Refaktura to zwykła faktura, którą przedsiębiorca wystawia, gdy odsprzedaje klientowi usługę kupioną we własnym imieniu, ale w rzeczywistości dla tego klienta. Ustawa o VAT nie używa słowa „refaktura”, lecz stosuje fikcję prawną: kto we własnym imieniu bierze udział w świadczeniu usługi na rzecz osoby trzeciej, ten jest traktowany tak, jakby sam tę usługę otrzymał i wyświadczył. Najważniejsze w praktyce jest odróżnienie refaktury od zwykłego zwrotu wydatków poniesionych w imieniu klienta — bo wtedy faktury w ogóle się nie wystawia.
Refaktura czy zwrot wydatków — prosty test
| Pytanie | Refaktura | Zwrot wydatków |
|---|---|---|
| Na kogo wystawiono fakturę zakupu? | na Pana/Pani firmę | na klienta (firma pośredniczy tylko w płatności) |
| W czyim imieniu zawarto umowę z dostawcą? | we własnym | w imieniu klienta, np. na podstawie pełnomocnictwa |
| Czy kwota wchodzi do podstawy opodatkowania VAT? | tak | nie, jeżeli wydatek jest udokumentowany i ujmowany przejściowo w ewidencji |
| Dokument dla klienta | faktura (w KSeF) | zwykle nota obciążeniowa z kopią dokumentu zakupu |
Ustawa wprost wyłącza z podstawy opodatkowania kwoty otrzymane od klienta jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w jego imieniu i na jego rzecz. Jeżeli jednak firma sama zamówiła usługę i otrzymała fakturę na siebie, mamy do czynienia z odsprzedażą — i trzeba wystawić fakturę z VAT.
Kiedy przepisy o odsprzedaży usług mają zastosowanie
Konstrukcja refaktury dotyczy wyłącznie usług. Odsprzedaż towaru jest po prostu jego dostawą i rozlicza się ją na ogólnych zasadach. Typowe przykłady:
- firma budowlana zamawia transport i dźwig, a następnie obciąża nimi inwestora,
- organizator konferencji kupuje noclegi i wyżywienie dla uczestników zgłoszonych przez klienta,
- wynajmujący lokal odsprzedaje najemcy usługę ochrony czy sprzątania części wspólnych,
- spółka z grupy kupuje licencje lub szkolenia dla kilku spółek powiązanych i dzieli koszt.
Odrębną kwestią jest rozliczanie mediów (prąd, woda, ogrzewanie) przy najmie. To, czy są one samodzielnym świadczeniem, czy elementem czynszu, zależy od umowy i możliwości wpływu najemcy na zużycie — przy takich umowach warto rozstrzygnąć sprawę indywidualnie.
VAT na refakturze: stawka, moment i marża
Stawka i zwolnienia
Ponieważ firma „wchodzi w buty” usługodawcy, w praktyce przyjmuje się, że odsprzedawana usługa zachowuje swój charakter. Refakturowany nocleg opodatkowany jest tak jak nocleg, a usługa zwolniona z VAT (np. ubezpieczeniowa) pozostaje zwolniona. Przy refakturze nie należy więc automatycznie stosować stawki podstawowej 23%.
Obowiązek podatkowy
Obowiązuje zasada ogólna: VAT należny powstaje z chwilą wykonania usługi. Przy usługach rozliczanych okresowo, np. miesięczna ochrona obiektu, usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu rozliczeniowego. Data zakupu u pierwotnego dostawcy nie przesądza o dacie refaktury — liczy się wykonanie usługi odsprzedawanej klientowi.
Marża
Przepisy nie zakazują doliczenia narzutu. Podstawą opodatkowania jest wszystko, co firma otrzymuje od klienta, więc przy marży VAT nalicza się od pełnej kwoty. Brak marży również jest dopuszczalny i nie oznacza, że transakcja traci charakter odsprzedaży.
Odliczenie
Czynny podatnik VAT odlicza podatek z faktury zakupu na ogólnych zasadach, bo zakup służy czynności opodatkowanej. Firma zwolniona z VAT wystawia refakturę bez podatku i nie odlicza VAT z zakupu.
Refaktura w KSeF i w podatku dochodowym
Refaktura jest zwykłą fakturą, więc od 2026 r. podlega tym samym zasadom co inne faktury w Krajowym Systemie e-Faktur: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, a najmniejsi przedsiębiorcy (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027 r. Słowo „refaktura” nie jest wymaganym elementem faktury; można je umieścić w opisie, ale nie zmienia to rozliczenia.
W podatku dochodowym kwota z refaktury jest przychodem, a faktura zakupu — kosztem uzyskania przychodu. Przy refakturze bez marży wynik się znosi, ale obie pozycje muszą trafić do ewidencji. Ma to znaczenie przy limitach, które zależą od wysokości przychodów, np. limicie zwolnienia podmiotowego z VAT czy statusie małego podatnika.
Przykład krok po kroku
Agencja eventowa (czynny podatnik VAT) organizuje dla klienta wyjazd szkoleniowy. We własnym imieniu rezerwuje w hotelu 20 noclegów za 8 000 zł netto i otrzymuje fakturę na siebie. Ustalony z klientem narzut wynosi 10%.
- Agencja odlicza VAT z faktury hotelu w swoim rozliczeniu.
- Po zakończeniu pobytu wystawia klientowi fakturę na 8 800 zł netto, stosując stawkę właściwą dla usług noclegowych, a nie 23%.
- Faktura trafia do KSeF; w opisie może pojawić się dopisek, że dotyczy odsprzedaży usług hotelowych.
- W PIT lub CIT agencja wykazuje 8 800 zł przychodu i 8 000 zł kosztu.
Gdyby hotel wystawił fakturę bezpośrednio na klienta, a agencja jedynie przekazała zapłatę, wystarczyłaby nota obciążeniowa, bez VAT i bez przychodu u agencji.
Najczęstsze błędy
- Stosowanie stawki 23% do każdej refaktury, niezależnie od rodzaju usługi.
- Wystawianie noty obciążeniowej, gdy faktura zakupu jest wystawiona na firmę refakturującą.
- Ustalanie daty refaktury według daty otrzymania faktury od dostawcy.
- Pomijanie refaktur przy liczeniu limitów przychodowych.
Ogólne zasady VAT, stawki i limity opisujemy w artykule VAT w Polsce.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy ustalić, czy w danej sytuacji potrzebna jest refaktura, czy nota, i przygotowujemy poprawne faktury VAT, także w KSeF. Klientom prowadzącym księgi rachunkowe zapewniamy w ramach pełnej księgowości spójne ujęcie refaktur w VAT, przychodach i kosztach.