Gdy firma płaci zagranicznej spółce technologicznej za narzędzie AI, kampanię reklamową czy serwery w chmurze, trzeba rozstrzygnąć dwie niezależne kwestie: czy powstaje obowiązek pobrania podatku u źródła i jak rozliczyć VAT od importu usług. Typowa subskrypcja oprogramowania „do własnego użytku”, np. ChatGPT, zwykle nie podlega podatkowi u źródła. Reklama i część usług chmurowych mieszczą się już w ustawowym katalogu i bez certyfikatu rezydencji dostawcy mogą oznaczać 20% podatku do zapłaty z własnej kieszeni.
Przedsiębiorca jako płatnik podatku u źródła
Zagraniczna spółka, która uzyskuje w Polsce określone przychody, płaci od nich zryczałtowany podatek dochodowy. Pobiera go polski kontrahent jako płatnik. Ustawa o CIT nakłada ten obowiązek nie tylko na spółki, lecz także na osoby fizyczne będące przedsiębiorcami (art. 26 ust. 1). Dotyczy to więc również jednoosobowej działalności gospodarczej. Pobrany podatek przekazuje się do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania (art. 26 ust. 3), a po zakończeniu roku płatnik składa informację o wypłatach i pobranym podatku w terminie do końca trzeciego miesiąca (art. 26 ust. 3a).
Katalog płatności objętych podatkiem jest zamknięty. Z punktu widzenia firm korzystających z usług cyfrowych liczą się dwie pozycje:
- należności licencyjne — za prawa autorskie, znaki towarowe, know-how (art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT), stawka 20%;
- świadczenia niematerialne — m.in. doradcze, reklamowe, przetwarzania danych, zarządzania i kontroli „oraz świadczenia o podobnym charakterze” (art. 21 ust. 1 pkt 2a), stawka 20%.
Narzędzia AI i oprogramowanie w abonamencie
Abonament na asystenta AI, pakiet biurowy czy program graficzny daje prawo do korzystania z programu wyłącznie na własne potrzeby. Przedsiębiorca nie może kopiować ani rozpowszechniać oprogramowania, nie dostaje kodu i nie udziela dalszych licencji. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych zasadniczo uznają, że takie opłaty nie są „licencyjne” w znaczeniu art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, więc podatku się nie pobiera.
Ocena się zmienia, gdy umowa daje szersze prawa, np. do wbudowania modelu lub biblioteki w produkt sprzedawany klientom, do modyfikowania kodu czy udzielania sublicencji. Wtedy opłata może być należnością licencyjną. Podobnie może być przy dostępie do interfejsu programistycznego, z którego korzysta aplikacja udostępniana klientom.
Reklama, chmura i przetwarzanie danych
Usługi reklamowe są wymienione w katalogu wprost. Opłaty za kampanie w wyszukiwarkach i mediach społecznościowych, kupowane od zagranicznych spółek, podlegają więc co do zasady podatkowi u źródła. W praktyce podatku zwykle się nie pobiera, ponieważ umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania co do zasady przyznają prawo do opodatkowania zysków przedsiębiorstwa państwu jego siedziby. Warunkiem jest jednak udokumentowanie siedziby dostawcy certyfikatem rezydencji uzyskanym od niego (art. 26 ust. 1). Płatnik musi przy tym dochować należytej staranności, czyli m.in. sprawdzić, czy certyfikat dotyczy właściwej spółki i okresu.
Przy usługach chmurowych, takich jak hosting, moc obliczeniowa czy przestrzeń dyskowa, pojawia się pytanie o „przetwarzanie danych”. Interpretacje różnicują sytuacje według zakresu usługi. Samo udostępnienie infrastruktury często nie jest uznawane za świadczenie z katalogu, ale analiza zależy od umowy. Także tutaj certyfikat rezydencji dostawcy usuwa większość ryzyka.
VAT: import usług zamiast faktury z polskim VAT
Usługa od zagranicznego dostawcy na rzecz polskiej firmy jest opodatkowana w Polsce (art. 28b ustawy o VAT), a podatek rozlicza nabywca jako import usług (art. 17 ust. 1 pkt 4).
- Czynny podatnik VAT wykazuje w JPK_V7 VAT należny według stawki krajowej (zwykle 23%) i jednocześnie VAT naliczony w tej samej kwocie, jeżeli usługa służy sprzedaży opodatkowanej. Per saldo nie płaci nic.
- Przedsiębiorca zwolniony z VAT musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE (art. 97 ust. 3 pkt 1), złożyć deklarację VAT-9M i zapłacić podatek. Nie ma przy tym prawa do odliczenia, więc VAT realnie podnosi koszt narzędzia.
Przy zakupie trzeba podać w panelu klienta numer VAT-UE firmy. Jeżeli tego zabraknie, dostawca potraktuje firmę jak konsumenta i doliczy polski VAT na fakturze. Takiego podatku nie da się odliczyć w JPK_V7. Rozwiązaniem jest uzupełnienie danych i prośba o korektę.
Koszt w podatku dochodowym
Abonamenty i usługi wykorzystywane w działalności są kosztem uzyskania przychodu. Kwoty w walucie przelicza się po kursie średnim NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym przed dniem poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o PIT). Dokumentem jest faktura lub rachunek z panelu dostawcy. Warto co miesiąc pobierać je w jednym miejscu, bo wiele serwisów przechowuje je tylko przez ograniczony czas.
Przykład: miesięczne płatności małej agencji
Agencja marketingowa na podatku liniowym, czynny podatnik VAT, w październiku 2026 r. płaci:
| Wydatek | Podatek u źródła | VAT |
|---|---|---|
| Abonament zespołowy na asystenta AI | Nie — licencja użytkownika końcowego | Import usług, VAT należny i naliczony |
| Kampania w wyszukiwarce od spółki z Irlandii | Usługa reklamowa z katalogu. Brak poboru na podstawie umowy z Irlandią — pod warunkiem posiadania aktualnego certyfikatu rezydencji | Import usług |
| Serwer w chmurze od spółki z USA | Do oceny według zakresu usługi; certyfikat rezydencji pozwala zastosować umowę | Import usług |
| Licencja na bibliotekę wbudowaną w aplikację dla klienta | Ryzyko należności licencyjnej — stawka z umowy po uzyskaniu certyfikatu, bez niego 20% | Import usług |
Na co uważać
- Brak certyfikatu rezydencji przy reklamach nie oznacza, że podatek znika. Płatnik, który go nie pobrał, odpowiada za niego własnym majątkiem.
- Przy płatnościach na rzecz podmiotów powiązanych powyżej 2 000 000 zł rocznie obowiązują szczególne zasady poboru (art. 26 ust. 2e).
- Faktura z polskim VAT od zagranicznej platformy zwykle oznacza błędnie podane dane firmy.
- Przy przedsiębiorcy zwolnionym z VAT pierwszy zakup narzędzia z zagranicy uruchamia obowiązek rejestracji VAT-UE.
Jak Good Balance może pomóc
Porządkujemy dokumenty od zagranicznych dostawców, rozliczamy import usług w JPK_V7 lub VAT-9M i pilnujemy certyfikatów rezydencji przy płatnościach z katalogu. Prowadzimy też obieg dokumentów sprzedażowych w ramach usługi faktur VAT. Gdy umowa z dostawcą budzi wątpliwości co do podatku u źródła, przygotowujemy wniosek o interpretację indywidualną.