Programista prowadzący jednoosobową działalność ponosi wiele wydatków, które mogą obniżyć podatek, ale tylko przy skali podatkowej lub podatku liniowym i tylko wtedy, gdy da się wykazać ich związek z firmą. Zamiast kolejnej długiej listy zakupów proponujemy mapę obszarów, w których koszty pojawiają się najczęściej, wraz z pułapkami, o które w każdym z nich najłatwiej się potknąć.
Trzy zasady na początek
Ustawa o PIT mówi ogólnie, że kosztem są wydatki ponoszone, by uzyskać przychód lub chronić jego źródło, z wyjątkiem pozycji wymienionych w art. 23. Ma to trzy praktyczne konsekwencje:
- Ryczałtowiec nie odlicza kosztów. Przy ryczałcie podatek liczy się od przychodu, więc poniższa mapa przyda się głównie przy skali i podatku liniowym. Czynny podatnik VAT na ryczałcie może jednak odliczać VAT z faktur zakupowych.
- Koszt to nie zysk. Wydatek obniża podatek tylko o część swojej wartości. Przy podatku liniowym 1 000 zł kosztu to 190 zł mniej podatku; reszta to realny wydatek.
- Dokument i uzasadnienie. Faktura na firmę i umiejętność wyjaśnienia, po co był zakup, są ważniejsze niż sama kategoria wydatku.
Mapa kosztów programisty
| Obszar | Typowe wydatki | Na co uważać |
|---|---|---|
| Narzędzia cyfrowe | licencje środowisk programistycznych, serwery w chmurze, hosting, domeny, płatne repozytoria, menedżery haseł, asystenci programistyczni oparci na sztucznej inteligencji | abonamenty od zagranicznych dostawców to dla czynnego podatnika VAT import usług, który trzeba wykazać w JPK_V7 |
| Wiedza i rozwój | kursy internetowe, konferencje, certyfikaty, literatura fachowa, nauka języka obcego potrzebnego w projektach | szkolenie powinno dotyczyć obecnej działalności, a nie zupełnie nowego zawodu |
| Miejsce pracy | biurko w przestrzeni współdzielonej, wynajem biura, część kosztów mieszkania przy pracy z domu, krzesło i biurko | przy pracy z domu kosztem jest tylko część opłat, proporcjonalna do powierzchni lub sposobu użytkowania |
| Sprzęt | laptop, monitory, urządzenia testowe, akcesoria | powyżej 10 000 zł konieczna amortyzacja; przy użytku prywatnym tylko część wydatku |
| Łączność | abonament telefoniczny, internet, zapasowe łącze mobilne | łącze domowe używane przez całą rodzinę warto rozliczać proporcjonalnie |
| Obsługa firmy | biuro rachunkowe, opłaty za konto firmowe, prawnik przy umowie z klientem, podpis kwalifikowany | zwykle bezpieczne, o ile faktura dotyczy działalności |
| Dojazdy i podróże | bilety na spotkania z klientem, przejazdy na konferencje, noclegi, diety w podróży służbowej | samochód osobowy ma własne limity, a podróż musi mieć cel służbowy (program wydarzenia, korespondencja z klientem) |
| Marketing | strona z portfolio, reklama w internecie, płatne profile na portalach z ofertami, wizytówki | wydatki o charakterze reprezentacji (np. kolacja z klientem) nie są kosztem |
| Ubezpieczenia | OC zawodowe, ubezpieczenie sprzętu, polisa wymagana przez klienta | ubezpieczenia osobiste (np. na życie) zwykle nie są kosztem firmy |
| Finansowanie | raty leasingu operacyjnego, odsetki od kredytu na cele firmy, prowizje bankowe | spłata samego kapitału kredytu nie jest kosztem; kosztem są odsetki |
Wydatki, które często umykają
Doświadczenie pokazuje, że programiści pamiętają o laptopie, ale gubią drobne, regularne płatności. Warto raz na kwartał przejrzeć wyciąg z karty i sprawdzić:
- Subskrypcje w walucie obcej: chmura, narzędzia do zarządzania projektem, wtyczki, płatne interfejsy programistyczne. Wiele z nich wystawia faktury, ale trzeba je samemu pobrać z panelu klienta.
- Opłaty transakcyjne: prowizje za przewalutowanie, opłaty platform płatniczych, różnice kursowe przy płatnościach w euro czy dolarach.
- Usługi związane z bezpieczeństwem: klucze sprzętowe, usługi kopii zapasowych, VPN wymagany przez klienta.
- Koszty związane z wymaganiami klienta: dodatkowe badania, certyfikaty bezpieczeństwa, tłumaczenia dokumentów.
- Drobny sprzęt eksploatacyjny: kable, przejściówki, baterie, papier i toner.
Co nie będzie kosztem, nawet jeśli dotyczy firmy
Art. 23 ustawy o PIT wyłącza z kosztów kilka pozycji, o które programiści pytają najczęściej:
- reprezentacja, w tym usługi gastronomiczne, żywność i napoje kupowane, by zbudować wizerunek firmy u klienta;
- wartość własnej pracy przedsiębiorcy, jego małżonka i małoletnich dzieci, więc nie można „zatrudnić się” u siebie;
- podatek dochodowy oraz grzywny i kary pieniężne z odsetkami (np. mandat za parkowanie w drodze do klienta);
- darowizny (choć niektóre z nich można odliczyć od dochodu na innych zasadach);
- składka zdrowotna co do zasady nie jest kosztem; wyjątkiem jest podatek liniowy, przy którym składkę można zaliczyć do kosztów lub odliczyć od dochodu do limitu 14 100 zł w 2026 r.
Składki społeczne ZUS przedsiębiorca może natomiast zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu. Więcej o składkach i ulgach na start piszemy w artykule o ZUS w Polsce.
Jak podejść do kosztów rozsądnie: przykład
Programistka na podatku liniowym, czynna podatniczka VAT, ma rocznie ok. 15 000 zł netto wydatków: subskrypcje narzędzi (4 000 zł), konferencja zagraniczna z przelotem i noclegiem (5 000 zł), biurko w przestrzeni współdzielonej (4 800 zł) i drobny sprzęt (1 200 zł). Koszty obniżają jej podatek o ok. 2 850 zł (19% z 15 000 zł), a dodatkowo zmniejszają podstawę składki zdrowotnej. Gdyby jednak kupiła drugi samochód „na firmę” wyłącznie po to, by obniżyć podatek, zaoszczędziłaby najwyżej niewielki procent jego ceny, a ryzyko zakwestionowania wydatku byłoby wysokie.
Dobrą praktyką jest prowadzenie krótkiej notatki przy nietypowych zakupach: jaki projekt, jaki klient, jakie zastosowanie. Przy kontroli po kilku latach taka notatka bywa cenniejsza niż sama faktura. Porównanie form opodatkowania, w którym koszty mają kluczowe znaczenie, znajdą Państwo w artykule o podatku liniowym.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach księgowości uproszczonej dla JDG sprawdzamy dokumenty kosztowe, rozliczamy import usług od zagranicznych dostawców oprogramowania i podpowiadamy, które wydatki warto udokumentować dokładniej. Pomagamy też ocenić, czy przy Państwa strukturze wydatków lepszy jest podatek liniowy, skala czy ryczałt.