Załącznik nr 1 to część wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, którą wypełnia i podpisuje pracodawca, a nie cudzoziemiec. Od 27 kwietnia 2026 r. powstaje on wyłącznie w formie elektronicznej w systemie MOS: pracownik zaprasza firmę mailem, a firma uzupełnia formularz i podpisuje go przez login.gov.pl. Od zgodności tego dokumentu z umową zależy, czy wojewoda w ogóle zajmie się sprawą i na jak długo wyda zezwolenie.
Do czego urzędowi służy Załącznik nr 1
Wojewoda nie ocenia samej umowy w oderwaniu od reszty akt. Załącznik nr 1 jest dla niego oświadczeniem podmiotu powierzającego pracę: kto zatrudnia, na jakim stanowisku, za ile, w jakim wymiarze i na podstawie jakiej umowy. Według informacji na portalu MOS na tej podstawie urząd sprawdza trzy rzeczy: czy cel pobytu przekracza 3 miesiące, czy dochód z pracy jest odpowiedni oraz czy cudzoziemiec będzie miał ubezpieczenie zdrowotne (przy umowie o pracę i umowie zlecenia).
Warunki wpisane w załączniku trafiają potem do decyzji. Zgodnie z art. 118 ustawy o cudzoziemcach decyzja wskazuje podmiot powierzający pracę, stanowisko lub rodzaj pracy, najniższe wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy. Każda późniejsza rozbieżność między tymi danymi a rzeczywistością może oznaczać konieczność zmiany zezwolenia.
Jak wygląda obieg dokumentu w MOS w 2026 r.
- Cudzoziemiec zakłada konto w MOS i wypełnia własny wniosek, podając w nim adres e-mail pracodawcy.
- Po kliknięciu opcji przesłania formularza pracodawcy system wysyła na ten adres link do elektronicznego Załącznika nr 1. Wniosek nie jest jeszcze złożony.
- Osoba uprawniona do reprezentowania firmy otwiera link, uzupełnia dane i podpisuje załącznik podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym przez login.gov.pl.
- Podpisany załącznik automatycznie dołącza do wniosku, a cudzoziemiec dostaje powiadomienie, że może sprawdzić całość, podpisać ją i wysłać.
- Wojewoda wzywa cudzoziemca na wizytę w urzędzie (nie wcześniej niż 7 dni od doręczenia wezwania), gdzie okazuje on paszport i składa odciski palców.
Praktyczny wniosek dla działu kadr: zanim pracownik wyśle zaproszenie, trzeba ustalić, kto w firmie podpisze dokument i czy ta osoba ma działający profil zaufany albo podpis kwalifikowany. Portal MOS wprost zaleca, by cudzoziemiec upewnił się, że pracodawca może podpisać załącznik przez login.gov.pl. Więcej o rodzajach podpisów piszemy w artykule o podpisie elektronicznym.
Co pracodawca deklaruje w formularzu
Dane podmiotu powierzającego pracę
Nazwa, adres siedziby, NIP, REGON oraz numer KRS (spółka) albo dane z CEIDG (przedsiębiorca jednoosobowy). Agencja pracy tymczasowej podaje dodatkowo dane pracodawcy użytkownika. Warto mieć pod ręką aktualny odpis z rejestru, bo dane w załączniku powinny pokrywać się z rejestrem co do znaku.
Warunki pracy
- Stanowisko i zakres obowiązków – w brzmieniu identycznym z umową. Jeżeli umowa mówi o „magazynierze”, a załącznik o „pracowniku logistyki”, urzędnik zapyta, która wersja jest prawdziwa.
- Miejsce wykonywania pracy – faktyczny adres, a przy pracy zdalnej adres, z którego pracownik rzeczywiście pracuje.
- Rodzaj umowy i wymiar – umowa o pracę z etatem albo umowa cywilnoprawna z określoną liczbą godzin.
- Wynagrodzenie – kwota brutto taka jak w umowie. W 2026 r. miesięcznie nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie, czyli 4 806 zł, bez względu na wymiar czasu pracy i rodzaj umowy. Musi też odpowiadać płacy osób na porównywalnych stanowiskach w firmie.
Okres powierzenia pracy
Zezwolenie na pobyt czasowy udziela się na okres niezbędny do realizacji celu pobytu, nie dłuższy niż 3 lata (art. 98 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach). Jeśli pracodawca wpisze wyłącznie końcówkę bieżącej umowy terminowej, a postępowanie potrwa kilka miesięcy, cudzoziemiec może dostać zezwolenie na krótki, pozostały odcinek. Dlatego okres w załączniku powinien odzwierciedlać realny zamiar współpracy, a nie tylko datę końca obecnej umowy – i być spójny z tym, co firma faktycznie planuje.
Oświadczenia o pracodawcy
Formularz zawiera pytania o ukaranie za wykroczenia i przestępstwa związane z zatrudnianiem cudzoziemców. To nie jest formalność: część tych okoliczności, opisanych na portalu MOS, stanowi podstawę odmowy zezwolenia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Na każde pytanie trzeba odpowiedzieć zgodnie z prawdą.
Najczęstsze błędy, które kosztują miesiące
- Inna nazwa stanowiska lub inna kwota w umowie i w załączniku.
- Wynagrodzenie poniżej 4 806 zł brutto miesięcznie przy pracy na część etatu – minimalna kwota obowiązuje niezależnie od wymiaru.
- Podpis osoby, która nie może reprezentować firmy, bez dokumentu potwierdzającego jej umocowanie.
- Pozostawienie zaproszenia w skrzynce bez reakcji – dopóki pracodawca nie podpisze załącznika, cudzoziemiec nie złoży wniosku.
- Brak aktualizacji po podwyżce płacy minimalnej lub zmianie warunków w trakcie postępowania. Portal MOS podkreśla, że warunki z załącznika muszą być aktualne w dniu wydawania zezwolenia.
Gdy warunki zmieniają się w trakcie lub po wydaniu decyzji
W trakcie postępowania zmiany (nowa stawka, inne stanowisko) najlepiej od razu zgłosić wojewodzie, przekazując zaktualizowane dokumenty. Po wydaniu decyzji obowiązują dwie ścieżki:
| Sytuacja | Co trzeba zrobić |
|---|---|
| Nowy pracodawca, inne stanowisko, niższe lub inne wynagrodzenie, inny wymiar lub rodzaj umowy | Wniosek cudzoziemca o zmianę zezwolenia z nowym Załącznikiem nr 1 (opłata skarbowa 220 zł; według MOS wniosek składa się obecnie w wersji papierowej) |
| Zmiana nazwy lub siedziby firmy, przejście zakładu pracy, zamiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę, wyższy wymiar z proporcjonalnie wyższą płacą, nowa nazwa stanowiska przy tych samych obowiązkach | Pracodawca zawiadamia pisemnie wojewodę w ciągu 15 dni roboczych (art. 119 ustawy o cudzoziemcach) |
| Utrata pracy | Cudzoziemiec zawiadamia wojewodę w ciągu 15 dni roboczych (art. 121 ust. 1), a pracodawca – w ciągu 15 dni od utraty pracy przez cudzoziemca (art. 121 ust. 4) |
Koszty i terminy w skrócie
Opłata skarbowa za zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wynosi 440 zł, a dla członka zarządu lub prokurenta spółki 340 zł; za wydanie karty pobytu płaci się dodatkowo 100 zł. Ustawowy termin rozpatrzenia to 60 dni od złożenia kompletnego wniosku z wymaganymi dokumentami – w praktyce kompletność zaczyna się właśnie od poprawnego Załącznika nr 1.
Jak może pomóc Good Balance
Sprawdzamy umowę i Załącznik nr 1 przed podpisem, pilnujemy spójności danych i prowadzimy cudzoziemca przez cały proces w MOS w ramach usługi zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Pracodawcom pomagamy także w kadrowej obsłudze zatrudnienia cudzoziemców w ramach obsługi kadrowej.