Składka za polisę może obniżyć podatek przedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy ubezpieczenie chroni działalność: jej majątek, odpowiedzialność wobec klientów albo zdolność do uzyskiwania przychodów. Polisy, które zabezpieczają przede wszystkim życie, zdrowie lub prywatny budżet właściciela firmy, zwykle nie są kosztem podatkowym. Poniżej wyjaśniamy, jak ocenić konkretną umowę, jakie limity dotyczą samochodu osobowego i kiedy kosztów w ogóle się nie rozlicza.
Od czego zależy, czy polisa jest kosztem
Ustawa o PIT nie zawiera osobnej listy ubezpieczeń, które wolno ująć w kosztach. Rozstrzyga ogólna zasada z art. 22 ust. 1: kosztem jest wydatek poniesiony po to, aby osiągnąć przychód albo zachować lub zabezpieczyć jego źródło, o ile nie znalazł się w katalogu wyłączeń z art. 23. Ubezpieczenie rzadko przynosi przychód wprost, dlatego w praktyce liczy się drugi element tej definicji, czyli zabezpieczenie źródła przychodów.
Przy każdej polisie warto zadać trzy pytania:
- Co jest przedmiotem ochrony? Sprzęt, lokal, towar albo odpowiedzialność za usługi wskazują na związek z firmą. Życie i zdrowie właściciela wskazują na cel osobisty.
- Kto jest ubezpieczającym i komu przysługuje odszkodowanie? Umowa zawarta na dane firmy, z NIP, ułatwia obronę wydatku.
- Czy ochrona wynika z umowy z klientem? Jeżeli kontrahent wymaga polisy jako warunku współpracy, związek z przychodem jest szczególnie łatwy do wykazania.
Sama nazwa „polisa firmowa” niczego nie przesądza. W razie kontroli liczy się zakres ryzyk opisany w ogólnych warunkach ubezpieczenia.
Przegląd typowych ubezpieczeń przedsiębiorcy
| Rodzaj ubezpieczenia | Czy co do zasady jest kosztem | Na co uważać |
|---|---|---|
| OC zawodowe (błędy w wykonaniu usługi, np. wadliwy kod, nieprawidłowa konfiguracja systemu) | Tak | Zakres powinien odpowiadać faktycznie świadczonym usługom |
| OC z tytułu prowadzenia działalności (szkody wyrządzone osobom trzecim, np. w biurze klienta) | Tak | Polisa nie może obejmować głównie życia prywatnego |
| Ubezpieczenie sprzętu, wyposażenia i lokalu firmowego | Tak | Sprzęt powinien być wykorzystywany w działalności, najlepiej ujęty w ewidencji |
| Ochrona przed skutkami ataków na systemy informatyczne i wycieku danych | Tak | Dotyczy danych i systemów firmy oraz jej klientów |
| Ubezpieczenie w podróży służbowej | Tak, gdy wyjazd ma cel służbowy | Potrzebne dowody celu wyjazdu |
| Ubezpieczenie samochodu firmowego | Tak, z limitami | Limit 150 000 zł dla składek zależnych od wartości auta |
| Ubezpieczenie na życie, prywatne zdrowotne, od utraty dochodu | Zwykle nie | Chroni osobę, a nie firmę |
Ubezpieczenie komputera czy monitora jest naturalnym uzupełnieniem rozliczania samego sprzętu.
Polisy osobiste: dlaczego urząd je kwestionuje
Ubezpieczenie na życie, prywatny pakiet medyczny, polisa od następstw nieszczęśliwych wypadków czy ubezpieczenie wypłacające świadczenie na wypadek długiej choroby mają jedną wspólną cechę: świadczenie trafia do przedsiębiorcy jako osoby i rekompensuje jego osobistą stratę. Takie wydatki co do zasady traktuje się jako prywatne, nawet jeśli przedsiębiorca argumentuje, że bez zdrowia nie ma przychodów. Wynika to z tego, że podobne ryzyko ponosi każdy, kto pracuje zarobkowo, niezależnie od formy zatrudnienia.
Inaczej wygląda sytuacja, w której firma opłaca ubezpieczenie dla pracowników. Taki wydatek co do zasady może być kosztem pracodawcy, a u pracownika stanowi zwykle przychód ze stosunku pracy. To jednak odrębne zagadnienie, które należy rozważyć wspólnie z obsługą kadrowo-płacową.
Obowiązkowych składek ZUS nie należy mylić z komercyjnymi polisami. Rządzą się one własnymi zasadami odliczeń i nie są przedmiotem tego artykułu.
Samochód osobowy: limit 150 000 zł
Najwięcej szczegółowych reguł dotyczy auta osobowego. Według przepisu zawartego w art. 23 ust. 1 pkt 47 kosztem nie jest ta część składki, która przekracza proporcję, w jakiej 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia. Limit ma więc znaczenie wyłącznie przy autach, które ubezpieczyciel wycenia powyżej tej kwoty. Przepis obejmuje składki na ubezpieczenie samochodu, a najbardziej odczuwalny jest przy autocasco, którego wysokość zależy od wartości pojazdu.
Przykład obliczenia
- Wartość samochodu w polisie: 200 000 zł.
- Składka autocasco za rok: 4 000 zł.
- Proporcja: 150 000 zł / 200 000 zł = 0,75.
- Kosztem jest 4 000 zł × 0,75 = 3 000 zł; pozostałe 1 000 zł trzeba wyłączyć z kosztów.
Jeżeli samochód osobowy służy jednocześnie celom firmowym i prywatnym, art. 23 ust. 1 pkt 46a wyłącza z kosztów 25% wydatków związanych z używaniem pojazdu, ale według interpretacji KIS nie dotyczy to składek ubezpieczeniowych – do nich stosuje się wyłącznie limit z pkt 47. Przy leasingu składki ubezpieczeniowe rozlicza się według tych samych zasad, oddzielnie od samych rat.
Kiedy ująć składkę i jak ją udokumentować
Składka na ubezpieczenie jest kosztem pośrednim, czyli niezwiązanym z konkretnym przychodem. Takie wydatki potrąca się w dacie poniesienia. Jeżeli jednak koszt dotyczy okresu wykraczającego poza rok podatkowy, a nie da się ustalić, jaka jego część przypada na dany rok, art. 22 ust. 5c przewiduje rozliczenie proporcjonalne do długości tego okresu. Przy polisie zawartej na przykład od października do października warto więc ustalić z księgowym, jaką część składki przypisać do każdego roku.
Dowodem wydatku jest zwykle polisa lub inny dokument wystawiony przez ubezpieczyciela, wraz z potwierdzeniem zapłaty. Ustawa o VAT zwalnia usługi ubezpieczeniowe z podatku (art. 43 ust. 1 pkt 37), dlatego czynny podatnik VAT nie odliczy podatku od składki, a w kosztach ujmuje całą zapłaconą kwotę.
Warto też pamiętać o drugiej stronie polisy. Odszkodowanie za szkodę w składniku majątku związanym z działalnością nie korzysta ze zwolnienia z PIT i stanowi przychód firmy. Przy skali podatkowej i podatku liniowym wypłata z takiej polisy zwiększa przychód.
Ryczałt, skala i podatek liniowy
Wszystko, co opisano powyżej, ma znaczenie przy opodatkowaniu według skali podatkowej i podatkiem liniowym. Przedsiębiorca na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych płaci podatek od przychodu, bez pomniejszania go o koszty, więc składka za polisę nie wpływa na jego podatek dochodowy. Jeżeli działalność wymaga wysokich, regularnych wydatków, w tym na ubezpieczenia, warto porównać formy opodatkowania przed nowym rokiem. Przegląd stawek znajdzie Pani lub Pan w artykule o ryczałcie i jego stawkach.
Treść przepisów można sprawdzić w jednolitym tekście ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz na portalu biznes.gov.pl.
Jak pomaga Good Balance
Sprawdzimy zakres Pana lub Pani polis i ocenimy, które składki można bezpiecznie ująć w kosztach, prawidłowo rozliczymy limit dla samochodu oraz składki obejmujące przełom roku. W ramach usługi księgowości uproszczonej prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów i dbamy o to, aby każdy wydatek był udokumentowany.