Profil zaufany to bezpłatny państwowy środek identyfikacji elektronicznej: pozwala zalogować się do serwisów urzędowych i podpisać wniosek podpisem zaufanym, który w sprawach urzędowych zastępuje podpis odręczny. Założy go każda osoba z numerem PESEL, która ukończyła 13 lat — także cudzoziemiec. Profil jest ważny 3 lata i można go przedłużać online.
Do czego przyda się profil zaufany
Dla przedsiębiorcy i dla osoby, która dopiero urządza się w Polsce, profil zaufany jest kluczem do większości spraw załatwianych przez internet. Za jego pomocą można między innymi:
- zarejestrować, zawiesić lub zmienić jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG przez biznes.gov.pl,
- zalogować się do eUrzędu Skarbowego, złożyć PIT i zamówić zaświadczenie,
- korzystać z portalu eZUS: zgłaszać pracowników, sprawdzać składki, składać wnioski,
- wejść na Internetowe Konto Pacjenta i odebrać e-receptę czy e-skierowanie,
- złożyć pismo przez ePUAP, np. wniosek o odpis aktu stanu cywilnego,
- podpisać dokumenty w sprawach z urzędami bez drukowania i skanowania.
Warto pamiętać o ograniczeniu: podpis zaufany działa w relacjach z administracją publiczną. Do zawierania umów między firmami czy podpisywania dokumentów spółki w KRS w wielu przypadkach potrzebny jest podpis kwalifikowany — różnice opisujemy w artykule Podpis elektroniczny w Polsce.
Kto może założyć profil
- osoba, która ukończyła 13 lat,
- ma nadany numer PESEL,
- ma pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
Obywatelstwo nie ma znaczenia. Dla cudzoziemca warunkiem wstępnym jest więc numer PESEL — bez niego profilu nie da się założyć. Obywatele Ukrainy objęci specustawą mogą potwierdzić profil już podczas nadawania numeru PESEL w urzędzie gminy.
Cztery sposoby założenia profilu
| Sposób | Czego potrzebujesz | Dla kogo |
|---|---|---|
| Bankowość elektroniczna | konto w banku współpracującym z systemem | najszybsza droga; lista banków jest ograniczona |
| E-dowód | dowód osobisty z warstwą elektroniczną i telefon z NFC lub czytnik | obywatele Polski |
| Rozmowa wideo z urzędnikiem | ważny polski dowód osobisty lub polski paszport, kamera i mikrofon | obywatele Polski, także mieszkający za granicą |
| Punkt potwierdzający | wniosek internetowy i dokument tożsamości (dowód, paszport, karta pobytu) | uniwersalnie, w tym cudzoziemcy |
W nowej wersji systemu dostępna jest też ścieżka z certyfikatem kwalifikowanym i aplikacją do podpisu. Wizyta w punkcie potwierdzającym jest wymagana ze względów bezpieczeństwa — urzędnik porównuje dane z wniosku z dokumentem i rejestrem PESEL. Można wybrać dowolny punkt, niezależnie od miejsca zamieszkania, również w placówce za granicą.
Krok po kroku: cudzoziemiec bez polskiego banku
- Uzyskaj PESEL. Bez numeru ewidencyjnego dalsze kroki nie są możliwe.
- Złóż wniosek przez internet. Na stronie profilu zaufanego wybierz zakładanie profilu przez wniosek, ustal nazwę użytkownika i hasło, podaj adres e-mail i numer telefonu komórkowego — na niego będą przychodzić kody autoryzacyjne.
- Wybierz punkt potwierdzający. Najczęściej jest to urząd gminy, urząd skarbowy lub placówka ZUS.
- Staw się osobiście z paszportem lub kartą pobytu. Na potwierdzenie jest 30 dni od złożenia wniosku, dlatego nie warto zwlekać po złożeniu wniosku.
- Zaloguj się i sprawdź działanie — np. wchodząc do eUrzędu Skarbowego.
Jeśli cudzoziemiec ma już rachunek w polskim banku obsługującym profil zaufany, wizytę w urzędzie można pominąć i założyć profil w kilka minut w bankowości internetowej.
Ważność, przedłużenie i bezpieczeństwo
Profil jest ważny przez 3 lata od potwierdzenia. W każdej chwili można przedłużyć go o kolejne 3 lata po zalogowaniu, bez wizyty w urzędzie. Każdej osobie przysługuje tylko jeden ważny profil, bo jest on przypisany do numeru PESEL.
Podpis zaufany autoryzuje się kodem SMS, powiadomieniem w aplikacji mObywatel albo przez bank, jeśli profil jest z nim powiązany. Kilka praktycznych zasad:
- aktualizuj numer telefonu w ustawieniach profilu — po jego zmianie bez aktualizacji nie podpiszesz dokumentu,
- zapisz nazwę użytkownika i hasło nawet przy profilu bankowym; po odłączeniu banku będą potrzebne do logowania,
- nie przekazuj danych logowania księgowej ani znajomym — do działania w Twoim imieniu służą pełnomocnictwa, np. pełnomocnictwo ogólne w eUrzędzie Skarbowym lub upoważnienie w eZUS,
- pilnuj daty wygaśnięcia, zwłaszcza przed terminem rocznego zeznania.
Przykład
Informatyk z Indii pracuje w Polsce na podstawie karty pobytu i chce przejść z etatu na własną działalność. Ma już PESEL, ale jego bank nie obsługuje profilu zaufanego. W niedzielę składa wniosek przez internet, we wtorek potwierdza profil w urzędzie gminy, okazując kartę pobytu, a w środę rejestruje działalność w CEIDG przez biznes.gov.pl i podpisuje wniosek podpisem zaufanym. Tego samego dnia udziela biuru rachunkowemu pełnomocnictwa w eUrzędzie Skarbowym, zamiast przekazywać mu swoje hasło.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy cudzoziemcom przejść przez pierwsze formalności w Polsce — od numeru PESEL i profilu zaufanego po sprawy pobytowe. Szczegóły znajdą Państwo w opisie usługi legalizacji pobytu. Jeżeli profil ma posłużyć do założenia firmy, przeprowadzimy też rejestrację działalności i ustanowimy pełnomocnictwa do obsługi księgowej. Ogólny przebieg zakładania firmy opisujemy w artykule Jak założyć JDG w 2026 r..