Optymalizacja kosztów w małej firmie zaczyna się od danych z księgowości, a nie od cięć „na oko”. Najwięcej zwykle dają trzy obszary: powtarzalne opłaty, o których nikt już nie pamięta, warunki umów z dostawcami oraz decyzje podatkowe — forma opodatkowania, ulgi w ZUS i sposób rozliczania VAT. Poniżej proponujemy uporządkowany plan przeglądu kosztów, który można przeprowadzić w ciągu miesiąca.
Krok pierwszy: mapa kosztów z ostatnich 12 miesięcy
Zestawienie z księgi przychodów i rozchodów lub z ksiąg rachunkowych pokazuje, dokąd naprawdę płyną pieniądze. Warto pogrupować wydatki na kilka kategorii:
- stałe — najem, leasing, abonamenty, wynagrodzenia, księgowość,
- zmienne — materiały, podwykonawcy, transport, prowizje od sprzedaży,
- jednorazowe — sprzęt, remonty, szkolenia,
- publicznoprawne — podatki i składki ZUS.
Przy każdej pozycji wystarczą trzy kolumny: kwota roczna, data końca umowy i osoba odpowiedzialna. Już samo zestawienie często ujawnia podwójne subskrypcje, nieużywane licencje albo umowy, które przedłużyły się automatycznie na gorszych warunkach.
Szybkie oszczędności: abonamenty, umowy i opłaty bankowe
- Przegląd subskrypcji — programy, chmura, narzędzia graficzne, telefonia. Licencje przypisane do osób, które już nie pracują w firmie, to typowa strata.
- Renegocjacja z dostawcami — na 2–3 miesiące przed końcem umowy warto zebrać oferty konkurencyjne i dopiero z nimi wrócić do obecnego dostawcy.
- Rabat za wcześniejszą zapłatę — jeśli dostawca oferuje np. 2% za płatność w 7 dni zamiast 30, to w przeliczeniu na rok jest to zwykle lepszy zwrot niż lokata. Warunek: firma musi mieć zapas gotówki.
- Rachunek i płatności — porównanie opłat za konto, przelewy zagraniczne i przewalutowania. Przy klientach zagranicznych różnica w kursie wymiany bywa większa niż sama opłata za przelew.
Koszty, które tracą się przez błędy formalne
Część oszczędności polega po prostu na tym, by nie tracić prawa do kosztu podatkowego. Ustawa o PIT wyklucza z kosztów wydatek w części, w jakiej płatność, która powinna przejść przez rachunek, została dokonana gotówką, trafiła na rachunek spoza wykazu podatników VAT (tzw. białej listy) albo pominęła obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (art. 22p ustawy o PIT). Obowiązek podzielonej płatności dotyczy faktur powyżej 15 000 zł brutto obejmujących towary i usługi objęte załącznikiem nr 15 ustawy o VAT.
Prosta procedura w firmie — sprawdzenie rachunku kontrahenta na białej liście przed każdym większym przelewem i zapisanie wyniku — kosztuje kilka minut, a chroni przed utratą kosztu i odpowiedzialnością za VAT kontrahenta.
Decyzje podatkowe jako źródło oszczędności
W wielu jednoosobowych firmach największą pozycją po wynagrodzeniach są podatki i składki. Tu oszczędności wynikają z wyboru, nie z cięć:
- forma opodatkowania — skala, podatek liniowy i ryczałt dają przy tych samych przychodach różne obciążenia, łącznie ze składką zdrowotną; zmiany dokonuje się w ustawowych terminach, co opisuje artykuł o zmianie formy opodatkowania; przykładowe wyliczenia dla kontraktów zawiera tekst o tym, ile zostaje z faktury B2B,
- ulgi w ZUS — nowe firmy mogą przez 6 miesięcy płacić tylko składkę zdrowotną, a potem przez 24 miesiące kalendarzowe korzystać z preferencyjnej podstawy; później warto sprawdzić Mały ZUS Plus, dostępny przy przychodzie do 120 000 zł w poprzednim roku,
- jednorazowe zaliczenie sprzętu — składniki majątku o wartości początkowej do 10 000 zł można zaliczyć do kosztów od razu, w miesiącu oddania do używania, zamiast amortyzować (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT),
- rozliczenie straty — strata z działalności pomniejsza dochód w kolejnych pięciu latach, co ma znaczenie przy planowaniu inwestycji w pierwszych latach firmy,
- płynność w VAT — przy długich terminach płatności od klientów pomaga metoda kasowa, a przy niezapłaconych fakturach ulga na złe długi.
Własny zespół czy usługa zewnętrzna
Przy niewielkiej skali zatrudnianie osoby na etat do księgowości, kadr czy obsługi IT bywa droższe niż zlecenie tych zadań na zewnątrz. Rzetelne porównanie powinno uwzględniać nie tylko wynagrodzenie, ale też:
- pełny koszt pracodawcy (składki, urlopy, zastępstwa w czasie choroby),
- oprogramowanie i stanowisko pracy,
- odpowiedzialność za błędy — w biurze rachunkowym zwykle objętą ubezpieczeniem,
- czas właściciela poświęcany na nadzór.
Z drugiej strony usługa zewnętrzna wymaga dobrze ustalonego zakresu: niejasna umowa prowadzi do dopłat za „prace dodatkowe”, które niwelują oszczędność.
Czego nie ciąć
Nie każda oszczędność jest dobra. Ograniczanie wydatków na ubezpieczenie odpowiedzialności, ochronę danych osobowych, szkolenia BHP czy obsługę podatkową może przynieść koszty wielokrotnie wyższe — w postaci kar, zaległości z odsetkami lub sporów z klientami. Podobnie z narzędziami, od których zależy sprzedaż: tańsza platforma, która gubi zamówienia, nie jest oszczędnością.
Przykładowy plan na 30 dni
- Tydzień 1 — wydruk kosztów z 12 miesięcy, pogrupowanie i lista umów z datami końca.
- Tydzień 2 — wypowiedzenie zbędnych subskrypcji, zapytania ofertowe do 2–3 kluczowych dostawców.
- Tydzień 3 — przegląd podatkowy z księgowym: forma opodatkowania na kolejny rok, ulgi w ZUS, sposób rozliczania VAT.
- Tydzień 4 — renegocjacje, wdrożenie procedury płatności (biała lista, podzielona płatność) i ustalenie, kto co kwartał aktualizuje zestawienie.
Przykład: właścicielka studia projektowego z dwiema osobami na umowach zlecenia po takim przeglądzie rezygnuje z trzech nieużywanych licencji, przenosi telefonię do tańszego operatora i — po wyliczeniach z księgową — zmienia formę opodatkowania od nowego roku. Żadna z tych decyzji nie dotyka jakości pracy dla klientów.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach doradztwa księgowego przygotowujemy zestawienie kosztów z ksiąg firmy, porównujemy warianty opodatkowania i składek oraz wskazujemy wydatki zagrożone wyłączeniem z kosztów. Wyniki przedstawiamy w formie krótkiego planu działań z kwotami oszczędności.