Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) można w 2026 r. uzyskać na dwa sposoby: elektronicznie przez e-Platformę KRK za 20 zł albo w formie papierowej za 30 zł, składając formularz zapytania w punkcie informacyjnym lub pocztą. Wersja elektroniczna przychodzi w ciągu 7 dni, a w punkcie obsługi dokument wydawany jest zwykle tego samego dnia. Poniżej wyjaśniamy, który wariant wybrać, ile to kosztuje i na co zwrócić uwagę, gdy zaświadczenie ma trafić do pracodawcy, sądu rejestrowego albo urzędu za granicą.
Czym jest informacja z KRK i co z niej wynika
Potocznie mówi się o „zaświadczeniu o niekaralności”, ale formalnie jest to informacja o osobie (lub o podmiocie zbiorowym) wydana na podstawie danych zgromadzonych w rejestrze prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości. Dokument stwierdza, czy dana osoba figuruje w rejestrze, a jeśli tak – jakie wpisy jej dotyczą.
Rejestr obejmuje nie tylko prawomocne wyroki za przestępstwa i przestępstwa skarbowe. Trafiają do niego także m.in. warunkowe umorzenia postępowania, orzeczone środki zabezpieczające, kary aresztu za wykroczenia, osoby tymczasowo aresztowane i poszukiwane listem gończym. Wpis, który uległ zatarciu, nie powinien już pojawić się w informacji.
Zaświadczenie z KRK nie jest więc dokumentem „o dobrym prowadzeniu się”. Pokazuje wyłącznie to, co zostało formalnie odnotowane w rejestrze w dniu jego wygenerowania.
Kiedy zaświadczenie jest potrzebne w biznesie
Najczęściej o informację z KRK prosi pracodawca, ale tylko wtedy, gdy wymóg niekaralności wynika z przepisów dla danego stanowiska lub branży (np. praca z dziećmi, ochrona osób i mienia, sektor finansowy). Z perspektywy przedsiębiorcy ważne są też sytuacje, w których to firma lub jej władze muszą wykazać niekaralność:
- zarząd i rada nadzorcza spółki kapitałowej – Kodeks spółek handlowych wyklucza z pełnienia tych funkcji osoby skazane za określone przestępstwa gospodarcze i przeciwko mieniu; sąd rejestrowy sprawdza to w KRK przy wpisie, a kontrahent lub bank może poprosić o potwierdzenie z KRK,
- koncesje, licencje i wpisy do rejestrów działalności regulowanej – np. transport, agencje zatrudnienia, broń,
- przetargi publiczne – zamawiający może żądać informacji z KRK dla wykonawcy i członków jego organów,
- sprawy cudzoziemców i wyjazdy – zaświadczenie bywa wymagane przez urzędy innych państw, a cudzoziemcy mieszkający w Polsce potrzebują go niekiedy w procedurach pobytowych lub przy zakładaniu działalności.
Jeżeli zaświadczenie ma dotyczyć samej spółki (np. w przetargu), składa się zapytanie o podmiot zbiorowy – osobny formularz, z tą samą opłatą co dla osoby fizycznej.
Wersja elektroniczna czy papierowa – porównanie
| Kryterium | e-Platforma KRK | Punkt informacyjny lub poczta |
|---|---|---|
| Opłata w 2026 r. | 20 zł, wyłącznie przez system płatności platformy | 30 zł (przelew, e-znak opłaty sądowej, kasa) |
| Czas oczekiwania | do 7 dni kalendarzowych | osobiście zwykle tego samego dnia; pocztą dłużej |
| Forma dokumentu | plik XML z podpisem elektronicznym | dokument papierowy z podpisem i pieczęcią |
| Wymagania | konto na platformie, potwierdzenie tożsamości (np. profil zaufany) | dokument tożsamości, wypełniony formularz zapytania |
Kluczowa praktyczna różnica: elektronicznego zaświadczenia nie wolno drukować i traktować jak oryginału. Wydruk nie jest dokumentem urzędowym – odbiorca musi dostać sam plik XML, np. mailem, na nośniku lub przez system rekrutacyjny. Jeżeli instytucja (zwłaszcza zagraniczna) akceptuje tylko papier, lepiej od razu wybrać wariant tradycyjny.
Jak złożyć wniosek krok po kroku
Online
- Założyć konto na e-Platformie KRK i potwierdzić tożsamość.
- Wybrać wniosek o udzielenie informacji o osobie i uzupełnić dane osobowe zgodnie z dokumentem tożsamości (w tym nazwisko rodowe i imiona rodziców).
- Opłacić 20 zł przez system płatności udostępniony na platformie – wpłata zrobiona inną drogą nie zostanie zaksięgowana do wniosku.
- Pobrać gotowy plik z konta i przekazać go odbiorcy w formie elektronicznej.
Tradycyjnie
- Pobrać formularz zapytania o udzielenie informacji o osobie (lub dostać go w punkcie) i wypełnić go drukowanymi literami, bez skreśleń.
- Uiścić 30 zł i dołączyć potwierdzenie albo okazać e-znak opłaty sądowej.
- Złożyć formularz w punkcie informacyjnym KRK przy sądzie lub w Biurze Informacyjnym w Warszawie albo wysłać go pocztą.
Najczęstszy powód opóźnień to rozbieżności w danych – inne brzmienie nazwiska niż w PESEL, brak nazwiska rodowego lub pomylone imię ojca. Wtedy rejestr może wszcząć postępowanie wyjaśniające, a wydanie dokumentu się przesuwa.
Pełnomocnik, cudzoziemcy i dokument wielojęzyczny
Zapytanie w trybie tradycyjnym może złożyć pełnomocnik. Potrzebne jest pełnomocnictwo w języku polskim, własnoręcznie podpisane przez mocodawcę (skan nie wystarczy), oraz opłata skarbowa 17 zł za pełnomocnictwo, wnoszona osobno od opłaty za samą informację.
W przypadku obywatela innego państwa UE polski rejestr ma obowiązek zapytać o dane tej osoby rejestr państwa jej obywatelstwa (przez system ECRIS) i dołączyć odpowiedź. Rejestry zagraniczne mają na to do 20 dni roboczych, więc obywatel UE powinien liczyć się z dłuższym oczekiwaniem niż osoba z polskim obywatelstwem.
Gdy zaświadczenie ma trafić do urzędu w innym państwie UE, można dodatkowo zamówić wielojęzyczny standardowy formularz (opłata 17 zł). Ogranicza to potrzebę tłumaczenia przysięgłego.
Ważność zaświadczenia i bezpłatne wyjątki
Przepisy nie określają terminu ważności informacji z KRK – dokument opisuje stan rejestru na dzień wydania. W praktyce to odbiorca decyduje, jak „świeże” zaświadczenie zaakceptuje; często jest to kilka tygodni lub miesięcy. Przed złożeniem wniosku warto więc upewnić się, kiedy dokument będzie faktycznie potrzebny, zamiast zamawiać go z dużym wyprzedzeniem.
Opłaty nie pobiera się m.in. od wolontariuszy, którzy mają zostać wychowawcą lub kierownikiem wypoczynku dla dzieci i młodzieży – do wniosku dołącza się wtedy pismo organizatora.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy przedsiębiorcom i cudzoziemcom skompletować dokumenty wymagane przy zakładaniu spółki, zmianach w zarządzie czy procedurach pobytowych, w tym ustalić, czy i w jakiej formie potrzebna jest informacja z KRK. Szczegóły omówimy podczas konsultacji prawnej, a przy rejestracji firmy wspieramy w ramach usługi rejestracji spółki. Jeżeli zakłada Pan lub Pani działalność jako obcokrajowiec, warto przeczytać też poradnik o zakładaniu firmy przez cudzoziemca.