Zawieszenie działalności gospodarczej to sposób na legalne wstrzymanie firmy bez jej zamykania. Przedsiębiorca przestaje wtedy opłacać składki ZUS, zaliczki na podatek dochodowy i miesięczne deklaracje VAT, ale firma dalej istnieje w rejestrze. W 2026 r. z zawieszenia może skorzystać zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza w CEIDG, jak i spółka wpisana do KRS — na innych zasadach i w nieco innym trybie.
Kto może zawiesić działalność w 2026 r.
Jednoosobowy przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność w dowolnej chwili, pod jednym warunkiem — nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) nie blokują zawieszenia. Jeśli pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym, można zawiesić działalność i w ich przypadku.
Wspólnicy spółek cywilnych muszą zawiesić działalność jednocześnie — wszyscy wspólnicy razem, we własnych wpisach CEIDG. Spółki wpisane do KRS (jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z o.o., akcyjna, partnerska) zawieszają się na podstawie uchwały zarządu lub wspólników, a zgłoszenia dokonuje się przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) albo system S24, w zależności od sposobu rejestracji spółki.
Minimalny i maksymalny okres zawieszenia
Przepisy wskazują granice:
- w CEIDG — minimum 30 dni, bez górnego limitu (można zawiesić bezterminowo);
- w KRS — minimum 30 dni, maksymalnie 24 miesiące;
- w lutym — minimum 28 lub 29 dni (cały miesiąc) uznaje się za 30 dni;
- w związku ze sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem — przedsiębiorca może zawiesić działalność nawet do 3 lat, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia (w jednym okresie lub w maksymalnie 5 częściach).
Zawieszenie liczy się od dnia wskazanego we wniosku — ten dzień może być wcześniejszy, bieżący albo późniejszy względem daty złożenia dokumentu. Jeśli przedsiębiorca nie wskaże daty wznowienia, firma pozostaje zawieszona do czasu złożenia wniosku o wznowienie.
Jak zgłosić zawieszenie krok po kroku
Dla JDG procedura jest w pełni elektroniczna i bezpłatna. Wniosek CEIDG-1 składa się przez konto przedsiębiorcy w serwisie biznes.gov.pl, podpisując go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem. CEIDG automatycznie powiadamia ZUS, urząd skarbowy i GUS — przedsiębiorca nie składa osobnych pism do tych instytucji.
W spółkach z KRS procedura ma dwa etapy. Najpierw zarząd (albo wspólnicy) podejmuje uchwałę o zawieszeniu — pisemną, z datą, podpisami i okresem zawieszenia. Następnie składa się wniosek do KRS przez PRS lub S24 wraz z uchwałą i oświadczeniem, że spółka nie zatrudnia pracowników. Wpis w KRS jest wolny od opłaty sądowej. Spółka zawiesza się z dniem wskazanym we wniosku, nie wcześniej niż z dniem jego złożenia.
W obu przypadkach warto zweryfikować, czy wszystkie zobowiązania bieżące zostały rozliczone — ostatnia faktura wystawiona, ostatnia pensja wypłacona, ostatnia deklaracja złożona. Formalnie zawieszenie nie przerywa biegu terminów podatkowych za okres przed zawieszeniem.
Co ze ZUS, VAT i PIT podczas zawieszenia
Składki ZUS. Przedsiębiorca JDG w okresie zawieszenia nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu z tytułu tej działalności. Zwolnienie trwa od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia do końca miesiąca, w którym firma wznawia działanie. Jeżeli przedsiębiorca chce zachować dobrowolne ubezpieczenie chorobowe albo zdrowotne, musi zgłosić się do ubezpieczenia dobrowolnego w ZUS.
Podatek dochodowy. Zaliczek na PIT lub CIT nie wpłaca się za okresy pełnego zawieszenia. Deklarację roczną (PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8) składa się jednak za każdy rok, w którym firma istniała — nawet gdy przez cały rok była zawieszona.
VAT. Zawieszony podatnik nie wysyła plików JPK_V7 za pełne miesiące zawieszenia, pod warunkiem że w danym miesiącu nie wystąpiły transakcje opodatkowane VAT. Przedsiębiorca pozostaje w rejestrze podatników VAT, ale po dłuższym braku aktywności urząd skarbowy może wykreślić podatnika z urzędu — status warto okresowo sprawdzać.
Co wolno robić podczas zawieszenia
Choć spoiwem zawieszenia jest zakaz prowadzenia bieżącej działalności i czerpania z niej przychodów, ustawodawca pozostawia przedsiębiorcy sporo możliwości. W okresie zawieszenia wolno:
- przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem;
- osiągać przychody finansowe, także z tytułu uprzednio prowadzonej działalności (np. odsetki, różnice kursowe);
- zbywać środki trwałe i wyposażenie firmy;
- wykonywać obowiązki wymagane przepisami — składać deklaracje, uczestniczyć w postępowaniach podatkowych, sądowych i administracyjnych;
- podejmować działania niezbędne, aby zachować dotychczasowe źródła dochodu — opłacać biuro, obsługę księgową, abonamenty i drobne naprawy.
Nie wolno natomiast świadczyć nowych usług, sprzedawać towarów ani wystawiać faktur sprzedażowych za okres zawieszenia. Jeśli pojawi się nowy klient i realne zlecenie, trzeba najpierw wznowić działalność — także wstecznie, z datą pierwszej czynności.
Wznowienie działalności
Firmę wznawia się analogicznie do zawieszenia. W CEIDG wystarczy wniosek CEIDG-1 z datą wznowienia — można zrobić to w dowolnej chwili, także wcześniej niż planowana data. Przy spółkach z KRS wznowienie wymaga uchwały i wpisu w rejestrze przez PRS lub S24.
Jeśli przedsiębiorca we wniosku o zawieszenie wskazał datę wznowienia, firma odblokuje się automatycznie w tym dniu — bez składania osobnego pisma. W KRS zawieszenie trwa maksymalnie 24 miesiące; po tym terminie spółka musi złożyć wniosek o wznowienie, w przeciwnym razie sąd rejestrowy może rozpocząć postępowanie o jej rozwiązanie.
Po wznowieniu wracają wszystkie obowiązki — składki ZUS, zaliczki na podatek, pliki JPK_V7. Nowa forma opodatkowania obowiązuje tylko wtedy, gdy przedsiębiorca ją wyraźnie zgłosił; standardowo kontynuowana jest forma sprzed zawieszenia.
Kiedy zawieszenie się nie opłaca
Zawieszenie to narzędzie dla osób, które chwilowo nie prowadzą działalności — wyjazd, urlop rodzicielski, długie leczenie, zmiana branży. Nie jest rozwiązaniem na stałe. Jeśli firma od dawna nie ma klientów i nie planuje ich pozyskać, zwykle lepszym krokiem jest likwidacja spółki lub wykreślenie JDG z CEIDG. Rozdzielenie majątku firmowego i prywatnego, zakończenie umów z kontrahentami i rozliczenie VAT w likwidacji wymaga planu — przy spółce dłuższego niż samo zawieszenie.
Jak Good Balance pomaga
Zespół Good Balance w ramach obsługi zmian w firmie prowadzi zawieszenie od A do Z: przygotowuje uchwały zarządu i wspólników, składa wniosek w CEIDG lub KRS, pilnuje terminów ZUS i VAT, a po stronie księgowej domyka rozliczenia sprzed zawieszenia. Pomagamy także wznowić działalność i dobrać formę opodatkowania na nowy okres.