodu do 120 000 zł.
Zgłoszenie na odpowiednim formularzu (ZUS ZUA dla pełnych składek, ZUS ZZA dla samej zdrowotnej) trzeba złożyć w ciągu 7 dni od rozpoczęcia prowadzenia działalności. Spółka z o.o. nie podlega sama ZUS — składki płacą dopiero zatrudnieni pracownicy albo wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. z tytułu objęcia udziałów.
NIP-8 — zgłoszenie identyfikacyjne spółki
Spółka z o.o. z chwilą wpisu do KRS otrzymuje numer NIP i REGON automatycznie, ale dane uzupełniające (rachunek bankowy, miejsca prowadzenia działalności, biuro rachunkowe, dane kontaktowe) musi zgłosić formularzem NIP-8. Termin wynosi 21 dni od wpisu do KRS, a jeżeli spółka zatrudnia pracowników albo rejestruje się jako płatnik składek ZUS — 7 dni od tego zdarzenia. Formularz składa się do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki, w formie papierowej lub elektronicznej.
PCC-3 — podatek od umowy spółki
Przy zawarciu umowy spółki z o.o. powstaje obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych w stawce 0,5% od wartości kapitału zakładowego, pomniejszonej o koszty wpisu do KRS i ogłoszenia w MSiG. Deklarację PCC-3 i zapłatę podatku trzeba zrealizować w ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego, chyba że spółkę zawiązano w systemie S24 — wtedy obowiązki te wykonuje się analogicznie, bez pośrednictwa notariusza.
Przykład: kapitał zakładowy wynosi 50 000 zł, koszty założenia 650 zł. Podstawa opodatkowania: 49 350 zł. Podatek PCC: 246,75 zł. Deklarację PCC-3 wraz z zapłatą składa się do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki.
CRBR — zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych
Spółki prawa handlowego (z wyjątkiem spółek publicznych) muszą zgłosić do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych osoby fizyczne faktycznie kontrolujące spółkę. Zgłoszenie następuje w ciągu 14 dni roboczych od wpisu do KRS, elektronicznie na stronie Ministerstwa Finansów, i wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego. Za niezgłoszenie, zgłoszenie po terminie albo z błędami grozi kara do 1 000 000 zł. CRBR dotyczy spółek, nie dotyczy JDG.
VAT-R — rejestracja do VAT i VAT-UE
Z chwilą rozpoczęcia sprzedaży podatnik decyduje, czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł rocznego obrotu, czy od razu rejestruje się jako czynny podatnik VAT. Rejestrację wykonuje się formularzem VAT-R — najpóźniej dzień przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną VAT. Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje m.in. doradcom (poza doradztwem rolniczym), prawnikom, sprzedawcom przez internet elektroniki, kosmetyków i części samochodowych — ta grupa musi być czynnym podatnikiem od pierwszej transakcji.
Jeżeli firma kupuje lub sprzedaje towary albo usługi w Unii Europejskiej, wypełnia dodatkowo część C.3 formularza VAT-R i rejestruje się jako podatnik VAT-UE. Numer VAT-UE (prefiks „PL” przed NIP-em) jest potem widoczny w systemie VIES i konieczny m.in. do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
Wybór formy opodatkowania w JDG
Osoba prowadząca JDG składa pisemne oświadczenie o wybranej formie opodatkowania — ostateczny termin to 20. dzień miesiąca kolejnego po tym, w którym pojawił się pierwszy przychód firmy (jeśli przychód ten powstał w grudniu, oświadczenie można złożyć do końca danego roku). Dostępne są trzy ścieżki:
- zasady ogólne (skala 12% i 32%) — z kwotą wolną 30 000 zł i progiem 120 000 zł;
- podatek liniowy 19% — bez kwoty wolnej i bez możliwości wspólnego rozliczenia z współmałżonkiem;
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — stawki w zakresie 2–17%, zależne od rodzaju wykonywanych usług.
Zmiany formy w kolejnych latach dokonuje się tylko raz w roku, dlatego warto wybrać od razu świadomie — przeliczyć przychód, koszty i składkę zdrowotną w każdym wariancie.
Numer EORI — tylko przy handlu towarami z krajami spoza UE
Numer EORI (Economic Operators' Registration and Identification) jest potrzebny firmom, które dokonują zgłoszeń celnych — importują albo eksportują towary poza terytorium Unii Europejskiej, występują jako agent celny lub składają deklaracje Intrastat. Rejestracji dokonuje się bezpłatnie na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Firma handlująca tylko wewnątrz UE lub świadcząca usługi (bez przemieszczania towarów przez granicę celną) numeru EORI nie potrzebuje.
Księgowość i wybór biura rachunkowego
JDG na zasadach ogólnych i liniowym prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), na ryczałcie — ewidencję przychodów. Spółka z o.o. zawsze prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe) na podstawie ustawy o rachunkowości i składa roczne sprawozdanie finansowe do KRS. Decyzję, czy prowadzić księgi samodzielnie, czy zlecić je biuru rachunkowemu, warto podjąć od razu — wybrane biuro trafia do zgłoszenia NIP-8 (sp. z o.o.) lub aktualizacji CEIDG (JDG).
Lista kontrolna pierwszych 30 dni
- Założyć firmowy rachunek bankowy; zgłosić go na białą listę (automatycznie po dodaniu do CEIDG lub NIP-8).
- Zgłosić się do ZUS w ciągu 7 dni (JDG) — wybrać właściwą ulgę i formularz ZUA/ZZA.
- Złożyć NIP-8 w ciągu 21 dni (sp. z o.o.) i opłacić PCC-3 w ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółki.
- Zgłosić beneficjentów rzeczywistych do CRBR w ciągu 14 dni roboczych (sp. z o.o.).
- Zarejestrować się do VAT (VAT-R, VAT-UE) — przed pierwszą transakcją opodatkowaną.
- Wybrać formę opodatkowania (JDG) — do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie.
- Jeśli dotyczy — wystąpić o EORI (PUESC) i o kasę fiskalną.
- Podpisać umowę z biurem rachunkowym; ustalić obieg dokumentów i terminy.
Jak Good Balance pomaga
Zespół Good Balance prowadzi klientów przez wszystkie formalności zaraz po założeniu firmy — od rejestracji spółki lub JDG, przez zgłoszenia w urzędzie skarbowym, ZUS i CRBR, aż po dobór formy opodatkowania i uruchomienie bieżącej obsługi księgowej. Doradzamy, które z opisanych wyżej obowiązków faktycznie dotyczą danego biznesu, i pilnujemy terminów, żeby żadnego zgłoszenia nie wykonano po czasie.