Przedsiębiorca rozliczający się według skali lub podatkiem liniowym może zaliczyć do kosztów wydatki na wyjazd związany z firmą: przejazdy, nocleg, opłaty konferencyjne oraz dietę — tę ostatnią tylko do wysokości przysługującej pracownikom sfery budżetowej, czyli w 2026 r. 45 zł za dobę podróży krajowej. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza, a zwrot wydatków od klienta jest zwykłym przychodem. Poniżej wyjaśniamy, jak to policzyć i udokumentować.
Kiedy wyjazd jest „służbowy”
Przepisy nie definiują podróży służbowej przedsiębiorcy i nie wymagają polecenia wyjazdu, które wystawia się pracownikom. O tym, czy wydatki są kosztem, decyduje ogólna zasada: muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła i właściwie udokumentowane. W praktyce warto zachować:
- zaproszenie, agendę spotkania lub program konferencji,
- korespondencję z klientem dotyczącą wyjazdu,
- oświadczenie o godzinach rozpoczęcia i zakończenia podróży (potrzebne do diet),
- faktury i rachunki za przejazdy, noclegi i opłaty.
Wyjazd łączony z urlopem nie wyklucza rozliczenia, ale do kosztów można zaliczyć tylko część związaną z firmą — np. przelot i hotel na czas konferencji, bez noclegów urlopowych.
Diety — limit i sposób liczenia
Ustawa o PIT nie pozwala zaliczyć do kosztów diet przedsiębiorcy w części przekraczającej diety pracownicze z rozporządzenia o podróżach służbowych. Ten sam limit dotyczy osób współpracujących.
Podróż krajowa
- dieta: 45 zł za dobę,
- podróż do 24 godzin: poniżej 8 godzin — brak diety, 8–12 godzin — 50%, ponad 12 godzin — 100%,
- podróż dłuższa: za każdą pełną dobę 100%, a za rozpoczętą dobę do 8 godzin — 50%, powyżej 8 godzin — 100%,
- zapewnione posiłki zmniejszają dietę: śniadanie o 25%, obiad o 50%, kolacja o 25%.
Podróż zagraniczna
Stawki zależą od kraju docelowego i są podane w walucie — np. Niemcy 49 euro, Włochy 53 euro, Wielka Brytania 45 funtów, USA 59 dolarów za dobę. Za niepełną dobę przysługuje: do 8 godzin — 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin — 50%, ponad 12 godzin — 100%. Zapewnione posiłki obniżają dietę zagraniczną o 15% (śniadanie), 30% (obiad) i 30% (kolacja). Kwoty w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego poniesienie kosztu.
Co jeszcze jest kosztem wyjazdu
| Wydatek | Koszt w PIT | Uwagi |
|---|---|---|
| bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe | tak | faktura lub bilet z potwierdzeniem zapłaty |
| nocleg w hotelu lub apartamencie | tak, w faktycznej wysokości | VAT od usług noclegowych nie podlega odliczeniu |
| taksówka, komunikacja miejska, parking, autostrada | tak | przy parkingu i autostradzie — związek z trasą wyjazdu |
| opłata za konferencję lub szkolenie | tak | zwykle z VAT do odliczenia |
| posiłki w restauracji | nie osobno | pokrywa je dieta; VAT od usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu |
| wiza, ubezpieczenie podróżne | tak, jeśli wyjazd jest firmowy | ważne potwierdzenie celu podróży |
Ryczałt za nocleg bez rachunku, przewidziany dla pracowników, nie ma zastosowania do samego przedsiębiorcy — liczy się faktycznie udokumentowany wydatek.
Samochód w podróży służbowej
Gdy samochód osobowy jest w firmowej ewidencji środków trwałych i służy także celom prywatnym, do kosztów można zaliczyć co do zasady 75% wydatków na jego używanie (ustawa wyłącza z kosztów 25%). Inaczej jest z samochodem prywatnym, który nie został wprowadzony do firmy: kosztem jest tylko 20% wydatków na jego używanie i ubezpieczenie. Pełne odliczenie przysługuje jedynie przy samochodzie wykorzystywanym wyłącznie w działalności, co wymaga spełnienia dodatkowych warunków, m.in. prowadzenia ewidencji przebiegu.
Ryczałt: zwrot kosztów od klienta to przychód
Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie odlicza się żadnych kosztów, także kosztów podróży. Jeśli klient z umowy B2B zwraca wydatki na przelot czy hotel, kwota zwrotu jest co do zasady częścią wynagrodzenia za usługę — trafia na fakturę i zwiększa przychód opodatkowany ryczałtem (w VAT jest częścią podstawy opodatkowania usługi). Jaką stawkę ryczałtu zastosować do refakturowanych wydatków, warto ustalić z księgowym przed wystawieniem faktury. Porównanie form opodatkowania zawiera artykuł o ryczałcie i jego stawkach.
Przykład: dwa dni w Berlinie
Pan Adam, programista na podatku liniowym, leci na spotkanie z klientem w Berlinie: samolot startuje z Polski we wtorek o 5:00, a w drodze powrotnej ląduje w kraju w środę o 21:00. Czas podróży zagranicznej, liczony od startu do lądowania, wynosi 40 godzin: pełna doba i 16 godzin, więc przysługują mu dwie pełne diety po 49 euro. Hotel zapewnił jedno śniadanie, co obniża dietę o 15% z 49 euro, czyli o 7,35 euro. Do kosztów zalicza:
- diety: 98 − 7,35 = 90,65 euro, przeliczone po kursie NBP z dnia poprzedzającego,
- bilety lotnicze i dojazd na lotnisko według faktur,
- hotel w kwocie brutto z faktury — bez odliczania VAT,
- komunikację miejską w Berlinie na podstawie biletów i potwierdzeń płatności.
Gdyby pan Adam rozliczał się ryczałtem, żaden z tych wydatków nie obniżyłby podatku.
Najczęstsze błędy
- Dieta „z automatu” za każdy wyjazd — krótka podróż poniżej 8 godzin w kraju nie daje prawa do diety.
- Pominięcie posiłków w cenie hotelu — śniadanie wliczone w nocleg obniża dietę, nawet jeśli przedsiębiorca z niego nie skorzystał.
- Odliczanie VAT od hotelu i restauracji — ustawa o VAT wprost to wyklucza; hotel trafia do kosztów w kwocie brutto.
- Rachunki za jedzenie jako osobny koszt — wyżywienie w podróży pokrywa dieta, a dokładanie paragonów z restauracji podwaja ten sam wydatek.
- Brak dowodu celu wyjazdu — sam bilet nie pokazuje związku z firmą; przy kontroli liczy się agenda, korespondencja czy faktura za usługę wykonaną u klienta.
- Diety na ryczałcie — ryczałtowiec nie ma kosztów, więc wyliczanie diet nie zmniejsza jego podatku.
Jak pomoże Good Balance
W ramach księgowości uproszczonej rozliczamy wyjazdy służbowe: liczymy diety krajowe i zagraniczne, przeliczamy waluty i pilnujemy, by dokumenty spełniały wymogi. Przy wyborze formy opodatkowania pomagamy ocenić, czy przy częstych podróżach bardziej opłaca się skala lub podatek liniowy niż ryczałt — więcej o skali w artykule o zasadach ogólnych.