Programista mieszkający w Polsce, który pracuje na jednoosobowej działalności dla klienta z zagranicy, rozlicza przychód w polskim PIT tak samo jak od klienta krajowego — według wybranej formy opodatkowania, po przeliczeniu waluty na złote. Różnice dotyczą głównie VAT: usługa dla zagranicznej firmy co do zasady nie jest opodatkowana w Polsce, faktura zawiera adnotację „odwrotne obciążenie”, a przy kliencie z Unii trzeba mieć rejestrację VAT UE i składać informacje podsumowujące. Poniżej omawiamy krok po kroku, co zmienia zagraniczny kontrakt.
Podatek dochodowy: rezydencja decyduje
Osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce podlega tu opodatkowaniu od wszystkich swoich dochodów, bez względu na to, gdzie siedzibę ma klient. Kontrakt z firmą z Niemiec, Wielkiej Brytanii czy USA nie zmienia więc formy opodatkowania: przychód trafia do tej samej ewidencji co sprzedaż krajowa i jest opodatkowany według skali, podatku liniowego albo ryczałtu (dla wielu usług programistycznych 12%).
Inaczej jest, gdy programista faktycznie przenosi życie za granicę albo spędza tam znaczną część roku. Wtedy trzeba ustalić, w którym państwie jest rezydentem podatkowym — zasady opisuje artykuł Rezydencja podatkowa w PIT.
Przeliczenie waluty
Do przeliczenia przychodu w walucie obcej stosuje się kurs średni ogłoszony przez NBP w dniu roboczym, który poprzedza dzień powstania przychodu. Dla usług tym dniem jest zwykle dzień wykonania usługi lub wystawienia faktury, jeśli nastąpiło to wcześniej. Gdy zapłata wpływa po innym kursie, powstaje różnica kursowa, która zwiększa przychód albo koszty. Sposób jej ujęcia zależy od formy opodatkowania.
VAT: klient z Unii, spoza Unii, sklep z aplikacjami
Przy usługach świadczonych dla firm miejscem opodatkowania VAT jest państwo, w którym usługobiorca ma siedzibę (art. 28b ustawy o VAT). Polski programista nie dolicza więc polskiego VAT, a podatek rozlicza nabywca u siebie.
| Klient | Rejestracja | Faktura | Raportowanie |
|---|---|---|---|
| Firma z innego kraju UE | VAT UE (także przy zwolnieniu z VAT) | bez polskiego VAT, numer VAT UE nabywcy, adnotacja „odwrotne obciążenie” | informacja podsumowująca VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca (JPK tylko u czynnych podatników VAT) |
| Firma spoza UE (np. USA, Wielka Brytania) | VAT UE nie jest wymagany | bez polskiego VAT, z oznaczeniem, że usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce; adnotacja „odwrotne obciążenie”, jeśli podatek rozlicza nabywca | JPK (u czynnych podatników VAT) |
| Sklep z aplikacjami z siedzibą w UE | VAT UE | faktura dla operatora sklepu, zwykle co miesiąc, jak dla firmy z UE | VAT-UE (JPK tylko u czynnych podatników VAT) |
Ważny szczegół: obowiązek rejestracji jako podatnik VAT UE dotyczy również przedsiębiorcy zwolnionego z VAT, jeśli świadczy usługi dla firm z innych krajów Unii. Wiele osób pomija ten krok, bo „nie jest na VAT”. Procedurę opisuje artykuł Rejestracja do VAT UE.
Podatek pobrany za granicą
Niektóre państwa i platformy pobierają podatek u źródła od wypłat dla zagranicznych usługodawców, zwłaszcza od należności licencyjnych (np. za sprzedaż aplikacji lub licencje na oprogramowanie). Zwykle da się go obniżyć lub uniknąć, przekazując płatnikowi certyfikat rezydencji podatkowej z polskiego urzędu skarbowego albo formularz wymagany przez dane państwo.
Jeżeli podatek mimo to zostanie pobrany, przedsiębiorca na podatku liniowym może odliczyć go od polskiego podatku, ale tylko do wysokości tej części polskiego podatku, która proporcjonalnie przypada na dochód zagraniczny (art. 30c ust. 4 ustawy o PIT). Podobny mechanizm działa na skali. Szczegóły zależą od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym państwem.
Praca fizycznie za granicą
Kontrakt zdalny z zagranicznym klientem to co innego niż praca na miejscu u klienta. Dłuższy pobyt w innym państwie może:
- wymagać zaświadczenia A1 z ZUS, aby składki nadal opłacać w Polsce;
- przy stałym biurze lub długim projekcie na miejscu rodzić ryzyko powstania zakładu, czyli opodatkowania części dochodu za granicą;
- przy przeniesieniu centrum życiowego zmienić rezydencję podatkową.
Przed wyjazdem na projekt trwający kilka miesięcy warto przeanalizować postanowienia właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Przykład: faktura w euro dla klienta z Niemiec
Programista na ryczałcie, zwolniony z VAT, zarejestrowany jako podatnik VAT UE, wykonuje usługę w maju 2026 r. za 6 000 euro i wystawia fakturę 29 maja.
- Faktura: numer VAT UE klienta, kwota w euro bez polskiego VAT, adnotacja „odwrotne obciążenie”.
- Przeliczenie: kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed 29 maja, czyli z 28 maja 2026 r., wynosił 4,2355 zł, więc przychód to 25 413 zł.
- Ryczałt: 12% od 25 413 zł, czyli po zaokrągleniu 3 050 zł w rozliczeniu za maj.
- VAT: do 25 czerwca informacja podsumowująca VAT-UE z wykazaną usługą.
Zwolnienie podmiotowe z VAT nie przeszkadza w tej transakcji, ale rejestracja VAT UE jest obowiązkowa przed pierwszą usługą.
Najczęstsze błędy
- Brak rejestracji VAT UE przy pierwszym kliencie z Unii.
- Pominięcie informacji podsumowującej VAT-UE.
- Przeliczanie przychodu po kursie z dnia zapłaty zamiast z dnia poprzedzającego przychód.
- Doliczanie polskiego VAT na fakturze dla zagranicznej firmy.
- Brak certyfikatu rezydencji, przez co platforma pobiera podatek u źródła w pełnej wysokości.
Jak Good Balance może pomóc
Rejestrujemy przedsiębiorców do VAT UE, sprawdzamy poprawność faktur dla zagranicznych klientów, przeliczamy przychody walutowe i składamy informacje VAT-UE w ramach księgowości uproszczonej. Przy kontraktach z elementem pracy za granicą lub podatkiem u źródła pomagamy uzyskać interpretację indywidualną.