Przedsiębiorca na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie zalicza amortyzacji do kosztów, bo w tej formie podatek liczy się od przychodu. Mimo to ma obowiązek prowadzić wykaz, w którym ujmuje środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne (WNiP). Od 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie określające zawartość wykazu, a sama sprzedaż firmowego sprzętu może oznaczać podatek 3%. Wyjaśniamy, po co prowadzić wykaz, co do niego wpisać i jak rozliczyć sprzedaż.
Obowiązek wynika wprost z ustawy
Art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym nakłada na ryczałtowców trzy obowiązki ewidencyjne: przechowywanie dowodów zakupu, prowadzenie ewidencji przychodów oraz prowadzenie wykazu środków trwałych i WNiP. Taki wykaz nie służy do liczenia podatku w bieżącym roku, ale ma praktyczne znaczenie w trzech sytuacjach:
- Sprzedaż składnika majątku — pozwala ustalić, czy przychód podlega ryczałtowi.
- Zmiana formy opodatkowania — przy przejściu na podatek liniowy lub skalę dane z wykazu (wartość początkowa, stawka) są punktem wyjścia do amortyzacji.
- Kontrola — urząd może zapytać, czy dany sprzęt był używany w firmie, a wykaz jest najprostszym dowodem.
Co trafia do wykazu
Rozporządzenie odsyła do definicji z ustawy o PIT. Środkiem trwałym jest składnik stanowiący własność przedsiębiorcy, kompletny i sprawny w chwili przekazania do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok i wykorzystywany w działalności — np. komputer, samochód, maszyna, wyposażenie gabinetu. Wartościami niematerialnymi i prawnymi są m.in. nabyte autorskie prawa majątkowe, licencje (także na programy komputerowe), prawa własności przemysłowej i know-how, jeśli będą używane dłużej niż rok. Przykładowo trzyletnia licencja na specjalistyczny program projektowy kupiona za 12 000 zł jest WNiP i powinna trafić do wykazu, natomiast miesięczny abonament na oprogramowanie w chmurze — nie, bo to zwykła usługa.
Ustawa o PIT pozwala nie amortyzować składników o wartości początkowej do 10 000 zł — wydatek na nie można rozliczyć jednorazowo, a obowiązek wpisu do ewidencji dotyczy składników powyżej tej kwoty. Na ryczałcie praktyczna konsekwencja jest taka, że tańszy sprzęt nie musi pojawić się w wykazie. Nie zwalnia to jednak z podatku przy jego sprzedaży — o czym niżej.
Wartość początkowa
Wartość, którą wpisuje się do wykazu, zależy od sposobu nabycia:
- zakup — cena nabycia; przy rzeczy używanej wcześniej prywatnie i nieamortyzowanej — cena nabycia, ale nie wyższa niż wartość rynkowa;
- wytworzenie we własnym zakresie — koszt wytworzenia;
- darowizna, spadek — wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa określa niższą.
Jakie dane zawiera wykaz od 2026 r.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r., stosowane od 1 stycznia 2026 r., wymaga co najmniej następujących danych dla każdego składnika:
- liczba porządkowa;
- numer i rodzaj dokumentu nabycia lub przyjęcia do używania, data nabycia (wytworzenia) i data przyjęcia do używania;
- numer faktury w KSeF — przy fakturze dokumentującej zbycie składnika;
- określenie składnika i symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT);
- wartość początkowa, stawka amortyzacyjna i zaktualizowana wartość początkowa;
- data i przyczyna likwidacji albo data zbycia.
Składnik wpisuje się najpóźniej w miesiącu przyjęcia do używania; późniejszy wpis traktuje się jak ujawnienie środka trwałego. Dla pozycji wprowadzonych przed 2026 r. część nowych danych (np. numer dokumentu przyjęcia) można pominąć. Z wykazu wyłączone są m.in. budynki i lokale mieszkalne oraz związane z nimi grunty.
Ustawa o ryczałcie przewiduje także prowadzenie ewidencji i wykazu przy użyciu programu komputerowego oraz przesyłanie ich do urzędu skarbowego po zakończeniu roku, w terminie na złożenie zeznania rocznego. Dla ewidencji przychodów obowiązek wprowadzono etapami — od 2026 r. dla podatników składających JPK_V7, od 2027 r. dla pozostałych — dlatego warto od razu prowadzić wykaz w tym samym programie.
Sprzedaż środka trwałego na ryczałcie
Ustawa o ryczałcie przewiduje stawkę 3% od przychodu z odpłatnego zbycia ruchomych składników majątku wykorzystywanych w działalności. Dotyczy to także składników wycofanych wcześniej do majątku prywatnego, jeżeli od pierwszego dnia miesiąca po wycofaniu do sprzedaży nie minęło sześć lat. Przepis obejmuje:
- środki trwałe podlegające ujęciu w wykazie;
- składniki o wartości do 10 000 zł, których nie amortyzowano — z wyjątkiem tych o wartości początkowej do 1 500 zł;
- składniki, których nie zaliczono do środków trwałych, bo miały być używane rok lub krócej.
Przykład
Grafik na ryczałcie kupił w 2024 r. komputer za 14 000 zł i wpisał go do wykazu. W 2026 r. sprzedaje go za 6 000 zł. Przychód 6 000 zł podlega ryczałtowi 3%, czyli 180 zł. Gdyby ten sam komputer najpierw przeniósł do majątku prywatnego, a sprzedał po dwóch latach, podatek byłby taki sam — sześcioletni okres jeszcze nie minął.
Przychód ze sprzedaży środka trwałego nie podnosi natomiast składki zdrowotnej: ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej wyłącza takie przychody z kwot, od których zależy próg składki na ryczałcie.
Przejście z ryczałtu na podatek liniowy lub skalę
Po zmianie formy opodatkowania składniki z wykazu mogą zacząć być amortyzowane podatkowo. Rozporządzenie pozwala w takim przypadku dalej prowadzić dotychczasową ewidencję, jeśli zawiera ona wymagane dane. Przy wartościach niematerialnych i prawnych warto pamiętać o minimalnych okresach amortyzacji — dla licencji na programy komputerowe i praw autorskich to 24 miesiące. Sposób uwzględnienia okresu, w którym składnik był używany na ryczałcie, warto ustalić z księgowym jeszcze przed złożeniem oświadczenia o zmianie formy opodatkowania. Porównanie form opisuje artykuł o podatku liniowym 19%, a zasady samego ryczałtu — przewodnik po stawkach ryczałtu.
Lista kontrolna
- Wpisywać do wykazu składniki powyżej 10 000 zł najpóźniej w miesiącu przyjęcia do używania.
- Uzupełniać symbol KŚT i stawkę amortyzacyjną, nawet jeśli amortyzacja nie jest kosztem.
- Przechowywać faktury zakupu tańszego sprzętu — przy sprzedaży mogą być potrzebne.
- Przy sprzedaży wpisać datę zbycia i numer faktury z KSeF, a przychód wykazać ze stawką 3%.
- Przed zmianą formy opodatkowania sprawdzić kompletność danych w wykazie.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach księgowości uproszczonej prowadzimy ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych zgodnie z nowym rozporządzeniem, rozliczamy sprzedaż składników majątku i przygotowujemy dane do zmiany formy opodatkowania.