Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE, EOG i Szwajcarii w Polsce wymaga podstawy prawnej do pracy: zezwolenia na pracę uzyskanego przez pracodawcę, zezwolenia jednolitego na pobyt i pracę uzyskanego przez samego cudzoziemca, oświadczenia o powierzeniu pracy (dla wybranych obywatelstw) albo jednego z ustawowych zwolnień – np. pobytu stałego. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a wnioski składa się wyłącznie elektronicznie. Poniżej porządkujemy ścieżki, koszty w 2026 r. i obowiązki pracodawcy, których pominięcie najczęściej kończy się zarzutem nielegalnego zatrudnienia.
Krok pierwszy: sprawdzić, czy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia
Obywatele państw UE, EOG i Szwajcarii pracują w Polsce na takich samych zasadach jak Polacy. Wśród pozostałych osób spora grupa również nie potrzebuje zezwolenia na pracę. Należą do niej m.in. cudzoziemcy, którzy:
- mają zezwolenie na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE w Polsce,
- mają status uchodźcy, ochronę uzupełniającą lub ochronę czasową,
- mają pobyt czasowy udzielony z uwagi na studia w Polsce albo małżeństwo z obywatelem polskim,
- są absolwentami polskich uczelni lub szkół ponadpodstawowych albo studentami studiów stacjonarnych w Polsce,
- mają ważną Kartę Polaka.
Osobna sytuacja dotyczy obywateli Ukrainy: mogą pracować na podstawie powiadomienia złożonego przez pracodawcę w powiatowym urzędzie pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Według informacji rządowego portalu dla przedsiębiorców to uprawnienie obowiązuje do 4 marca 2029 r.
W praktyce pracodawca powinien zacząć od obejrzenia dokumentu pobytowego kandydata. Nie każdy legalny pobyt daje prawo do pracy – np. wiza turystyczna potwierdza legalny pobyt, ale nie uprawnia do zatrudnienia.
Główne ścieżki legalizacji pracy
| Ścieżka | Kto składa wniosek | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Oświadczenie o powierzeniu pracy | pracodawca, w powiatowym urzędzie pracy | obywatele Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy; praca do 24 miesięcy |
| Zezwolenie na pracę (typ A i inne) | pracodawca, u wojewody | cudzoziemiec dopiero przyjeżdża lub ma pobyt, który nie daje prawa do pracy |
| Zezwolenie na pracę sezonową | pracodawca, w urzędzie pracy | rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka – do 9 miesięcy w roku |
| Zezwolenie jednolite (pobyt czasowy i praca) | cudzoziemiec, u wojewody | osoba już mieszka w Polsce i planuje pracować dłużej niż 3 miesiące |
| Niebieska Karta UE | cudzoziemiec, u wojewody | wysoko wykwalifikowani specjaliści z wyższym wynagrodzeniem |
Wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl – wniosek złożony inaczej pozostaje bez rozpoznania. Od 27 kwietnia 2026 r. również wniosek o zezwolenie jednolite cudzoziemiec składa elektronicznie, przez Moduł Obsługi Spraw, podpisując go profilem zaufanym.
Koszty po stronie pracodawcy w 2026 r.
- zezwolenie na pracę do 3 miesięcy – 200 zł,
- zezwolenie na pracę powyżej 3 miesięcy – 400 zł,
- zezwolenie na pracę dla cudzoziemca delegowanego do Polski – 800 zł,
- oświadczenie o powierzeniu pracy – 400 zł za każde oświadczenie,
- zezwolenie na pracę sezonową – 100 zł za wniosek.
Stawki za zezwolenia na pracę obowiązują od 1 grudnia 2025 r. Do tego dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych umów i dokumentów oraz – przy zezwoleniu jednolitym – opłata skarbowa, którą ponosi cudzoziemiec.
Obowiązki pracodawcy przed rozpoczęciem pracy i w jej trakcie
- Weryfikacja i kopia dokumentu pobytowego. Przed rozpoczęciem pracy trzeba zażądać ważnego dokumentu pobytowego, sprawdzić, czy uprawnia do pracy, i zachować jego kopię przez cały okres zatrudnienia oraz 2 lata po końcu roku, w którym zatrudnienie się skończyło.
- Pisemna umowa zgodna z zezwoleniem. Umowa musi odpowiadać warunkom z zezwolenia lub oświadczenia – stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy. Jeżeli w zezwoleniu wskazano umowę o pracę, nie można zawrzeć zlecenia bez nowego dokumentu.
- Umowa w zrozumiałym języku. Cudzoziemiec powinien dostać tłumaczenie na język, który rozumie; gdy umowa jest sporządzona w języku obcym, pracodawca przechowuje jej tłumaczenie przysięgłe na polski.
- Kopia umowy do urzędu. Przed powierzeniem pracy pracodawca przekazuje kopię umowy w języku polskim organowi, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie – przez system teleinformatyczny.
- Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia, tak jak każdego pracownika, oraz pobieranie zaliczek na podatek dochodowy z uwzględnieniem rezydencji podatkowej.
- Powiadomienia w trakcie zatrudnienia. W ciągu 7 dni trzeba poinformować urząd m.in. o tym, że cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia, przerwał pracę na dłużej niż 2 miesiące lub zakończył ją wcześniej niż 2 miesiące przed końcem zezwolenia.
Warunki pracy i płacy
Cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę ma te same prawa co pracownik polski: czas pracy, urlop, nadgodziny, bezpieczeństwo pracy i równe traktowanie. Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne – w 2026 r. 4 806 zł brutto przy pełnym etacie, a na umowie zleceniu obowiązuje minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Przy niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie z zezwolenia trzeba podwyższyć proporcjonalnie, jeśli wymiar rośnie. Prawa pracownicze opisujemy szerzej w artykule o umowie o pracę.
Najczęstsze błędy
- dopuszczenie do pracy przed uzyskaniem zezwolenia lub wpisem oświadczenia „bo wniosek jest już złożony”,
- umowa ustna albo inna niż w zezwoleniu (np. zlecenie zamiast umowy o pracę),
- niższe wynagrodzenie lub inne stanowisko niż w dokumencie legalizującym,
- brak powiadomień o niepodjęciu lub zakończeniu pracy,
- brak kontroli terminu ważności karty pobytu – po jej wygaśnięciu praca może stać się nielegalna, jeśli cudzoziemiec nie złożył w terminie wniosku o kolejne zezwolenie.
Jak Good Balance może pomóc
Dobieramy właściwą ścieżkę legalizacji, przygotowujemy wnioski w praca.gov.pl i Module Obsługi Spraw oraz pilnujemy terminów powiadomień. Cudzoziemców prowadzimy w procedurze zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, a pracodawcom zapewniamy obsługę kadrową i płacową w ramach usługi kadry i płace.