Otwarcie restauracji w Polsce wymaga czterech filarów formalnych: rejestracji firmy, zatwierdzenia lokalu przez sanepid, kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży oraz — jeśli w karcie ma być alkohol — zezwoleń z urzędu gminy. Do tego dochodzą wybór formy opodatkowania i zatrudnienie personelu. Poniżej porządkujemy te kroki w kolejności, w jakiej najlepiej je zaplanować, z kwotami obowiązującymi w 2026 r.
Etap 1: forma prawna i rejestracja
Mały lokal prowadzony przez właściciela często startuje jako jednoosobowa działalność gospodarcza (rejestracja w CEIDG jest bezpłatna). Przy większej inwestycji, wspólnikach lub ryzyku sporów z wynajmującym i dostawcami częściej wybiera się spółkę z o.o., która oddziela majątek prywatny od firmowego. Przy rejestracji wskazuje się kody PKD — dla restauracji podstawowym jest działalność restauracji i innych stałych placówek gastronomicznych, a przy sprzedaży alkoholu, cateringu czy dowozie dobrze dodać kody pokrewne. O doborze kodów piszemy w artykule Kody PKD 2026.
Forma opodatkowania ma w gastronomii duże znaczenie. Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych przychody z działalności gastronomicznej są opodatkowane stawką 3%, z wyjątkiem sprzedaży napojów zawierających ponad 1,5% alkoholu, do której stosuje się 8,5%. Przy niskich marżach i wysokich kosztach (czynsz, surowce, wynagrodzenia) korzystniejsze mogą być jednak zasady ogólne lub podatek liniowy, bo pozwalają odliczać koszty. Wybór warto przeliczyć na podstawie biznesplanu przed rejestracją.
Etap 2: lokal i sanepid
Lokal powinien mieć przeznaczenie dopuszczające gastronomię, odpowiednią wentylację, zaplecze sanitarne i układ pomieszczeń zapewniający rozdzielenie dróg czystych i brudnych. Zanim podpiszesz umowę najmu na kilka lat, sprawdź z projektantem lub technologiem żywności, czy przebudowa jest możliwa i ile będzie kosztować.
Kluczowa procedura to zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru prowadzonego przez państwowego powiatowego inspektora sanitarnego. Zakład może rozpocząć działalność dopiero po zatwierdzeniu. Wniosek składa się na piśmie co najmniej 14 dni przed planowanym otwarciem. W praktyce sanepid przeprowadza oględziny lokalu, dlatego warto złożyć wniosek wcześniej, gdy remont jest już ukończony.
Przed otwarciem przygotuj też:
- system zapewnienia bezpieczeństwa żywności oparty na zasadach HACCP oraz dokumentację dobrej praktyki higienicznej,
- orzeczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych dla pracowników mających kontakt z żywnością,
- umowy na odbiór odpadów, w tym olejów posmażalniczych,
- wymogi przeciwpożarowe i oznakowanie dróg ewakuacyjnych.
Etap 3: zezwolenia na alkohol
Sprzedaż alkoholu do spożycia na miejscu wymaga zezwolenia wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego dla lokalizacji lokalu. Zezwolenia wydaje się oddzielnie na trzy grupy napojów:
| Grupa | Zakres | Opłata dla rozpoczynających (rocznie) |
|---|---|---|
| A | do 4,5% alkoholu oraz piwo | 525 zł |
| B | powyżej 4,5% do 18% (bez piwa), m.in. wino | 525 zł |
| C | powyżej 18% alkoholu | 2 100 zł |
W kolejnych latach opłata może być wyższa: gdy roczna sprzedaż w danej grupie przekroczy próg ustawowy (37 500 zł dla grup A i B, 77 000 zł dla grupy C), płaci się procent od wartości sprzedaży z poprzedniego roku. Przedsiębiorca składa oświadczenie o wartości sprzedaży do 31 stycznia. Zezwolenie na sprzedaż do spożycia w miejscu wydaje się na co najmniej 4 lata.
Przed wydaniem zezwolenia gminna komisja rozwiązywania problemów alkoholowych opiniuje zgodność lokalizacji z uchwałami rady gminy, które mogą ograniczać liczbę punktów sprzedaży i określać zasady ich usytuowania. W centrach dużych miast limit bywa wyczerpany, dlatego dostępność zezwoleń warto sprawdzić w urzędzie przed podpisaniem umowy najmu.
Etap 4: kasa fiskalna, VAT i rozliczenia
Usługi stacjonarnych placówek gastronomicznych nie korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej — każdą sprzedaż na rzecz osób prywatnych ewidencjonuje się na kasie od pierwszego dnia. Więcej o tym w artykule Kasa fiskalna w 2026 r.. Restauracje zwykle rejestrują się też jako podatnicy VAT, ponieważ obroty szybko przekraczają limit zwolnienia (240 000 zł w 2026 r.), a odliczenie VAT od remontu i wyposażenia poprawia płynność. Usługi gastronomiczne korzystają co do zasady ze stawki obniżonej, ale niektóre pozycje, np. napoje alkoholowe, podlegają stawce podstawowej.
Plan na 90 dni przed otwarciem
- 90 dni: biznesplan, wybór formy prawnej i opodatkowania, wstępna weryfikacja lokalu i limitów zezwoleń alkoholowych.
- 75 dni: umowa najmu, rejestracja firmy, numer NIP i REGON, rachunek firmowy.
- 60 dni: projekt technologiczny, remont, zamówienie wyposażenia i kasy fiskalnej.
- 30 dni: wniosek do sanepidu, dokumentacja HACCP, rekrutacja i badania personelu, zgłoszenia do ZUS.
- 21 dni: wniosek o zezwolenie alkoholowe (po zatwierdzeniu lokalu lub równolegle, zależnie od wymogów gminy).
- 7 dni: fiskalizacja kasy, próbne otwarcie, ostatnie szkolenia.
Najczęstsze błędy
- Podpisanie wieloletniej umowy najmu bez sprawdzenia, czy lokal przejdzie odbiór sanitarny i czy gmina wyda zezwolenie na alkohol.
- Wybór ryczałtu bez porównania z opodatkowaniem uwzględniającym koszty.
- Rozpoczęcie sprzedaży przed zatwierdzeniem zakładu.
- Niedoszacowanie kosztów pracowniczych, które w gastronomii stanowią jedną z największych pozycji.
Jak Good Balance może pomóc
Przygotowujemy formalny start lokalu gastronomicznego: wybór formy prawnej i opodatkowania, rejestrację spółki lub jednoosobowej działalności, rejestrację VAT oraz bieżącą księgowość i kadry po otwarciu. Dzięki temu można skupić się na kuchni i gościach, a nie na terminach urzędowych.