Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest w świetle ustawy o VAT podatnikiem, tyle że zazwyczaj zwolnionym. Przy kwartalnym limicie 10 813,50 zł w 2026 r. nie da się przekroczyć rocznego progu zwolnienia podmiotowego wynoszącego 240 000 zł, więc o obowiązku VAT nie decyduje kwota obrotu, lecz rodzaj sprzedaży. Sprzedaż kosmetyków przez internet, wyrobów ze złota czy porady prawne wyłączają zwolnienie już od pierwszej transakcji, a zakup usług od zagranicznych platform rodzi obowiązki nawet przy pełnym zwolnieniu.
Skąd biorą się obowiązki VAT bez wpisu do CEIDG
Brak wpisu do rejestru firm zwalnia z części formalności, ale nie zmienia tego, że sprzedaż towarów i usług w sposób zorganizowany i powtarzalny jest dla VAT działalnością gospodarczą. Zwolnienie podmiotowe z art. 113 ustawy o VAT obejmuje sprzedaż do 240 000 zł netto rocznie, a przy rozpoczęciu w trakcie roku — proporcjonalnie mniej. Ustawa wymienia jednak sytuacje, w których z tego zwolnienia nie można korzystać w ogóle, niezależnie od wysokości sprzedaży.
Sprzedaż, która od początku wymaga VAT
Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje, jeśli podatnik:
- sprzedaje przez internet (lub w inny sposób na odległość, gdy umowa zawierana jest bez spotkania stron) kosmetyki i preparaty toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne albo maszyny i urządzenia — to wyłączenie najczęściej zaskakuje osoby handlujące w mediach społecznościowych;
- sprzedaje wyroby z metali szlachetnych wymienione w załączniku nr 12 do ustawy, w tym biżuterię ze złota czy srebra;
- sprzedaje towary akcyzowe, np. alkohol (z wyjątkiem m.in. wyrobów tytoniowych i energii elektrycznej);
- handluje częściami i akcesoriami do samochodów i motocykli;
- świadczy usługi prawnicze, doradcze (poza doradztwem rolniczym), jubilerskie lub ściągania długów.
Dla osoby, która robi ręcznie biżuterię ze srebra albo prowadzi doradztwo, oznacza to konieczność rejestracji jako czynny podatnik VAT przed pierwszą sprzedażą. W praktyce taka działalność rzadko ma sens bez wpisu do CEIDG — przy rejestracji do VAT, ewidencji i deklaracjach JPK formalności są takie jak w firmie, a korzyści z formy nierejestrowanej znikają.
Na co zwrócić uwagę przy kosmetykach
Wyłączenie dotyczy sprzedaży na odległość. Ta sama osoba sprzedająca własnoręcznie robione mydła i kremy wyłącznie na lokalnym jarmarku, twarzą w twarz, nie traci z tego powodu zwolnienia. Wystarczy jednak przyjęcie zamówienia w wiadomości na komunikatorze i wysyłka paczki, by sprzedaż weszła w zakres wyłączenia. Granica jest więc wyznaczona przez sposób zawarcia umowy, a nie przez skalę.
Zakup usług z zagranicy — obowiązek, o którym łatwo zapomnieć
Reklamy w mediach społecznościowych, opłaty dla zagranicznej platformy sprzedażowej czy subskrypcja programu graficznego kupowane od firmy spoza Polski to dla podatnika VAT import usług. Podatek od takiej usługi rozlicza nabywca, a nie sprzedawca, także wtedy, gdy sam korzysta ze zwolnienia podmiotowego.
Podatnik zwolniony nie składa JPK_V7, ale import usług wykazuje w deklaracji VAT-9M, składanej elektronicznie za każdy miesiąc, w którym taki obowiązek powstał – termin mija 25. dnia kolejnego miesiąca. Przed pierwszym zakupem usługi od kontrahenta z innego kraju UE trzeba też zarejestrować się do VAT UE. Zapłacony w ten sposób VAT jest kosztem — podatnik zwolniony nie może go odliczyć.
Przykład: sklep z kosmetykami w mediach społecznościowych
Pani Magda robi naturalne balsamy i sprzedaje je przez profil w mediach społecznościowych. Kwartalnie zarabia ok. 6 000 zł, mieści się więc w limicie działalności nierejestrowanej. Mimo to:
- sprzedając kosmetyki przez internet, nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT — powinna zarejestrować się jako czynny podatnik przed pierwszą sprzedażą i doliczać VAT do ceny;
- płacąc za reklamy zagranicznemu dostawcy, rozlicza import usług w swojej deklaracji;
- potrzebuje ewidencji sprzedaży VAT i składa JPK_V7, a faktury dla firm wystawia w KSeF (przy sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 tys. zł miesięcznie obowiązek ten obejmie ją od 1 stycznia 2027 r.).
Rozsądnym rozwiązaniem jest dla niej założenie JDG — skoro obowiązki VAT są takie jak w firmie, zyskuje przynajmniej możliwość korzystania z ulgi na start w ZUS i rozliczania kosztów. Jeśli chce pozostać zwolniona z VAT, mogłaby ograniczyć się do sprzedaży stacjonarnej.
Konsekwencje przeoczenia
- Urząd może określić VAT należny wstecz od całej sprzedaży objętej wyłączeniem — podatek zapłacony z własnej kieszeni, bo klientom nie doliczono go do ceny.
- Do zaległości dochodzą odsetki za zwłokę.
- Brak rejestracji i deklaracji może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową.
- Jeśli ewidencja jest nierzetelna, organ samodzielnie szacuje wartość sprzedaży.
Szybki test dla działalności nierejestrowanej
| Pytanie | Jeśli „tak” |
|---|---|
| Czy sprzedaję przez internet kosmetyki, elektronikę lub urządzenia elektryczne? | Rejestracja VAT przed pierwszą sprzedażą |
| Czy sprzedaję wyroby ze złota, srebra lub platyny? | Rejestracja VAT przed pierwszą sprzedażą |
| Czy świadczę usługi doradcze lub prawnicze? | Rejestracja VAT przed pierwszą usługą |
| Czy kupuję usługi od firm z zagranicy? | VAT UE (przy kontrahencie z UE) i deklaracja VAT-9M |
| Żadne z powyższych | Zwolnienie podmiotowe; wystarczy ewidencja sprzedaży |
Ogólne zasady działalności bez rejestracji, w tym limity i ewidencję, opisuje artykuł dla kogo jest działalność nierejestrowana, a podstawy podatku od towarów i usług — tekst o VAT w Polsce.
Jak Good Balance może pomóc
Ocenimy, czy Pani lub Pana sprzedaż mieści się w zwolnieniu z VAT, a jeśli nie — pomożemy przejść na JDG i zarejestrować się do VAT jeszcze przed pierwszą transakcją. Szczegóły zakładania firmy opisuje usługa rejestracji jednoosobowej działalności, a w bieżącej obsłudze zajmujemy się też fakturami VAT.