Na aplikacji mobilnej można zarabiać na kilka sposobów, a każdy z nich ma inne skutki podatkowe: zmienia się klient, miejsce opodatkowania VAT i dokument, który trzeba wystawić. Przed publikacją lub negocjacjami z kupcem warto więc ustalić trzy rzeczy: w jakiej formie prowadzić działalność, kto formalnie jest sprzedawcą wobec użytkownika i komu przysługują prawa autorskie do kodu.
Cztery modele zarabiania i ich konsekwencje
| Model | Kto płaci twórcy | VAT po stronie twórcy | Dokument |
|---|---|---|---|
| Sklep z aplikacjami (płatne pobrania, subskrypcje, zakupy w aplikacji) | Operator sklepu, zwykle spółka z innego państwa UE | Usługa dla zagranicznego podatnika, odwrotne obciążenie | Faktura zbiorcza dla operatora za okres rozliczeniowy |
| Sprzedaż przez własną stronę i bramkę płatności | Bezpośrednio użytkownik, często konsument | Usługa elektroniczna, VAT polski albo kraju konsumenta (OSS) | Ewidencja sprzedaży, faktura na żądanie |
| Reklamy wyświetlane w aplikacji | Sieć reklamowa | Usługa dla zagranicznego podatnika, odwrotne obciążenie | Faktura lub samofakturowanie według umowy z siecią |
| Sprzedaż całej aplikacji lub praw do niej | Inwestor, firma, inny wydawca | Zależnie od nabywcy: 23% w Polsce albo odwrotne obciążenie | Umowa przeniesienia praw w formie pisemnej i faktura |
Modele często się łączą: darmowa aplikacja z reklamami może mieć jednocześnie płatną wersję bez reklam w sklepie i ofertę dla firm sprzedawaną bezpośrednio. Każdy strumień przychodu dokumentuje się wtedy osobno. Szczegóły rozliczeń ze sklepem Apple opisujemy w osobnym artykule o sprzedaży w App Store.
Z firmą czy bez
Osoba fizyczna, która jednorazowo sprzedaje prawa do napisanej przez siebie aplikacji, nie musi zakładać firmy. Przychód opodatkowuje się wtedy jako przychód z praw majątkowych według skali. Twórca może zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu, ale łącznie w roku nie więcej niż 120 000 zł kosztów (art. 22 ust. 9 pkt 3 i ust. 9a ustawy o PIT).
Gdy aplikacja przynosi regularne wpływy ze sklepu, reklam lub abonamentów, jest to zorganizowana i ciągła działalność zarobkowa, czyli działalność gospodarcza. Przy rejestracji w CEIDG przydają się kody PKD 2025:
- 58.29.Z — wydawanie oprogramowania innego niż gry, czyli np. własnej aplikacji użytkowej;
- 58.21.Z — wydawanie gier na komputery i urządzenia mobilne;
- 62.10.B — programowanie na zlecenie klientów (bez gier);
- 62.10.A — programowanie gier na zlecenie.
Formę opodatkowania wybiera się z myślą o kosztach. Przy dużych wydatkach na reklamę, podwykonawców i sprzęt skala lub podatek liniowy bywają korzystniejsze niż ryczałt. Twórca, który sam rozwija aplikację, powinien od początku prowadzić ewidencję potrzebną do ulgi IP Box.
Sprzedaż bezpośrednia do użytkowników
Abonament kupiony przez własną stronę to usługa elektroniczna. Przy sprzedaży konsumentom miejscem jej opodatkowania jest co do zasady kraj, w którym konsument mieszka (art. 28k ustawy o VAT). Polskie przepisy przewidują jednak próg: dopóki roczna wartość takich usług i sprzedaży na odległość do konsumentów z innych państw UE nie przekracza 10 000 euro (42 000 zł), można stosować polski VAT. Po przekroczeniu progu stosuje się stawki państw konsumentów i rozlicza je w procedurze OSS, opisanej w artykule o VAT OSS.
W tym modelu to twórca odpowiada za regulamin, prawa konsumenta, zwroty i ochronę danych. Bramka płatności pobiera opłaty, ale przychodem jest pełna cena zapłacona przez klienta, a opłata bramki jest kosztem.
Sprzedaż całej aplikacji — na co uważać
Kupujący płaci za prawa, nie za pliki, dlatego umowa musi być przygotowana starannie:
- Forma pisemna — umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga jej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim).
- Pola eksploatacji — umowa obejmuje tylko pola wymienione w niej wprost (art. 41 ust. 2). Przy programie komputerowym trzeba wskazać m.in. zwielokrotnianie, modyfikowanie i rozpowszechnianie.
- Łańcuch praw — prawa do kodu napisanego przez pracownika w ramach obowiązków służbowych przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej (art. 74 ust. 3). Przy współpracownikach na umowach B2B potrzebne są osobne umowy przeniesienia; omawiamy je w artykule o przeniesieniu praw autorskich w B2B.
- Elementy obce — biblioteki na licencjach otwartych, grafiki ze stocków i zewnętrzne usługi trzeba opisać w załączniku, bo kupujący nie nabywa do nich praw.
- Przekazanie — repozytorium, klucze, konto w sklepie, domena, dane użytkowników (z podstawą prawną w RODO) i ewentualny okres wsparcia po sprzedaży.
Po stronie podatkowej sprzedaż praw przez firmę to przychód z działalności. Gdy nabywcą jest polski podmiot, czynny podatnik VAT nalicza 23% VAT. Gdy nabywcą jest zagraniczna firma, usługa podlega opodatkowaniu w kraju nabywcy i stosuje się odwrotne obciążenie.
Przykład: trzy strumienie przychodów w jednym roku
Programistka prowadzi działalność na podatku liniowym, jest zwolniona z VAT i ma aplikację do planowania treningów.
- Subskrypcje w sklepach z aplikacjami: co miesiąc faktura dla operatora sklepu z adnotacją „odwrotne obciążenie” i pozycja w informacji VAT-UE. Wcześniej konieczna była rejestracja jako podatnik VAT-UE.
- Pakiety dla klubów fitness sprzedawane z własnej strony polskim firmom: zwykła sprzedaż krajowa. Wliczana jest do limitu zwolnienia z VAT, który w 2026 r. wynosi 240 000 zł.
- Pod koniec roku propozycja odkupienia aplikacji od zagranicznego wydawcy: przed podpisaniem umowy sprawdza ona, czy ma umowy przeniesienia praw od grafika i od podwykonawcy, który napisał moduł płatności.
Najczęstsze błędy
- Uznanie wpływów ze sklepu za sprzedaż konsumentom i naliczanie polskiego VAT od cen detalicznych.
- Brak rejestracji VAT-UE przed pierwszą wypłatą od operatora sklepu lub sieci reklamowej.
- Sprzedaż aplikacji bez umów przeniesienia praw od współtwórców. Kupujący wykryje to w badaniu prawnym i obniży cenę albo odstąpi od transakcji.
- Ryczałt wybrany bez sprawdzenia stawki dla konkretnego rodzaju przychodu.
Jak Good Balance może pomóc
Doradzamy twórcom aplikacji w wyborze formy działalności i opodatkowania, porządkujemy rozliczenia ze sklepami i sieciami reklamowymi oraz przygotowujemy wnioski o interpretację indywidualną, gdy kwalifikacja przychodu jest niepewna. Przed sprzedażą aplikacji sprawdzamy łańcuch praw i umowę w ramach konsultacji prawnej.