Firmę sprzątającą najczęściej zakłada się jako jednoosobową działalność z kodem PKD 81.21.Z, a zwykłe sprzątanie mieszkań i biur mieści się w stawce ryczałtu 8,5%. O wysokości podatku, VAT i obowiązku kasy fiskalnej decyduje jednak to, czy oferta ogranicza się do sprzątania, kto płaci (osoba prywatna czy firma) i w jaki sposób. Poniżej porządkujemy te decyzje w kolejności, w jakiej przedsiębiorca podejmuje je przy starcie.
Krok 1: zakres usług i kod PKD
Od 2025 r. obowiązuje klasyfikacja PKD 2025. Dla branży porządkowej najważniejsze są w niej trzy podklasy:
- 81.21.Z — niespecjalistyczne sprzątanie budynków (mieszkania, domy, biura, klatki schodowe);
- 81.22.B — pozostałe sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych (np. mycie okien na wysokości, czyszczenie po remoncie, sprzątanie hal);
- 81.23.A — dezynfekcja, dezynsekcja i deratyzacja.
Firmy wpisane do CEIDG z kodami według starej klasyfikacji mogą się nimi posługiwać przejściowo, najdłużej do 31 grudnia 2026 r. Przy rejestracji nowej działalności warto od razu wpisać kody PKD 2025 i dodać wszystkie rodzaje usług, które realnie będą wykonywane. Szerzej o doborze kodów piszemy w artykule Jak wybrać kody PKD.
Kod PKD służy jednak głównie do celów statystycznych. Dla podatków liczy się symbol PKWiU konkretnej usługi i to on rozstrzyga o stawce ryczałtu i VAT.
Krok 2: forma opodatkowania
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest w tej branży popularny, bo koszty są zwykle niewielkie: środki czystości, sprzęt, dojazdy. Ustawa o ryczałcie nie wymienia sprzątania obiektów (PKWiU 81.2) wśród usług z podwyższonymi stawkami, dlatego przychód z niego opodatkowuje się stawką 8,5% przewidzianą dla działalności usługowej niewymienionej w innych punktach.
Sytuacja zmienia się, gdy firma przejmuje kompleksową obsługę budynku. Stawka 15% dotyczy usług obsługi nieruchomości wykonywanych na zlecenie (PKWiU 81.10.10.0), polegających m.in. na pilnowaniu porządku w budynku połączonym z kontrolą ogrzewania, wentylacji czy klimatyzacji i drobnymi naprawami. Tą samą stawką objęta jest dezynfekcja i zwalczanie szkodników (PKWiU 81.29.11.0).
| Rodzaj zlecenia | Typowy symbol PKWiU | Ryczałt |
|---|---|---|
| Sprzątanie mieszkania lub domu klienta prywatnego | 81.21.11.0 | 8,5% |
| Stałe sprzątanie biura | 81.21.12.0 | 8,5% |
| Mycie okien i inne sprzątanie budynków | 81.22 | 8,5% |
| Administrowanie budynkiem z przeglądami instalacji i naprawami | 81.10.10.0 | 15% |
| Dezynfekcja, odszczurzanie, odkomarzanie | 81.29.11.0 | 15% |
Jeśli jedna firma wykonuje usługi z różnymi stawkami, w ewidencji przychodów każdą z nich trzeba wykazywać osobno. Bez takiego podziału ustawa każe opodatkować cały przychód stawką 15%, jeśli choć część usług się do niej kwalifikuje. Przy niejasnej klasyfikacji (np. sprzątanie z elementami dezynfekcji) bezpieczniejsze jest uzyskanie interpretacji indywidualnej niż samodzielne przyjęcie niższej stawki.
Zasady ogólne lub podatek liniowy opłacają się raczej firmom zatrudniającym pracowników, wynajmującym magazyn albo kupującym drogi sprzęt i samochody dostawcze. Porównanie form opodatkowania zawiera artykuł Ryczałt i jego stawki.
Krok 3: VAT — zwolnienie czy rejestracja
Usługi sprzątania nie należą do czynności, które wyłączają zwolnienie podmiotowe, więc firma może nie rejestrować się do VAT, dopóki jej sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł rocznie (limit obowiązujący w 2026 r., liczony proporcjonalnie przy starcie w trakcie roku).
Po przekroczeniu limitu lub przy dobrowolnej rejestracji trzeba ustalić stawkę. Zwykłe sprzątanie budynków (PKWiU 81.21 i 81.22) nie figuruje w wykazie usług ze stawką obniżoną, więc stosuje się do niego 23%. Stawka 8% przysługuje natomiast usługom zamiatania śmieci i odśnieżania (PKWiU 81.29.12.0) oraz pozostałym usługom sanitarnym (PKWiU 81.29.13.0).
Dobrowolny VAT bywa uzasadniony, gdy klientami są głównie firmy i biura, które odliczą podatek z faktury. Przy klientach prywatnych 23% VAT podnosi cenę albo obniża marżę, dlatego większość małych firm sprzątających długo korzysta ze zwolnienia.
Krok 4: kasa fiskalna
Obowiązek kasy zależy od sprzedaży dla osób prywatnych (i rolników ryczałtowych). Zlecenia od firm nie są w tym limicie liczone. Rozporządzenie z grudnia 2024 r. o zwolnieniach z kas, obowiązujące do końca 2027 r., daje dwie drogi:
- Limit obrotu. Kasa nie jest potrzebna, dopóki sprzedaż dla osób prywatnych nie przekroczy 20 000 zł w roku (przy starcie w trakcie roku — w proporcji do okresu działalności). Gdy ten próg zostanie przekroczony, przedsiębiorca ma jeszcze dwa pełne miesiące kalendarzowe na zainstalowanie kasy.
- Zapłata wyłącznie na rachunek. Niezależnie od obrotu kasa nie jest wymagana, jeśli każda zapłata od osoby prywatnej wpływa za pośrednictwem banku lub poczty, a z ewidencji i potwierdzeń jednoznacznie wynika, jakiej usługi dotyczyła.
Druga droga działa tylko przy pełnej dyscyplinie: jedna płatność gotówką do ręki po przekroczeniu limitu 20 000 zł oznacza obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Warto więc od początku podawać numer rachunku na zleceniu i prosić klientów o tytuł przelewu z datą i adresem sprzątania. Ogólne zasady opisuje artykuł Kto musi mieć kasę fiskalną.
Krok 5: ZUS i ludzie do pracy
Nowa działalność może zacząć od ulgi na start (6 miesięcy bez składek społecznych, płaci się tylko składkę zdrowotną), a potem przez 24 miesiące kalendarzowe opłacać składki od podstawy preferencyjnej. Na ryczałcie składka zdrowotna zależy od progu rocznego przychodu, a nie od dochodu.
Przy większych zleceniach firmy szybko potrzebują dodatkowych osób. Najczęściej wybierane są umowy zlecenia, przy których w 2026 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto. Zatrudniając współpracowników, warto pamiętać, że przy grafiku narzuconym przez zleceniodawcę i pracy pod stałym nadzorem umowa może zostać uznana za stosunek pracy.
Przykład: pierwszy rok firmy sprzątającej
Pani Anna rejestruje działalność w marcu 2026 r. z kodem 81.21.Z i wybiera ryczałt. Sprząta mieszkania osób prywatnych i dwa biura.
- Przychód za rok wynosi około 90 000 zł, w tym 30 000 zł od osób prywatnych. Ryczałt 8,5% od całości.
- VAT: sprzedaż poniżej 240 000 zł, więc pozostaje zwolniona.
- Kasa: limit 20 000 zł liczony proporcjonalnie za 10 miesięcy zostałby przekroczony, ale wszyscy klienci prywatni płacą przelewem z opisem usługi, więc kasy nie potrzebuje.
- Od listopada dochodzi klient, który chce kompleksowej obsługi budynku z przeglądami instalacji. Ta usługa idzie do osobnej kolumny ewidencji ze stawką 15%.
Najczęstsze błędy w branży
- Przyjmowanie gotówki „od czasu do czasu” przy założeniu, że zwolnienie bezgotówkowe nadal działa.
- Stosowanie 8,5% do całego przychodu mimo usług dezynfekcji lub obsługi technicznej budynku.
- Brak kontroli limitu VAT, gdy rośnie liczba stałych zleceń od firm.
- Rozliczanie stałych współpracowników jak podwykonawców, choć pracują według narzuconego grafiku.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy założyć firmę sprzątającą: dobieramy kody PKD 2025 i formę opodatkowania, sprawdzamy, czy da się działać bez kasy fiskalnej, i prowadzimy ewidencję z podziałem na stawki. Szczegóły znajdą Państwo na stronie rejestracji jednoosobowej działalności.