Wirtualne biuro dla firmy — co daje, a czego nie zastąpi

Wirtualne biuro to usługa, w ramach której przedsiębiorca otrzymuje adres do rejestracji firmy i obsługę przychodzącej korespondencji, ale nie wynajmuje fizycznego lokalu do pracy. Serwis biznes.gov.pl wprost wymienia biuro wirtualne wśród miejsc, w których można prowadzić działalność. To dobre rozwiązanie dla osób pracujących zdalnie lub u klienta — pod warunkiem, że rozumie się, które obowiązki adres przejmuje, a które nadal spoczywają na przedsiębiorcy.

Jakie adresy firma podaje w rejestrze

Przy zakładaniu JDG w CEIDG wskazuje się kilka różnych adresów, a każdy pełni inną funkcję:

• adres do doręczeń — miejsce, gdzie trafiają papierowe pisma dotyczące działalności,
• adres do e-Doręczeń — elektroniczna skrzynka na korespondencję urzędową,
• stałe miejsce wykonywania działalności — podawane tylko wtedy, gdy firma faktycznie działa w określonym miejscu; można zaznaczyć jego brak,
• dodatkowe stałe miejsca — np. magazyn, punkt przyjmowania zleceń, filia.

Wirtualne biuro najczęściej służy jako adres do doręczeń, a w spółkach — jako adres siedziby wpisany do KRS. Do każdego adresu zgłaszanego w CEIDG trzeba mieć tytuł prawny (np. najem lub użyczenie), dlatego podstawą jest pisemna umowa z operatorem.

Co daje wirtualne biuro

• Oddzielenie adresu domowego od firmowego — adres do doręczeń i adres siedziby są jawne, więc wiele osób nie chce podawać w nich mieszkania. To ważne także dla najemców, których umowa najmu nie pozwala rejestrować firmy pod adresem lokalu.
• Ciągłość korespondencji — przy przeprowadzkach, częstych wyjazdach lub pracy za granicą adres firmy się nie zmienia.
• Skanowanie i powiadomienia — informacja o przesyłce trafia pocztą elektroniczną tego samego dnia, zamiast czekać na powrót do domu.
• Adres na fakturach, w stopce i w wizytówce w mapach.
• Niski koszt stały — w porównaniu z najmem lokalu to zwykle niewielki wydatek, który stanowi koszt uzyskania przychodu.

Czego wirtualne biuro nie zastąpi

Adres to nie lokal. W kilku sytuacjach potrzebne jest rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności:

• obsługa klientów na miejscu — gabinet, salon, punkt usługowy,
• przechowywanie towaru — magazyn trzeba zgłosić jako dodatkowe stałe miejsce,
• działalność wymagająca zezwolenia związanego z lokalem — np. sprzedaż alkoholu czy prowadzenie placówki z określonymi warunkami sanitarnymi,
• kasa fiskalna w punkcie sprzedaży — jej miejsce instalacji to miejsce faktycznej sprzedaży.

Warto też pamiętać o właściwości urzędu skarbowego. Zgodnie z Ordynacją podatkową ustala się ją według miejsca zamieszkania (przy JDG) albo adresu siedziby (przy spółce). Przedsiębiorca jednoosobowy, który zarejestruje adres do doręczeń w Krakowie, a mieszka w Katowicach, nadal rozlicza się w urzędzie skarbowym właściwym dla Katowic. W spółce przeniesienie siedziby do wirtualnego biura w innym mieście zmienia właściwy urząd.

Rejestracja do VAT a wirtualne biuro

Urząd skarbowy weryfikuje dane ze zgłoszenia VAT-R. Ustawa o VAT pozwala odmówić rejestracji bez zawiadamiania podmiotu m.in. wtedy, gdy mimo udokumentowanych prób nie da się z nim skontaktować albo nie stawia się on na wezwania. Przy wirtualnym adresie trzeba więc zadbać, by:

1. umowa z operatorem była podpisana przed złożeniem wniosku i dało się ją okazać,
2. operator odbierał przesyłki polecone (z pełnomocnictwem pocztowym, jeśli jest wymagane) i od razu o nich informował,
3. numer telefonu i adres poczty elektronicznej w zgłoszeniu były aktualne,
4. przedsiębiorca był gotów stawić się na wezwanie lub wskazać pełnomocnika.

Pułapka nieodebranych pism

Gdy pismo z urzędu skarbowego nie zostanie odebrane, Ordynacja podatkowa przewiduje przechowywanie go w placówce pocztowej przez 14 dni, z dwoma zawiadomieniami. Po tym okresie doręczenie uważa się za dokonane, nawet jeśli adresat nie zobaczył pisma. Od tego dnia biegną terminy, np. na odpowiedź na wezwanie lub odwołanie. Dlatego przy wyborze operatora najważniejsze jest nie samo „prestiżowe” położenie, lecz to, czy:

• pracownik odbiera awiza i przesyłki polecone codziennie,
• skan trafia do klienta tego samego lub następnego dnia roboczego,
• umowa określa, co dzieje się z przesyłkami po jej rozwiązaniu (przekazywanie przez okres przejściowy).

Równolegle warto korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń — wtedy korespondencja urzędowa w coraz większej części trafia elektronicznie, niezależnie od adresu papierowego.

Wirtualne biuro w spółce z o.o.

W spółce adres wirtualnego biura zwykle staje się adresem siedziby wpisanym do KRS. Warto rozróżnić dwa pojęcia. Kodeks cywilny określa siedzibę osoby prawnej jako miejscowość, w której działa jej organ zarządzający, a umowa spółki z o.o. musi wskazywać firmę i siedzibę. Pełny adres (ulica, numer lokalu) jest natomiast daną rejestrową. W efekcie:

• przeniesienie adresu do wirtualnego biura w tej samej miejscowości wymaga zmiany wpisu w KRS, ale co do zasady nie zmiany umowy spółki,
• przeniesienie siedziby do innego miasta oznacza zmianę umowy spółki, a więc uchwałę wspólników, i zmianę właściwego urzędu skarbowego,
• zarząd powinien mieć realny sposób zarządzania korespondencją — w spółce terminy na odpowiedź urzędu lub sądu rejestrowego biegną tak samo jak w JDG.

Przy spółkach z zagranicznymi wspólnikami wirtualne biuro często pełni dodatkowo rolę miejsca przechowywania dokumentacji, którą spółka musi udostępnić na żądanie organów. W umowie z operatorem warto więc określić, czy obejmuje ona także archiwizację dokumentów.

Przykład: programista pracujący dla klienta z zagranicy

Pani Olga prowadzi JDG, pracuje zdalnie i co kilka miesięcy zmienia miejsce pobytu w Polsce. W CEIDG wskazuje adres wirtualnego biura jako adres do doręczeń, zaznacza brak stałego miejsca wykonywania działalności i zakłada skrzynkę e-Doręczeń. Faktura za biuro jest kosztem firmy. Gdy przychodzi list polecony z ZUS, operator skanuje go tego samego dnia, a ona odpowiada w terminie — bez względu na to, gdzie akurat przebywa.

Jak pomoże Good Balance

Udostępniamy adres w centrum Krakowa do rejestracji JDG i spółek, odbieramy i skanujemy korespondencję oraz pomagamy wpisać adres w CEIDG lub KRS. Szczegóły i pakiety znajdą Państwo na stronie wirtualnego biura. Jeśli firma dopiero powstaje, w ramach usługi rejestracji spółki od razu wskazujemy adres siedziby w naszym biurze. Lista kroków po rejestracji znajduje się w artykule o pierwszych 30 dniach firmy.