Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny dla pracownika, ale obowiązkowy dla pracodawcy system długoterminowego oszczędzania. Firma zatrudniająca choćby jedną osobę objętą ustawą musi wybrać instytucję finansową, zapisać uprawnionych do programu i co miesiąc odprowadzać wpłaty — chyba że wszyscy z niego zrezygnują. Poniżej omawiamy obowiązki pracodawcy w 2026 r. krok po kroku, terminy i kary za ich pominięcie.
Kogo obejmuje PPK
Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych posługuje się pojęciem „osoby zatrudnionej”. Należą do niej m.in.:
- pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę,
- osoby po 18. roku życia pracujące na umowie zlecenia lub umowie agencyjnej,
- wynagradzani członkowie rad nadzorczych,
- osoby przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński,
— pod warunkiem, że z tego tytułu podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce. Zleceniobiorca, który jest np. studentem do 26. roku życia i nie płaci składek emerytalnej i rentowej, nie jest objęty PPK.
Wiek ma znaczenie: osoby w wieku 18–54 lat zapisuje się automatycznie, osoby od 55. do 70. roku życia — wyłącznie na ich wniosek (pracodawca musi poinformować je o takiej możliwości), a osób, które w dniu zatrudnienia ukończyły 70 lat, nie zapisuje się wcale.
Kto może nie stosować ustawy
Z obowiązku są zwolnieni:
- mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły pisemne deklaracje rezygnacji z wpłat,
- osoby fizyczne zatrudniające kogoś prywatnie, poza działalnością gospodarczą (np. opiekunkę do dziecka),
- pracodawcy prowadzący pracowniczy program emerytalny (PPE), w którym uczestniczy co najmniej 25% zatrudnionych, a składka podstawowa wynosi co najmniej 3,5% wynagrodzenia.
Uwaga dla mikrofirm: zwolnienie działa tylko wtedy, gdy rezygnację złożą wszyscy. Wystarczy, że jedna nowo zatrudniona osoba nie złoży deklaracji, a obowiązek wraca.
Obowiązki pracodawcy krok po kroku
- Wybór instytucji finansowej. Pracodawca wybiera ją w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma — z reprezentacją osób zatrudnionych. Oferty są prezentowane w portalu PPK.
- Umowa o zarządzanie PPK. Zawiera się ją elektronicznie, najpóźniej na 10 dni roboczych przed dniem, w którym trzeba zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK.
- Umowa o prowadzenie PPK za każdego uprawnionego. Najwcześniej można ją podpisać po 14 dniach pracy danej osoby. Ostateczny termin przypada na 10. dzień miesiąca następującego po tym, w którym minęły trzy miesiące zatrudnienia — np. przy zatrudnieniu od 1 marca trzy miesiące upływają z końcem maja, więc umowę trzeba zawrzeć do 10 czerwca. Do stażu wlicza się okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy.
- Naliczanie i potrącanie wpłat przy każdej wypłacie wynagrodzenia.
- Przekazanie wpłat do instytucji finansowej — najpóźniej 15. dnia kolejnego miesiąca po wypłacie, przy której je naliczono.
- Obsługa deklaracji — przyjmowanie rezygnacji, zmian wysokości wpłat i wniosków o wznowienie; o rezygnacji pracodawca informuje instytucję finansową w ciągu 7 dni.
- Ponowny zapis co 4 lata. Do końca lutego pracodawca informuje osoby, które zrezygnowały, że od 1 kwietnia wpłaty zostaną wznowione, chyba że ponownie złożą rezygnację.
Wysokość wpłat w 2026 r.
| Rodzaj wpłaty | Pracodawca | Uczestnik |
|---|---|---|
| Podstawowa | 1,5% wynagrodzenia | 2% wynagrodzenia (od 0,5% przy niskich zarobkach) |
| Dodatkowa (dobrowolna) | do 2,5% wynagrodzenia | do 2% wynagrodzenia |
Obniżona wpłata uczestnika (od 0,5%) jest możliwa, gdy jego miesięczne wynagrodzenie ze wszystkich źródeł nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł obowiązującym w 2026 r. próg ten wynosi 5 767,20 zł brutto.
Państwo dokłada do programu dwie kwoty: wpłatę powitalną 250 zł (po co najmniej 3 pełnych miesiącach uczestnictwa) oraz dopłatę roczną 240 zł, jeśli suma wpłat w roku osiągnęła wymagany poziom.
Przykład wyliczenia
Pracownik zarabia 8 000 zł brutto miesięcznie i nie zrezygnował z PPK. Pracodawca nie deklarował wpłat dodatkowych.
- wpłata pracodawcy: 1,5% × 8 000 zł = 120 zł,
- wpłata pracownika potrącana z wynagrodzenia: 2% × 8 000 zł = 160 zł,
- łącznie na rachunek PPK trafia 280 zł miesięcznie, czyli 3 360 zł w skali roku, plus dopłaty państwa.
Dla firmy oznacza to dodatkowy koszt 120 zł miesięcznie na tego pracownika. Wpłaty pracodawcy nie są wliczane do podstawy składek ZUS, ale dla pracownika stanowią przychód podlegający opodatkowaniu PIT, co trzeba uwzględnić na liście płac.
Kary i najczęstsze błędy
Ustawa przewiduje grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku za niezawarcie umowy o zarządzanie w terminie. Za niezawarcie umowy o prowadzenie PPK, nieodprowadzanie wpłat, podawanie nieprawdziwych danych lub brak dokumentacji grozi grzywna, której dolna granica to 1 000 zł, a górna — milion złotych. Ponadto zakazane jest nakłanianie pracowników do rezygnacji.
W praktyce najczęściej spotykamy:
- przeoczenie terminu zapisu nowych osób, zwłaszcza zleceniobiorców,
- brak informacji dla osób powyżej 55. roku życia o możliwości przystąpienia,
- przyjmowanie rezygnacji w formie innej niż pisemna deklaracja,
- pominięcie ponownego zapisu po upływie 4 lat.
Jak Good Balance może pomóc
Przejmujemy obsługę PPK jako część obsługi kadrowej i płacowej: pilnujemy terminów zapisu, naliczamy wpłaty na liście płac, prowadzimy deklaracje i przygotowujemy ponowny zapis. Koszty programu ujmujemy prawidłowo w ramach pełnej księgowości. Więcej o kosztach zatrudnienia przeczytasz w artykule Umowa o pracę 2026.