Wypłata z TikTok Shop to saldo: sprzedaż minus prowizje, opłaty, zwroty i potrącenia. Księgowość musi to saldo rozłożyć na części, czyli ująć przychód z każdej sprzedaży w pełnej kwocie zapłaconej przez klienta, opłaty platformy jako koszty, a zwroty jako korekty. Ten artykuł pokazuje, jak co miesiąc uzgodnić raporty platformy z ewidencją i bankiem. Formalności przed rozpoczęciem sprzedaży opisujemy w artykule o sprzedaży w TikTok Shop.
Cztery źródła danych do uzgodnienia
Zamknięcie miesiąca wymaga zestawienia czterech zbiorów, które rzadko pokrywają się kwotowo i datowo:
- Zamówienia z panelu sprzedawcy, z datą wysyłki, wartością brutto, kosztem dostawy i statusem (zrealizowane, anulowane, zwrócone).
- Dokumenty sprzedaży, czyli paragony z kasy, wpisy w ewidencji sprzedaży bez kasy lub faktury dla firm.
- Raport rozliczeń platformy, który pokazuje, z jakich zamówień i potrąceń składa się każda wypłata.
- Wyciąg bankowy z wpływami od operatora.
Najwygodniej pracować na jednym arkuszu, w którym każde zamówienie ma numer, datę sprzedaży, kwotę brutto, przypisane opłaty i numer wypłaty, w której zostało rozliczone. Różnice między kolumnami od razu pokazują brakujące paragony, zwroty bez korekty i potrącenia bez dokumentu.
Kiedy i w jakiej kwocie powstaje przychód
Przychodem jest cena zapłacona przez klienta, razem z opłatą za dostawę, jeżeli pobiera ją sprzedawca. W podatku dochodowym datą przychodu jest dzień wydania towaru, ale nie później niż dzień wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty (art. 14 ust. 1c ustawy o PIT). W VAT obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą dostawy. Data wypłaty środków z platformy nie ma więc znaczenia dla ujęcia sprzedaży. Zamówienie wysłane 30 września, a rozliczone w październikowej wypłacie, jest przychodem września.
Sprzedaż konsumentom przy obrocie powyżej limitu lub przy towarach wyłączonych ze zwolnienia rejestruje się na kasie. Przy sprzedaży wysyłkowej możliwe jest zwolnienie z kasy, jeżeli całą zapłatę sprzedawca otrzymuje za pośrednictwem banku na swój rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, którego zamówienia i którego klienta dotyczy. Raport zamówień z platformy musi to umożliwiać.
Rozrachunek z platformą krok po kroku
Platforma przyjmuje pieniądze od klienta i przez pewien czas je przetrzymuje, więc dla sprzedawcy jest dłużnikiem. Dobrą praktyką, obowiązkową w pełnej księgowości, jest prowadzenie osobnego rozrachunku z operatorem:
| Zdarzenie | Ujęcie | Wpływ na saldo należne od platformy |
|---|---|---|
| Sprzedaż 120 zł brutto | Przychód (netto) i VAT należny | +120 zł |
| Prowizja i opłata transakcyjna 14 zł | Koszt na podstawie faktury platformy | −14 zł |
| Zwrot innego zamówienia 40 zł | Korekta sprzedaży | −40 zł |
| Wypłata na konto 66 zł | Rozliczenie należności | −66 zł, saldo 0 zł |
Jeżeli po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów saldo nie wynosi zero, brakuje jakiegoś zdarzenia. Może to być potrącenie za kampanię reklamową opłaconą z salda, rezerwa na zwroty albo opłata, za którą nie pobrano faktury.
W księdze przychodów i rozchodów nie ma kont rozrachunkowych, ale to samo uzgodnienie warto prowadzić w arkuszu pomocniczym. Pełne księgi rachunkowe są obowiązkowe dla spółek z o.o. oraz dla osób fizycznych, których przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku osiągnęły równowartość 2 500 000 euro.
Opłaty, reklamy i współpraca z twórcami
- Prowizje i opłaty platformy dokumentuje faktura operatora. Gdy wystawia ją zagraniczna spółka, czynny podatnik VAT rozlicza import usług. Przedsiębiorca zwolniony z VAT musi przed pierwszym zakupem zarejestrować się jako podatnik VAT-UE.
- Reklamy w aplikacji to osobna usługa z osobną fakturą. Kupowane od zagranicznej spółki mieszczą się w katalogu usług objętych podatkiem u źródła, dlatego warto mieć certyfikat rezydencji dostawcy.
- Prowizje dla twórców z programu partnerskiego są potrącane z rozliczeń sprzedawcy. Kosztem są na podstawie dokumentu platformy lub faktury twórcy, w zależności od modelu. O stronie twórcy piszemy w artykule o programie partnerskim TikTok Shop.
- Próbki dla twórców przekazane nieodpłatnie w celach promocyjnych nie są dostawą opodatkowaną VAT, jeżeli spełniają ustawową definicję próbki (art. 7 ust. 3 i 7 ustawy o VAT). Ich wydanie trzeba udokumentować, np. listą odbiorców z datą i opisem towaru.
Zwroty, anulacje i rabaty
Przy zakupie przez internet konsument może zrezygnować bez podania przyczyny w ciągu 14 dni (art. 27 ustawy o prawach konsumenta), dlatego zwroty z września często wpływają w październiku. Zwrot ujmuje się jako korektę w miesiącu, w którym go uznano. Przy paragonie trzeba prowadzić ewidencję zwrotów z dowodem wypłaty pieniędzy, a przy fakturze wystawić fakturę korygującą. Zamówienia anulowane przed wysyłką nie powinny w ogóle trafić do sprzedaży.
Ostrożności wymagają kupony i obniżki finansowane przez platformę, a nie przez sprzedawcę. Klient płaci mniej, ale sprzedawca otrzymuje pełną cenę. O ujęciu takiej dopłaty decydują regulamin i raport, dlatego warto je przeanalizować z księgowym przy pierwszej kampanii.
Lista kontrolna na koniec miesiąca
- Pobrać raport zamówień i raport rozliczeń za pełny miesiąc kalendarzowy.
- Porównać liczbę i wartość zamówień wysłanych z paragonami, ewidencją i fakturami.
- Pobrać faktury za prowizje, opłaty i reklamy i sprawdzić, czy wskazują numer VAT-UE firmy.
- Przypisać zwroty do pierwotnych zamówień i przygotować korekty.
- Uzgodnić wypłaty z wyciągiem bankowym. Przy wypłatach w walucie przeliczyć je po kursie NBP i ustalić różnice kursowe.
- Wyjaśnić każde potrącenie bez dokumentu przed zamknięciem JPK_V7.
Jak Good Balance może pomóc
Prowadzimy księgi sprzedawców z platform internetowych. Ustawiamy raporty, które da się uzgodnić z ewidencją, księgujemy rozrachunki z operatorem i rozliczamy import usług. Obsługujemy zarówno pełną księgowość dla spółek i większych sklepów, jak i dokumentację sprzedaży w ramach usługi faktur VAT.