Zlecenia przez zagraniczne platformy, takie jak Upwork, rozlicza się w Polsce według zwykłych zasad dla usług świadczonych zagranicznym klientom: przychodem jest pełna wartość kontraktu w złotych, a nie kwota, która dotarła na konto. Prowizja platformy to osobny zakup usługi z zagranicy, który u większości przedsiębiorców — także zwolnionych z VAT — rodzi obowiązek rozliczenia VAT od importu usług. To właśnie ten element najczęściej umyka przy pierwszych zleceniach.
Trzy strony transakcji, dwa rozliczenia
Przy pracy przez platformę występują dwie odrębne relacje:
- Przedsiębiorca – klient. Usługę (np. programowanie, projekt graficzny, tłumaczenie) świadczy się klientowi, który ją zamówił. Platforma zwykle pośredniczy w płatności i komunikacji, ale nie jest nabywcą pracy. Kraj i status klienta decydują o VAT.
- Platforma – przedsiębiorca. Platforma pobiera opłatę serwisową od wynagrodzenia, a często także opłaty za dodatkowe funkcje, np. punkty potrzebne do składania ofert. To zakup usługi od podmiotu zagranicznego.
Przed pierwszym rozliczeniem warto sprawdzić w regulaminie i w historii transakcji, kto formalnie jest stroną umowy i kto wystawia dokumenty za opłaty. W niektórych modelach współpracy (np. dla dużych klientów korporacyjnych) platforma może występować jako bezpośredni zamawiający — wtedy nabywcą usługi jest ona.
VAT od wynagrodzenia: zależy od klienta
| Klient | Miejsce opodatkowania | Co na fakturze |
|---|---|---|
| Firma z innego kraju UE | kraj klienta (art. 28b ustawy o VAT) | bez polskiego VAT, wyrazy „odwrotne obciążenie”, numer VAT UE klienta; transakcja trafia do informacji podsumowującej VAT-UE |
| Firma spoza UE (np. z USA, Kanady, Wielkiej Brytanii) | kraj klienta | bez polskiego VAT, adnotacja o niepodleganiu VAT w Polsce |
| Osoba prywatna | co do zasady Polska (art. 28c) | polski VAT (o ile wykonawca nie korzysta ze zwolnienia) |
Na platformach zdarzają się klienci indywidualni, którzy zamawiają drobne prace prywatnie. Wtedy reguła „VAT rozlicza nabywca” nie działa, a sprzedaż wlicza się do krajowego limitu zwolnienia podmiotowego. Warto więc zachować dowód, że klient działa jako firma: nazwę, adres siedziby, numer VAT lub inny numer podatkowy.
Do limitu zwolnienia podmiotowego (240 000 zł w 2026 r.) nie dolicza się usług, których miejscem opodatkowania jest inny kraj. Przedsiębiorca zwolniony z VAT, który świadczy usługi firmom z UE, musi jednak przed pierwszą taką usługą zarejestrować się jako podatnik VAT UE — procedurę opisuje artykuł o rejestracji VAT UE.
Prowizja platformy: import usług także przy zwolnieniu z VAT
Opłata serwisowa to usługa nabyta od podatnika bez siedziby w Polsce. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnikiem jest wtedy polski nabywca, jeżeli działa jako przedsiębiorca. Dotyczy to również osób korzystających ze zwolnienia podmiotowego.
- Czynny podatnik VAT nalicza 23% VAT od prowizji w pliku JPK_V7 i co do zasady odlicza go w tej samej deklaracji, więc efekt finansowy jest neutralny.
- Przedsiębiorca zwolniony z VAT musi przed pierwszym takim zakupem zarejestrować się jako podatnik VAT UE, a następnie złożyć deklarację VAT-9M do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, i wpłacić podatek. Nie ma prawa do jego odliczenia — VAT staje się realnym kosztem.
Przy kilku procentach prowizji od każdego kontraktu kwoty są niewielkie, ale zaległości za wiele miesięcy łatwo kumulują się w odsetki. Jeśli platforma pobiera opłatę od każdej wypłaty, przydatne jest miesięczne zestawienie opłat z panelu rozliczeń.
PIT: przychód brutto, kurs NBP, prowizja w kosztach
- Kwota przychodu. Do przychodu wlicza się całe wynagrodzenie należne od klienta, przed potrąceniem prowizji.
- Data przychodu. Jest nią dzień wykonania usługi lub jej części (np. zakończenia etapu albo okresu rozliczeniowego przy stawce godzinowej), nie później niż dzień wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty.
- Kurs. Przychód w walucie obcej przelicza się według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ustawy o PIT). Prowizję — po kursie z dnia roboczego przed dniem poniesienia kosztu.
- Prowizja jako koszt. Na skali i podatku liniowym opłata platformy jest kosztem uzyskania przychodu. Na ryczałcie kosztów nie ma, więc podatek płaci się od pełnego przychodu — zasady stawek dla branży IT opisuje artykuł o ryczałcie 12% i 8,5%.
- Różnice kursowe. Między dniem przychodu a dniem, w którym środki trafiają z salda platformy na rachunek, kurs się zmienia. Przy skali i podatku liniowym powstają różnice kursowe zwiększające przychody lub koszty.
Przykład rozliczenia
Programista, czynny podatnik VAT na podatku liniowym, kończy we wrześniu 2026 r. etap dla firmy z Kanady wart 3 000 USD. Platforma pobiera 10% opłaty, na saldo trafia 2 700 USD.
- Faktura dla klienta: 3 000 USD, bez polskiego VAT, z adnotacją o niepodleganiu opodatkowaniu w Polsce.
- Przychód: 3 000 USD × kurs średni NBP z dnia roboczego przed zakończeniem etapu (przy kursie 3,70 zł — 11 100 zł).
- Koszt: 300 USD prowizji, przeliczone po kursie z dnia roboczego przed jej pobraniem.
- VAT: import usług od 300 USD — należny i naliczony w JPK_V7 za wrzesień.
- Gdyby ten sam programista był zwolniony z VAT, musiałby zapłacić 23% od prowizji przez VAT-9M (przy kursie 3,70 zł to ok. 255 zł) bez możliwości odliczenia.
Dokumenty, które warto archiwizować
- własne faktury wystawione klientom, z danymi identyfikującymi firmę klienta,
- raporty transakcji i dokumenty platformy dotyczące opłat,
- umowy lub opisy zleceń, potwierdzające zakres i termin wykonania usługi,
- historię wypłat z salda platformy na rachunek bankowy,
- wyliczenia kursów NBP dla przychodów i kosztów.
Klienci ze Stanów Zjednoczonych lub sama platforma mogą też poprosić o amerykański formularz potwierdzający zagraniczny status podatkowy wykonawcy. Jego złożenie nie zmienia polskich obowiązków, ale chroni przed potrąceniem podatku w USA.
Jak pomoże Good Balance
Ustalimy status Pani lub Pana klientów, przygotujemy wzór faktur dla zleceń z platform, rozliczymy import usług od prowizji i przeliczenia walutowe. Bieżącą obsługę zapewnia nasza księgowość uproszczona, a faktury możemy wystawiać w ramach usługi fakturowania.