Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie ma prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu pracy, ale może zrobić przerwę kiedy chce i na ile chce. Nikt za ten czas nie zapłaci, a obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego co do zasady biegną dalej. Dlatego wolne w firmie warto zaplanować tak jak każdy inny wydatek: wybrać sposób przerwy, ustalić, które terminy wypadają w tym czasie, i uprzedzić klientów.
Dlaczego przedsiębiorca nie ma „urlopu”
Urlop wypoczynkowy, z wymiarem 20 lub 26 dni, wynagrodzeniem i ekwiwalentem, przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Właściciel firmy sam organizuje swoją pracę, więc nie musi o wolne prosić ani go zgłaszać w żadnym urzędzie. Konsekwencja jest prosta: przez dni bez pracy nie ma przychodu, a koszty stałe, w tym składki, zostają.
Na kontraktach B2B strony często wpisują do umowy „dni przerwy”, za które wynagrodzenie jest wypłacane. To zwykła klauzula handlowa, a nie urlop z Kodeksu pracy. Jeżeli jednak cały kontrakt wygląda jak etat (stałe godziny, podporządkowanie, płatny urlop na takich samych zasadach jak u pracowników), łatwiej o zarzut, że w rzeczywistości jest to stosunek pracy. Ten problem opisuje artykuł o umowie B2B uznanej za stosunek pracy.
Trzy sposoby na wolne w firmie
| Sposób | Formalności | Składki społeczne | Składka zdrowotna | Czy można zarabiać |
|---|---|---|---|---|
| Zwykła przerwa w pracy | brak | płatne normalnie | płatna | tak |
| Wakacje składkowe | wniosek RWS w ZUS w miesiącu poprzedzającym | za wybrany miesiąc finansuje je budżet państwa | płatna | tak |
| Zawieszenie działalności | wpis w CEIDG, co najmniej 30 dni | brak | brak | nie, poza wpływami za wcześniejszą pracę |
Zwykła przerwa
Najprostsze rozwiązanie przy krótkim wyjeździe. Firma formalnie działa, więc trzeba w terminie zapłacić składki i zaliczki, złożyć pliki JPK_V7 (jeśli firma jest czynnym podatnikiem VAT) i odbierać korespondencję, w tym e-Doręczenia.
Wakacje składkowe
Przedsiębiorca może raz w roku kalendarzowym wskazać jeden miesiąc, za który nie płaci składek na ubezpieczenia społeczne ani na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Za ten miesiąc składki pokrywa budżet państwa, więc ciągłość ubezpieczenia i staż do emerytury są zachowane. Warunki według informacji Ministerstwa Rozwoju i Technologii:
- wpis do CEIDG i status mikroprzedsiębiorcy;
- zgłoszenie do ubezpieczeń nie więcej niż 10 osób, łącznie z samym przedsiębiorcą;
- roczny przychód nieprzekraczający równowartości 2 mln euro;
- brak działalności na rzecz byłego pracodawcy;
- wniosek RWS złożony przez PUE/eZUS w miesiącu poprzedzającym wybrany miesiąc, np. w lipcu, jeśli zwolnienie ma dotyczyć sierpnia.
Zwolnienie nie obejmuje składki zdrowotnej ani składek za pracowników. W miesiącu wakacji składkowych można normalnie pracować i wystawiać faktury, więc to ulga finansowa, a nie obowiązkowy odpoczynek. Jest też pomocą de minimis, czyli wymaga wolnego limitu tej pomocy.
Zawieszenie działalności
Przy dłuższej przerwie, np. podróży na dwa miesiące albo opiece nad bliską osobą, można zawiesić działalność w CEIDG na co najmniej 30 dni. W tym czasie nie płaci się składek ZUS ani zaliczek na podatek i nie składa deklaracji VAT. Działalności nie wolno jednak wtedy wykonywać, a zawieszenie jest niedostępne dla firm zatrudniających pracowników. Procedurę krok po kroku opisuje artykuł o zawieszeniu działalności gospodarczej.
Terminy, które nie biorą wolnego
Najwięcej kłopotów sprawiają obowiązki przypadające w trakcie wyjazdu. Przed przerwą warto sprawdzić zwłaszcza:
- składki ZUS za poprzedni miesiąc, płatne do 20. dnia miesiąca;
- zaliczkę na podatek dochodowy lub ryczałt, również do 20. dnia;
- JPK_V7M lub JPK_V7K, składany do 25. dnia miesiąca;
- faktury w KSeF dla klientów, którzy oczekują ich w określonym dniu miesiąca;
- pisma z urzędów i odpowiedzi na wezwania, dla których termin liczy się od doręczenia.
Część płatności można zlecić z wyprzedzeniem w banku, a rozliczenia przekazać biuru rachunkowemu na podstawie pełnomocnictwa.
Przykład: trzy tygodnie wolnego w sierpniu
Pani Ewa jest tłumaczką na skali podatkowej, płaci pełne składki ZUS i nie zatrudnia pracowników. Planuje odpoczynek od 4 do 24 sierpnia 2026 r.
- W lipcu składa w PUE/eZUS wniosek RWS o wakacje składkowe za sierpień. Dzięki temu nie zapłaci za ten miesiąc składek społecznych (z dobrowolną chorobową) ani na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, które przy minimalnej podstawie wynoszą łącznie 1 926,76 zł.
- Przed wyjazdem opłaca składki i zaliczkę za lipiec oraz przekazuje biuru rachunkowemu dokumenty, by JPK_V7M za lipiec trafił do urzędu do 25 sierpnia.
- Informuje stałych klientów o przerwie i ustawia automatyczną odpowiedź w poczcie.
- Zawieszenie odrzuca, bo przerwa jest krótsza niż 30 dni, a po powrocie i tak chce od razu wystawiać faktury.
Gdy w firmie są pracownicy
Przedsiębiorca, który zatrudnia ludzi na umowę o pracę, sam nie ma urlopu, ale musi go udzielać pracownikom: 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach. Przy planowaniu własnej przerwy trzeba więc też wyznaczyć zastępstwo i zatwierdzić plan urlopów zespołu. Firma z pracownikami nie może zawiesić działalności, ale wakacje składkowe są dla niej dostępne, jeżeli łącznie zgłasza do ubezpieczeń nie więcej niż 10 osób.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach obsługi jednoosobowej działalności gospodarczej pomagamy wybrać sposób przerwy, składamy wniosek o wakacje składkowe lub zawieszenie, a podczas Państwa nieobecności pilnujemy terminów ZUS, zaliczek i JPK w ramach księgowości uproszczonej.