Brak wpisu do CEIDG nie chroni przed urzędem skarbowym. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem PIT, a często także podatnikiem VAT korzystającym ze zwolnienia, więc obejmują ją przepisy Ordynacji podatkowej o czynnościach sprawdzających i kontroli podatkowej. Jednocześnie nie przysługują jej niektóre gwarancje, które Prawo przedsiębiorców daje firmom. Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda taka weryfikacja i jak się do niej przygotować.
Trzy narzędzia urzędu
| Narzędzie | Na czym polega | Kiedy się pojawia |
|---|---|---|
| Czynności sprawdzające | wezwanie do wyjaśnień lub dokumentów, sprawdzenie terminowości i formalnej poprawności zeznania | np. przy rozbieżności między PIT-36 a danymi z banku lub platformy sprzedażowej |
| Kontrola podatkowa | sprawdzenie, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków podatkowych; zwykle w miejscu zamieszkania lub w urzędzie | gdy wyjaśnienia nie wystarczą albo urząd typuje sprawę do kontroli |
| Postępowanie podatkowe | wydanie decyzji określającej podatek | po kontroli, jeśli podatnik nie skorygował nieprawidłowości |
Czynności sprawdzające mogą też służyć weryfikacji wydatków i przychodów w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy wpływy mają pokrycie w ujawnionych źródłach. To ważne dla osób, które przez dłuższy czas nie wykazywały dochodu z działalności nierejestrowanej.
Zawiadomienie przed kontrolą i jego wyjątki
Zgodnie z art. 282b Ordynacji podatkowej urząd zawiadamia o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę można rozpocząć najwcześniej po 7 dniach i najpóźniej przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Zawiadomienie zawiera m.in. zakres kontroli, wstępną listę potrzebnych dokumentów oraz pouczenie o prawie do korekty zeznania.
Art. 282c przewiduje jednak sytuacje, w których zawiadomienia się nie wysyła. Dwie z nich szczególnie dotyczą osób bez firmy:
- kontrola dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej — np. gdy przychody dawno przekroczyły limit, a wniosku do CEIDG nie złożono,
- kontrola dotyczy przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach albo pochodzących ze źródeł nieujawnionych.
W takich przypadkach kontrolerzy mogą pojawić się bez uprzedzenia, a okno na spokojną korektę się zamyka.
Gwarancje dla firm, które tu nie działają
Rozdział Prawa przedsiębiorców o kontroli dotyczy kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorców. Przewiduje m.in. limit czasu wszystkich kontroli danego organu w roku — dla mikroprzedsiębiorcy 6 dni roboczych. Skoro działalność nierejestrowana z mocy prawa nie jest działalnością gospodarczą, a osoba ją wykonująca nie jest przedsiębiorcą, te limity jej nie obejmują. Zastosowanie mają ogólne reguły Ordynacji podatkowej, w tym zawiadomienie z art. 282b.
Ewidencja sprzedaży jako główny dowód
Podstawowym dokumentem w razie kontroli jest uproszczona ewidencja sprzedaży. Wpisy prowadzi się za każdy dzień, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym. Ewidencja pokazuje dwie rzeczy: że nie przekroczono kwartalnego limitu przychodu (10 813,50 zł w 2026 r.) i że zwolnienie z VAT było stosowane prawidłowo.
Brak ewidencji ma konkretne skutki. Jeżeli nie da się ustalić wartości sprzedaży z innych dokumentów, organ określa ją w drodze oszacowania i nalicza od niej VAT; gdy nie można ustalić, co było przedmiotem sprzedaży, stosuje stawkę 22% (art. 109 ust. 2 ustawy o VAT). Podobnie przy PIT: brak danych pozwala urzędowi oszacować podstawę opodatkowania (art. 23 Ordynacji podatkowej).
Co przygotować — lista dokumentów
- Ewidencja sprzedaży z sumą narastającą w każdym kwartale.
- Kopie rachunków i faktur wystawionych klientom.
- Dowody zakupów rozliczonych jako koszty w PIT-36, najlepiej z imieniem i nazwiskiem kupującego.
- Wyciągi z rachunku bankowego i zestawienia z platform płatniczych lub sprzedażowych.
- Złożone zeznania PIT-36 wraz z obliczeniem dochodu.
- Korespondencja z klientami potwierdzająca daty wykonania usług — przydatna przy ustalaniu, w którym kwartale powstał przychód.
Podatek przedawnia się co do zasady po 5 latach — bieg tego okresu zaczyna się z końcem roku, w którym minął termin zapłaty — dlatego dokumenty warto przechowywać co najmniej przez ten okres.
Gdy w rozliczeniach jest błąd
Najprostszym rozwiązaniem jest korekta PIT-36 przed jakąkolwiek reakcją urzędu. Po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze kontroli korekta nadal jest możliwa do dnia jej wszczęcia; w trakcie kontroli prawo do korekty w jej zakresie jest zawieszone. Jeżeli zaniżenie podatku mogło stanowić przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, warto rozważyć czynny żal — zawiadomienie organu ścigania wraz z zapłatą uszczuplonej należności (art. 16 Kodeksu karnego skarbowego). Nieujawnienie przedmiotu opodatkowania lub niezłożenie zeznania jest zagrożone grzywną, a w poważniejszych przypadkach także karą pozbawienia wolności (art. 54 tego kodeksu).
Odrębna sytuacja to przekroczenie limitu. Od dnia przekroczenia działalność staje się działalnością gospodarczą, a na wpis do CEIDG jest 7 dni. Kto tego nie zrobił, powinien jak najszybciej uregulować status, bo kontrola niezgłoszonej działalności może zostać wszczęta bez zawiadomienia.
Nie tylko urząd skarbowy
Działalność nierejestrowaną mogą sprawdzać także inne organy, w zależności od branży: Sanepid przy wytwarzaniu żywności, Prezes UOKiK w sprawach praw konsumentów, a Prezes UODO w zakresie ochrony danych osobowych. Obowiązki wobec klientów, np. prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, obowiązują bez względu na brak wpisu do CEIDG.
Podstawowe zasady działalności nierejestrowanej omawiamy w artykule Działalność nierejestrowana 2026 — limity, zasady i dla kogo, a sposób na uzyskanie wiążącego stanowiska fiskusa — w poradniku Indywidualna interpretacja podatkowa.
Jak Good Balance może pomóc
Porządkujemy ewidencję sprzedaży i dokumenty, przygotowujemy korekty zeznań i odpowiedzi na wezwania urzędu oraz towarzyszymy w trakcie kontroli w ramach konsultacji prawnych i podatkowych. Gdy okazuje się, że działalność przerosła limit, przeprowadzamy rejestrację i dalszą obsługę w ramach usługi obsługi jednoosobowej działalności gospodarczej.