Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to najprostsza droga do legalnego zatrudnienia obywatela Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy. Pracodawca składa je elektronicznie, wnosi opłatę 400 zł, a starosta (powiatowy urząd pracy) wpisuje je do ewidencji zwykle w ciągu 7 dni roboczych. Praca na tej podstawie może trwać maksymalnie 24 miesiące. Od 1 czerwca 2025 r. procedura działa według nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a od 1 grudnia 2025 r. — także według kilku nowych rozporządzeń, które zmieniły m.in. listę państw i wysokość opłaty.
Dla kogo jest oświadczenie w 2026 r.
Z oświadczenia można skorzystać wyłącznie wobec obywateli czterech państw:
- Republiki Armenii,
- Republiki Białorusi,
- Republiki Mołdawii,
- Ukrainy.
Gruzja wypadła z listy z dniem 1 grudnia 2025 r. Obywatel Gruzji, którego oświadczenie wpisano do ewidencji przed tą datą, może pracować do końca jego ważności na zapisanych w nim warunkach. Nowe zatrudnienie Gruzina wymaga już zezwolenia na pracę.
Oświadczenie nie obejmuje prac sezonowych w rodzajach działalności wskazanych w rozporządzeniu — do nich służy zezwolenie na pracę sezonową. Dla obywateli Ukrainy korzystających w Polsce z ochrony czasowej przepisy przewidują dodatkowo uproszczone powiadomienie urzędu pracy; warto ustalić, która ścieżka ma zastosowanie do konkretnej osoby. Szerszy przegląd wszystkich podstaw zatrudnienia cudzoziemców zawiera artykuł Zatrudnianie cudzoziemców 2026 — zezwolenia, koszty, obowiązki.
Warunki, które musi spełnić pracodawca
- Okres pracy wskazany w oświadczeniu nie może przekroczyć 24 miesięcy.
- Termin rozpoczęcia musi przypadać najpóźniej 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. Oświadczenie, które nie spełnia tych warunków, zostaje pozostawione bez rozpoznania.
- Wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca pracowników na porównywalnym stanowisku ani niż minimalne wynagrodzenie. W 2026 r. to 4 806 zł brutto przy pełnym etacie lub 31,40 zł za godzinę przy umowie zlecenia.
- Wiarygodność podmiotu: oświadczenie nie może zawierać nieprawdziwych danych, a osoba działająca za pracodawcę nie może być dwukrotnie ukarana w ciągu ostatnich 12 miesięcy za określone wykroczenia przy zatrudnianiu cudzoziemców.
Rada Ministrów może dodatkowo wprowadzić roczne limity oświadczeń, np. dla wybranych województw lub zawodów. Po wyczerpaniu limitu starosta odmówi wpisu.
Dokumenty i dane do przygotowania
Do oświadczenia dołącza się elektronicznie:
- skan wszystkich wypełnionych stron ważnego paszportu cudzoziemca,
- dowód wniesienia opłaty 400 zł, z którego wynika, jakiego cudzoziemca dotyczy,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje — gdy praca dotyczy zawodu regulowanego,
- potwierdzenie uzgodnień z pracodawcą użytkownikiem — gdy pracę powierza agencja pracy tymczasowej.
W samym formularzu podaje się m.in. dane pracodawcy (NIP i REGON albo PESEL w przypadku osoby fizycznej), kod PKD działalności, w której cudzoziemiec będzie pracował, dane paszportu oraz numer wizy lub karty pobytu. Oryginały mogą zostać zażądane do wglądu.
Procedura krok po kroku
- Opłata. 400 zł wnosi się przed złożeniem oświadczenia. Co do zasady nie podlega zwrotowi.
- Złożenie oświadczenia. Wyłącznie przez system teleinformatyczny publicznych służb zatrudnienia, do starosty właściwego dla siedziby lub miejsca pobytu stałego pracodawcy.
- Wpis do ewidencji. Gdy sprawa nie wymaga wyjaśnień — nie później niż w 7 dni roboczych; w sprawach wyjaśniających — do 30 dni. Starosta może wskazać późniejszą datę rozpoczęcia pracy niż podana we wniosku.
- Przed rozpoczęciem pracy. Pracodawca przekazuje cudzoziemcowi wpisane oświadczenie i przesyła staroście, przez ten sam system, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim. Warunki umowy muszą odpowiadać oświadczeniu.
- Powiadomienie o podjęciu pracy — w ciągu 7 dni od dnia jej rozpoczęcia.
- Powiadomienie o niepodjęciu pracy — w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji; osobno zgłasza się też wcześniejsze zakończenie pracy.
Obowiązki w trakcie zatrudnienia
- Podnoszenie wynagrodzenia, gdy rośnie płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa.
- Proporcjonalne podwyższenie pensji przy zwiększeniu wymiaru etatu lub liczby godzin w umowie cywilnoprawnej.
- Udostępnianie dokumentów (po polsku lub w tłumaczeniu) na żądanie m.in. Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS, Straży Granicznej.
- Wypłata zaległego wynagrodzenia, jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że cudzoziemiec otrzymywał mniej, niż należało.
Niektóre zmiany nie wymagają nowego oświadczenia, np. zmiana siedziby lub nazwy pracodawcy czy zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu. Inne zmiany warunków pracy warto przed wprowadzeniem skonsultować, bo mogą wymagać złożenia nowego oświadczenia.
Najczęstsze powody problemów
- Pensja w oświadczeniu niższa niż minimalna lub niż u innych pracowników na tym samym stanowisku.
- Data rozpoczęcia odległa o więcej niż 6 miesięcy od złożenia.
- Brak powiadomienia o podjęciu albo niepodjęciu pracy — za to grozi grzywna od 500 do 5 000 zł.
- Złożenie oświadczenia dla obywatela państwa spoza listy, np. Gruzji po 1 grudnia 2025 r.
- Założenie, że oświadczenie legalizuje pobyt. Cudzoziemiec musi przebywać w Polsce na podstawie, która pozwala na pracę; oświadczenie dotyczy tylko prawa do wykonywania pracy.
Jak Good Balance może pomóc
Przygotowujemy i składamy oświadczenia, pilnujemy terminów powiadomień oraz zgodności umów z wpisem. Gdy współpraca ma trwać dłużej niż 24 miesiące, prowadzimy procedurę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Kadrową stronę zatrudnienia, w tym zgłoszenia do ZUS i listy płac, obsługujemy w ramach usługi obsługi kadrowej pracowników.