Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorca z siedzibą w Polsce może nie rozliczać VAT, jeżeli wartość jego sprzedaży netto nie przekroczyła 240 000 zł ani w poprzednim, ani w bieżącym roku. Wcześniej próg wynosił 200 000 zł. Zwolnienie nie jest jednak dostępne dla każdego — część branż jest z niego wyłączona, a samo liczenie limitu ma kilka pułapek, o których warto wiedzieć przed pierwszą fakturą.
Na czym polega zwolnienie podmiotowe
Zwolnienie z art. 113 ustawy o VAT dotyczy osoby lub firmy, a nie konkretnej usługi. Podatnik zwolniony:
- nie dolicza VAT do cen i nie składa plików JPK_V7,
- nie odlicza VAT z faktur zakupowych — podatek zapłacony dostawcom staje się dla niego kosztem,
- wystawia faktury bez podatku, z podstawą prawną zwolnienia,
- nie musi składać zgłoszenia VAT-R, choć może to zrobić, aby figurować w wykazie jako podatnik zwolniony.
To rozwiązanie dla firm, które sprzedają głównie osobom prywatnym albo mają niewiele kosztów z VAT. Ogólne zasady podatku opisuje artykuł o VAT w Polsce; poniżej skupiamy się wyłącznie na limicie i jego warunkach.
Jak liczyć limit 240 000 zł
Liczy się wartość sprzedaży bez podatku, narastająco od początku roku. Ustawa wyłącza z niej kilka kategorii, dzięki czemu realny obrót może być wyższy niż sam limit. Do limitu nie wlicza się m.in.:
- usług i dostaw zwolnionych przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1 (np. usługi medyczne, część usług edukacyjnych i finansowych) — z wyjątkiem transakcji związanych z nieruchomościami, niektórych usług finansowych oraz usług ubezpieczeniowych, jeśli nie mają charakteru pomocniczego,
- sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych podlegających amortyzacji,
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu w Polsce.
Przykład: fizjoterapeuta, który zarabia 200 000 zł na zwolnionych zabiegach i 60 000 zł na sprzedaży sprzętu do ćwiczeń, ma do limitu wliczone tylko 60 000 zł.
Firma założona w trakcie roku
Przy starcie w trakcie roku limit przelicza się proporcjonalnie do okresu działalności. W praktyce liczy się go według dni. Firma założona 1 lipca 2026 r. działa w tym roku 184 dni, więc jej limit wynosi 240 000 zł × 184 / 365 ≈ 120 986 zł. Kto zakłada, że przekroczy tę kwotę, powinien od razu zarejestrować się do VAT.
Kto nie może skorzystać ze zwolnienia
Niezależnie od obrotów zwolnienie nie przysługuje podatnikom, którzy (art. 113 ust. 13):
- świadczą usługi prawnicze, doradcze (poza doradztwem rolniczym), jubilerskie lub ściągania długów, w tym faktoring,
- dostarczają towary z załącznika nr 12 do ustawy (np. wyroby z metali szlachetnych), towary akcyzowe (z wyjątkami, m.in. dla energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i używanych w firmie jako środki trwałe samochodów osobowych), nowe środki transportu, tereny budowlane lub budynki w określonych przypadkach,
- sprzedają na odległość, np. przez sklep internetowy, kosmetyki, komputery i elektronikę, urządzenia elektryczne oraz maszyny z działów PKWiU 20.42.1, 26, 27 i 28,
- handlują częściami i akcesoriami do samochodów i motocykli.
Najczęstszy problem dotyczy doradztwa. Przedsiębiorca, który obok innych usług oferuje doradztwo (np. biznesowe, marketingowe czy w zakresie wdrożeń), traci prawo do zwolnienia od pierwszej takiej transakcji — nawet jeśli roczny obrót jest niewielki.
Przekroczenie limitu — co dokładnie się dzieje
Zwolnienie przestaje obowiązywać od transakcji, którą przekroczono kwotę limitu. Ta transakcja jest już objęta VAT (sposób jej rozliczenia warto ustalić z księgowym), a firma musi złożyć zgłoszenie VAT-R przed dniem utraty zwolnienia. W praktyce oznacza to, że warto śledzić obrót co miesiąc i zarejestrować się z wyprzedzeniem, gdy do progu zostaje kilkanaście tysięcy złotych.
- Sprawdzenie narastającego obrotu po każdym miesiącu.
- Gdy limit się zbliża: złożenie VAT-R (przed dniem utraty zwolnienia).
- Zmiana szablonu faktur — stawka VAT, brak adnotacji o zwolnieniu.
- Informacja dla stałych klientów o nowych cenach brutto.
- Pierwszy plik JPK_V7 za okres, w którym powstał obowiązek — do 25. dnia następnego miesiąca.
Po utracie zwolnienia albo dobrowolnej rezygnacji z niego można do niego wrócić dopiero po upływie roku, licząc od końca roku, w którym to nastąpiło.
Najczęstsze błędy przy zwolnieniu
- Liczenie limitu od wpływów na konto zamiast od wartości sprzedaży — o momencie decyduje wystawienie faktury lub wykonanie usługi, a nie zapłata.
- Pominięcie proporcji w pierwszym roku — firma założona jesienią ma limit znacznie niższy niż 240 000 zł.
- Dodanie usługi z „czarnej listy” — jedna faktura za doradztwo czy sprzedaż części samochodowych odbiera zwolnienie, nawet przy małym obrocie.
- Brak podstawy prawnej na fakturze — podatnik zwolniony powinien wskazać przepis, na podstawie którego nie nalicza VAT.
- Import usług — zakup reklam czy oprogramowania od zagranicznej firmy może rodzić obowiązek rozliczenia VAT i rejestracji, choć sam przedsiębiorca nadal korzysta ze zwolnienia przy sprzedaży.
- Zbyt późne VAT-R — zgłoszenie po przekroczeniu limitu oznacza okres, w którym firma działała jako podatnik czynny bez rejestracji.
Zwolnienie czy rejestracja — jak podjąć decyzję
| Sytuacja | Zwykle korzystniejsze |
|---|---|
| klienci to głównie osoby prywatne | zwolnienie — cena brutto nie rośnie o 23% |
| klienci to firmy, które odliczają VAT | rejestracja — dla nich VAT jest neutralny, a Pan/Pani odlicza VAT od zakupów |
| duże zakupy na start (sprzęt, samochód, wyposażenie) | rejestracja — możliwość odzyskania VAT naliczonego |
| usługi dla zagranicznych firm | zależy od rodzaju usług; często potrzebna rejestracja VAT UE |
Usługi dla kontrahentów z innych krajów UE zwykle wymagają rejestracji do VAT UE także u podatnika zwolnionego — szczegóły w artykule o rejestracji VAT UE. Ustawa przewiduje też odrębne zwolnienie dla małych firm z siedzibą w innym państwie UE, które sprzedają w Polsce (art. 113a ustawy), z rocznym limitem obrotu w Unii 100 000 euro.
Obowiązki, które pozostają mimo zwolnienia
- Faktury i KSeF — podatnicy zwolnieni także wystawiają faktury w Krajowym Systemie e-Faktur; ci, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mają na to czas do 1 stycznia 2027 r.
- Kasa fiskalna — zwolnienie z VAT nie zwalnia z ewidencjonowania sprzedaży dla osób prywatnych na kasie, jeśli przekroczony zostanie odrębny limit dla kas.
- Biała lista — firma zwolniona, która złożyła VAT-R, figuruje w wykazie ze statusem „zwolniony”; kontrahenci mogą tam sprawdzić jej rachunek bankowy.
Jak pomoże Good Balance
Monitorujemy obrót klientów korzystających ze zwolnienia i ostrzegamy z wyprzedzeniem, gdy zbliża się limit, a w razie potrzeby składamy VAT-R i przestawiamy rozliczenia. Szczegóły w ofercie księgowości uproszczonej. Pomagamy także w wystawianiu faktur VAT po rejestracji.