Zaświadczenie o niezaleganiu potwierdza, że na dzień jego wydania firma lub osoba prywatna nie ma długów wobec urzędu skarbowego albo ZUS. Są to dwa odrębne dokumenty, wydawane przez dwie różne instytucje i według nieco innych zasad. W 2026 r. oba można zamówić przez internet, a zaświadczenie podatkowe zamówione elektronicznie jest wydawane bez opłaty skarbowej.
Kiedy ktoś poprosi o takie zaświadczenie
Najczęściej dokumentu wymaga instytucja, która chce ocenić wiarygodność kontrahenta lub klienta. Typowe sytuacje to:
- wniosek o kredyt hipoteczny lub firmowy, leasing albo gwarancję bankową,
- udział w przetargu publicznym lub w konkursie o dotację,
- współpraca z dużym zleceniodawcą, który weryfikuje dostawców przed podpisaniem umowy,
- sprawy cudzoziemców i zatrudniania cudzoziemców, w których urząd chce znać sytuację podatkową lub składkową pracodawcy,
- sprzedaż udziałów lub przedsiębiorstwa, gdy kupujący bada ryzyko przejęcia zobowiązań.
Zanim złożysz wniosek, zapytaj adresata, czy potrzebuje dokumentu z urzędu skarbowego, z ZUS czy obu naraz. Warto też ustalić, jak „świeże” ma być zaświadczenie — banki i zamawiający często akceptują tylko dokumenty wydane w ciągu ostatnich kilkudziesięciu dni.
Zaświadczenie z urzędu skarbowego krok po kroku
Urząd skarbowy wydaje zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach albo — jeżeli dług istnieje — zaświadczenie o stanie zaległości z jego kwotą. To ważna różnica w porównaniu z ZUS: urząd skarbowy wyda dokument również wtedy, gdy masz zaległość, tylko jego treść będzie inna.
- Wybierz kanał. Wniosek można złożyć w eUrzędzie Skarbowym lub w aplikacji eUS (formularz jest wstępnie wypełniony), przez e-Doręczenia, osobiście w urzędzie albo pocztą.
- Wskaż cel. We wniosku podaj, do czego i dla kogo potrzebujesz zaświadczenia, np. „do banku w związku z wnioskiem kredytowym”.
- Opłać wniosek, jeśli trzeba. Przy wniosku elektronicznym w eUrzędzie Skarbowym lub w aplikacji eUS opłata skarbowa nie jest pobierana. Przy wniosku papierowym lub przez e-Doręczenia opłata za zaświadczenie o niezaleganiu wynosi 21 zł, a dowód zapłaty dołącza się do wniosku.
- Odbierz dokument. Urząd ma na to 7 dni. Wersja elektroniczna trafia na konto w eUrzędzie Skarbowym lub na adres do doręczeń elektronicznych i jest podpisana kwalifikowanym podpisem pracownika urzędu.
Jeżeli działasz przez pełnomocnika szczególnego, pamiętaj o opłacie 17 zł za pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo ogólne zgłoszone w eUrzędzie Skarbowym nie wymaga dołączania do wniosku.
Zaświadczenie z ZUS krok po kroku
ZUS potwierdza, że płatnik nie zalega ze składkami. Wniosek składa się na formularzu RWN albo w formie pisma zawierającego dane identyfikacyjne (NIP, REGON lub PESEL), cel wydania zaświadczenia, sposób odbioru i liczbę egzemplarzy.
- Przez internet — w portalu eZUS albo w serwisie biznes.gov.pl, do którego logujesz się Profilem Zaufanym lub e-dowodem. Usługa jest bezpłatna, a gotowy dokument pojawia się w skrzynce w eZUS lub w zakładce spraw na biznes.gov.pl.
- Tradycyjnie — pocztą, w biurze podawczym dowolnej placówki ZUS lub ustnie do protokołu.
ZUS wydaje zaświadczenie najpóźniej w ciągu 7 dni od wpływu wniosku, a w placówce bywa to możliwe od ręki, jeśli rozliczenia na koncie są uporządkowane. Kluczowa zasada: przy jakimkolwiek zadłużeniu, nawet groszowym, ZUS nie wyda zaświadczenia o niezaleganiu, tylko decyzję odmowną. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do sądu właściwego dla miejsca zamieszkania.
Porównanie obu dokumentów
| Cecha | Urząd skarbowy | ZUS |
|---|---|---|
| Co potwierdza | brak zaległości podatkowych albo ich wysokość | brak zaległości w składkach |
| Wniosek przez internet | eUrząd Skarbowy, aplikacja eUS | eZUS, biznes.gov.pl |
| Opłata | 0 zł przez internet; 21 zł przy wniosku papierowym lub przez e-Doręczenia | bezpłatnie |
| Termin | do 7 dni | do 7 dni |
| Przy zadłużeniu | zaświadczenie o stanie zaległości | decyzja o odmowie |
Najczęstsze przeszkody i jak ich uniknąć
Większość problemów z zaświadczeniami nie wynika z prawdziwych długów, lecz z bałaganu w rozliczeniach. Przed złożeniem wniosku warto:
- Sprawdzić saldo. W eUrzędzie Skarbowym i w eZUS widać, czy któraś wpłata nie została zaksięgowana albo przypisana do niewłaściwego okresu.
- Uregulować drobne różnice. Kilka groszy odsetek od spóźnionej składki wystarczy, by ZUS odmówił. Odsetek nie płaci się, gdy ich kwota nie przekracza progu ustalonego w przepisach, ale zaokrąglenia przy samodzielnych wpłatach potrafią zostawić niedopłatę.
- Złożyć brakujące deklaracje. Niezłożona deklaracja rozliczeniowa może zablokować wydanie dokumentu, nawet jeśli pieniądze wpłynęły.
- Zadbać o układ ratalny. Jeżeli zadłużenie zostało rozłożone na raty lub termin płatności odroczono, a raty są płacone terminowo, zaświadczenie może zostać wydane — trzeba jednak pilnować każdej raty.
- Zostawić zapas czasu. Siedem dni to termin maksymalny; w praktyce wnioski elektroniczne bywają realizowane szybciej, ale przy terminie przetargowym nie warto ryzykować.
Przykład z praktyki
Właściciel jednoosobowej firmy składa wniosek kredytowy, a bank daje mu tydzień na dostarczenie obu zaświadczeń. W poniedziałek loguje się do eUrzędu Skarbowego i zamawia zaświadczenie bez opłaty. Równocześnie przez biznes.gov.pl wysyła wniosek do ZUS. Po dwóch dniach dostaje dokument z urzędu skarbowego, ale ZUS wydaje decyzję odmowną — okazuje się, że jedna ze składek zdrowotnych została opłacona dzień po terminie i naliczono odsetki. Po ich zapłacie i ponownym wniosku zaświadczenie przychodzi przed upływem terminu wyznaczonego przez bank. Gdyby sprawdził saldo w eZUS przed złożeniem wniosku, zaoszczędziłby kilka dni.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy przedsiębiorcom uporządkować rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS, wyjaśnić niezgodności na koncie oraz przygotować wnioski o zaświadczenia w terminie wymaganym przez bank lub zamawiającego. W sprawach spornych, np. po odmowie wydania dokumentu, oferujemy konsultację prawną, a stałą kontrolę sald zapewnia nasze doradztwo księgowe. Więcej o samych składkach przeczytasz w artykule ZUS w Polsce w 2026 r..