Kurs języka angielskiego może być kosztem uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności programisty, ale tylko wtedy, gdy da się wykazać, że nauka języka służy zarabianiu w tej konkretnej firmie. Ustawa o PIT nie wymienia lekcji języka ani wśród kosztów zakazanych, ani dozwolonych, więc o wszystkim decyduje uzasadnienie i dokumenty. Inaczej wygląda też sytuacja na ryczałcie, gdzie kosztów w ogóle się nie odlicza.
Skąd bierze się prawo do kosztu
Zgodnie z ogólną regułą z ustawy o PIT (art. 22 ust. 1) kosztem jest wydatek, który ma przynieść przychód lub utrzymać i chronić jego źródło, o ile nie znalazł się na liście wyłączeń w art. 23. W katalogu wyłączeń z art. 23 nie ma nauki języków obcych. Nie oznacza to jednak, że każdy kurs automatycznie trafia do księgi. Urząd może zakwestionować wydatek, który uzna za osobisty, dlatego warto od początku przygotować argumenty.
Najmocniejszy jest związek bezpośredni: bez sprawnego angielskiego usługa nie mogłaby zostać wykonana albo zostałaby wykonana gorzej. W branży informatycznej takich sytuacji jest wiele:
- umowa z klientem spoza Polski, w której językiem kontaktu jest angielski;
- codzienne spotkania zespołu projektowego, przeglądy kodu i zgłoszenia błędów prowadzone po angielsku;
- praca na dokumentacji technicznej, specyfikacjach i standardach dostępnych tylko w tym języku;
- przygotowywanie ofert, prezentacji i rozmów handlowych z zagranicznymi kontrahentami.
Czego urząd zwykle nie zaakceptuje
Ryzyko rośnie, gdy kurs nie ma widocznego przełożenia na działalność. Przykładowo: lekcje innego języka, którego firma nie używa, kurs ogólny dla początkujących u osoby, która od lat obsługuje wyłącznie polskich klientów, albo wyjazd językowy łączony z wypoczynkiem, w którym część edukacyjna jest symboliczna. Problemem bywa też opłacanie zajęć dla członków rodziny, którzy nie współpracują przy prowadzeniu firmy. W takich przypadkach wydatek ma charakter prywatny i nie obniża podatku.
Wątpliwe są również kursy przygotowujące do egzaminów, które nie mają związku z obecnymi zleceniami. Jeżeli jednak certyfikat jest wymagany w przetargu lub przez klienta, warto zachować taki wymóg na piśmie — wtedy związek z przychodem staje się czytelny.
Forma opodatkowania zmienia wynik
| Forma opodatkowania | Czy kurs obniża podatek | Na co uważać |
|---|---|---|
| Skala podatkowa | Tak, jako koszt uzyskania przychodu | Wydatek obniża też dochód, od którego liczy się składkę zdrowotną (9%) |
| Podatek liniowy 19% | Tak, jako koszt uzyskania przychodu | Składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu, więc koszt zmniejsza i ją |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Nie | Podatek płaci się od przychodu, koszty nie mają wpływu na jego wysokość |
Osoba na ryczałcie może oczywiście opłacić kurs z firmowego konta, ale nie zmniejszy to podatku. Więcej o tej formie opodatkowania i jej stawkach dla branży informatycznej piszemy w artykule ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
VAT przy kursach językowych
Szkoła językowa najczęściej nie dolicza VAT. Zwolnienie przewidziane dla nauczania języków obcych (ustawa o VAT, art. 43 ust. 1 pkt 28) obejmuje także świadczenia ściśle z taką nauką związane. W praktyce czynny podatnik VAT zwykle nie ma więc czego odliczyć, a do kosztów w PIT trafia pełna kwota z faktury. Jeżeli na dokumencie pojawi się jednak stawka VAT (np. przy sprzedaży materiałów lub platformy, która nie jest nauczaniem), warto sprawdzić z księgowym, czy podatek naliczony można odliczyć.
Jak udokumentować wydatek
Sama faktura wystawiona na firmę z NIP-em to minimum. Przy kontroli pomogą dodatkowe dowody, które pokazują, po co kurs był potrzebny:
- Faktura lub rachunek z danymi firmy, opisem kursu (poziom, liczba godzin, okres) i kwotą.
- Umowa z klientem albo korespondencja, z której wynika, że kontakt odbywa się po angielsku.
- Krótka notatka wewnętrzna: jakie zadania wymagają języka i jakich umiejętności brakowało (np. prowadzenie spotkań, pisanie dokumentacji).
- Program zajęć — kurs specjalistyczny lub biznesowy łatwiej obronić niż ogólny.
- Zaświadczenie o ukończeniu albo certyfikat, jeśli był wymagany przez kontrahenta.
Przykład liczbowy
Programistka prowadzi jednoosobową działalność na podatku liniowym i od roku realizuje projekt dla klienta z Niemiec, z którym rozmawia wyłącznie po angielsku. W 2026 r. kupuje półroczny kurs angielskiego biznesowego za 4 800 zł (bez VAT, bo szkoła korzysta ze zwolnienia). Po zaksięgowaniu wydatku jej dochód spada o 4 800 zł. Oszczędność na podatku wynosi 912 zł (19%), a na składce zdrowotnej około 235 zł (4,9%). Gdyby rozliczała się ryczałtem, kurs kosztowałby ją pełne 4 800 zł.
Zajęcia indywidualne, aplikacje i wyjazdy
Forma nauki nie przesądza o prawie do kosztu. Lekcje z lektorem prowadzącym własną działalność, zajęcia w grupie, abonament na platformę do nauki czy kurs łączony z konferencją branżową można rozliczyć na tych samych zasadach, jeśli dokument zakupu jest wystawiony na firmę. Większej ostrożności wymaga wyjazd językowy za granicę: hotel i przelot łatwiej obronić, gdy program jest intensywny, a dni wolne nie przeważają. Wydatki na dodatkowe dni wypoczynku warto wyłączyć z kosztów.
Kurs dla pracownika lub współpracownika
Jeżeli firma zatrudnia ludzi na umowę o pracę, kurs opłacony pracownikowi jest kosztem pracodawcy na ogólnych zasadach. Kodeks pracy uznaje za podnoszenie kwalifikacji zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, dlatego warto potwierdzić skierowanie na kurs na piśmie. Po stronie pracownika art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT zwalnia z podatku wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Przy zleceniobiorcach i kontrahentach B2B to zwolnienie nie działa i opłacony kurs może stanowić dla nich przychód.
Szerzej o wydatkach na zdrowie i aktywność w branży informatycznej przeczytasz w tekście smartwatch, bieżnia i hulajnoga w kosztach firmy.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach księgowości uproszczonej oceniamy, czy wydatki szkoleniowe mają wystarczający związek z działalnością, i dbamy o komplet dokumentów. Gdy sytuacja jest niejednoznaczna, przygotowujemy wniosek o interpretację indywidualną, która chroni przed zakwestionowaniem kosztu.