Psycholog, który zaczyna przyjmować pacjentów prywatnie, może w pierwszym okresie działać bez rejestracji firmy — pod warunkiem że przychód nie przekroczy w 2026 r. 10 813,50 zł w kwartale i w ostatnich 60 miesiącach nie prowadził działalności gospodarczej. Gdy pacjentów przybywa, pojawia się współpraca z placówkami lub firmami albo oferta wykracza poza konsultacje, rozsądniejsza staje się jednoosobowa działalność gospodarcza. Poniżej porównanie obu ścieżek z perspektywy praktyki psychologicznej.
Działalność nierejestrowana — dla kogo w praktyce psychologa
Model ten sprawdza się, gdy psycholog ma etat (np. w poradni lub szkole) i prywatnie przyjmuje kilka osób w miesiącu albo dopiero sprawdza, czy praktyka ma szansę się utrzymać. Warunki w 2026 r.:
- przychód należny nie wyższy niż 225% minimalnego wynagrodzenia w kwartale, czyli 10 813,50 zł,
- brak działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy (wcześniejsza firma zawieszona przez ten okres nie przekreśla tej możliwości),
- usługi świadczone samodzielnie, bez spółki cywilnej.
Do limitu wlicza się kwoty z wystawionych rachunków, także te, których pacjent jeszcze nie zapłacił. Po przekroczeniu limitu w trakcie kwartału trzeba w ciągu 7 dni zarejestrować firmę w CEIDG.
Czego nie daje działalność nierejestrowana
Brak składek ZUS oznacza też brak ubezpieczenia z tego tytułu — zdrowotnego, emerytalnego i chorobowego. Dla osoby na etacie nie jest to problem, ale psycholog utrzymujący się wyłącznie z praktyki musiałby zadbać o ubezpieczenie zdrowotne w inny sposób. Trzeba też pamiętać o rozróżnieniu: jeżeli psycholog podpisuje z poradnią lub fundacją umowę zlecenia, to nie jest działalność nierejestrowana, lecz zlecenie, a składki odprowadza zleceniodawca.
Porównanie: nierejestrowana a JDG
| Kwestia | Działalność nierejestrowana | JDG |
|---|---|---|
| Rejestracja | brak (bez NIP i REGON, o ile nie ma rejestracji VAT ani kasy) | wpis do CEIDG, bezpłatny |
| Limit przychodu | 10 813,50 zł w kwartale (2026 r.) | brak |
| Składki ZUS | brak | ulga na start, potem preferencyjne składki, następnie pełne |
| Podatek dochodowy | skala podatkowa, rozliczenie raz w roku w PIT-36 | wybór: skala, podatek liniowy albo ryczałt |
| Ewidencja | uproszczona ewidencja sprzedaży | ewidencja przychodów lub księga przychodów i rozchodów |
| Współpraca z firmami | utrudniona — kontrahenci zwykle oczekują faktury z NIP | bez ograniczeń |
Szczegółowe zasady modelu bez rejestracji opisuje artykuł o działalności nierejestrowanej.
VAT: konsultacje są zwolnione, doradztwo dla firm już nie
Ustawa o VAT (art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. d) zwalnia z podatku usługi opieki medycznej świadczone w ramach zawodu psychologa, jeśli służą profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia. Konsultacje, diagnoza i terapia pacjentów mieszczą się w tym zwolnieniu niezależnie od wysokości obrotów. Co istotne, przychody z takich usług nie są wliczane do limitu zwolnienia podmiotowego (240 000 zł w 2026 r.).
Sytuacja zmienia się, gdy psycholog poszerza ofertę o usługi, które nie mają celu zdrowotnego:
- szkolenia i warsztaty dla pracowników,
- ocena kandydatów i badania kompetencji na zlecenie działów kadr,
- doradztwo dla kadry zarządzającej.
Takie usługi są opodatkowane VAT. Do 240 000 zł sprzedaży można co do zasady korzystać ze zwolnienia podmiotowego, ale ustawa wyklucza z niego podatników świadczących usługi w zakresie doradztwa. Jeżeli więc część oferty ma charakter doradczy, rejestracja do VAT bywa konieczna od pierwszej takiej faktury. Przed rozszerzeniem działalności warto opisać każdą usługę i ocenić ją z księgowym.
Kody PKD i podatek dochodowy w JDG
W klasyfikacji PKD 2025 praktyka psychologiczna ma własną podklasę: 86.93.Z — działalność psychologiczna i psychoterapeutyczna, z wyłączeniem lekarskiej. Obejmuje ona porady i leczenie zdrowia psychicznego prowadzone przez psychologów i psychoterapeutów. Przy szkoleniach lub doradztwie dla firm dopisuje się kody odpowiadające tym usługom.
Formę opodatkowania dobiera się do skali i kosztów praktyki:
- ryczałt — usługi w zakresie opieki zdrowotnej (PKWiU dział 86) mają stawkę 14% przychodu; usługi szkoleniowe czy doradcze mogą podlegać innym stawkom, więc ewidencja musi je rozdzielać,
- skala podatkowa — 12% i 32% z kwotą wolną 30 000 zł, z możliwością odliczenia kosztów (najem gabinetu, superwizja, szkolenia, testy psychologiczne),
- podatek liniowy — 19%, rzadziej opłacalny na początku praktyki.
Składka zdrowotna zależy od formy: na skali wynosi 9% dochodu, nie mniej niż 432,54 zł miesięcznie (od lutego 2026 r. do stycznia 2027 r.), a ryczałtowiec, którego roczny przychód nie przekracza 60 000 zł, płaci w 2026 r. 498,35 zł za miesiąc.
Koszty praktyki — kiedy mają znaczenie
Wybór między ryczałtem a skalą zależy w dużej mierze od kosztów. Na ryczałcie podatek liczy się od przychodu, więc wydatki nie obniżają podatku. Na skali i podatku liniowym można rozliczyć m.in.:
- najem gabinetu (także na godziny) i opłaty eksploatacyjne,
- superwizję, szkolenia specjalistyczne i konferencje,
- licencje na testy psychologiczne i literaturę fachową,
- oprogramowanie do umawiania wizyt i dokumentacji, sprzęt komputerowy,
- ubezpieczenie OC zawodowe i składki stowarzyszeń zawodowych.
Praktyka, w której koszty stanowią niewielki ułamek przychodu (np. praca w gabinecie zespołowym za stałą opłatą), zwykle wychodzi lepiej na ryczałcie 14%. Psycholog, który wynajmuje własny lokal i dużo inwestuje w szkolenia, powinien porównać obie formy na liczbach. Formę opodatkowania wybiera się na cały rok — oświadczenie składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w danym roku.
Przykład: od kilku pacjentów do pełnej praktyki
- Etap 1. Pani Anna pracuje w poradni psychologiczno-pedagogicznej, a w soboty przyjmuje prywatnie około 20 osób w kwartale po 180 zł. Przychód (3 600 zł) mieści się w limicie, więc działa bez rejestracji, prowadzi ewidencję sprzedaży i rozlicza dochód w PIT-36.
- Etap 2. Liczba pacjentów rośnie do 70 w kwartale (12 600 zł). Limit zostaje przekroczony w trzecim miesiącu kwartału — od tego dnia ma 7 dni na wpis do CEIDG. Wybiera ryczałt 14% i korzysta z ulgi na start.
- Etap 3. Firma szkoleniowa proponuje jej cykl warsztatów dla menedżerów. Przed wystawieniem pierwszej faktury pani Anna sprawdza z księgowym, czy usługa nie jest doradztwem wykluczającym zwolnienie z VAT, i ustala osobną stawkę ryczałtu dla tych przychodów.
Na co uważać
- Kasa fiskalna: sprzedaż na rzecz osób prywatnych może wymagać ewidencjonowania na kasie po przekroczeniu limitu obrotów — zasady opisuje artykuł o kasach fiskalnych.
- Dokumentacja pacjentów to dane szczególnej kategorii w rozumieniu RODO — przechowywanie notatek i wyników testów trzeba zabezpieczyć niezależnie od formy działalności.
- Gabinet wynajmowany na godziny: umowa najmu z określonym zakresem pomaga udokumentować koszty w JDG.
Jak pomoże Good Balance
Pomagamy psychologom przejść od działalności nierejestrowanej do JDG w odpowiednim momencie: dobieramy kody PKD, formę opodatkowania i sprawdzamy, które usługi korzystają ze zwolnienia z VAT. Zakres usług opisuje strona o zakładaniu jednoosobowej działalności, a bieżące rozliczenia prowadzimy w ramach księgowości uproszczonej.