Prawnik sprawdzający umowę przed podpisem szuka postanowień, które przenoszą ryzyko na jedną stronę, są nieprecyzyjne albo sprzeczne z polskim prawem. Taka weryfikacja kosztuje zwykle ułamek kwoty, o którą toczy się później spór, i jest szczególnie ważna przy kontraktach z zagranicznymi kontrahentami, długoterminowej współpracy oraz umowach przygotowanych przez drugą stronę. Poniżej opisujemy, co podlega ocenie i jak przygotować się do konsultacji.
Swoboda umów i jej granice
Polskie prawo pozwala stronom ułożyć stosunek prawny według własnego uznania, o ile jego treść lub cel nie narusza natury stosunku, ustawy ani zasad współżycia społecznego (art. 353¹ Kodeksu cywilnego). W praktyce oznacza to, że podpisany dokument wiąże nawet wtedy, gdy jest dla przedsiębiorcy niekorzystny. Sąd nie poprawi umowy tylko dlatego, że jedna ze stron źle oceniła ryzyko.
Wyjątek dotyczy osób prowadzących jednoosobową działalność, które zawierają umowę niezwiązaną z ich zawodową specjalizacją. Zgodnie z art. 385⁵ KC korzystają one z ochrony przed niedozwolonymi postanowieniami podobnie jak konsumenci. O tym, czy umowa ma charakter zawodowy, decyduje m.in. przedmiot działalności wpisany w CEIDG.
Na co prawnik zwraca uwagę w pierwszej kolejności
Strony, przedmiot i zakres świadczeń
Błędnie oznaczona spółka, brak numeru rejestrowego czy osoba podpisująca bez umocowania to problemy, które wychodzą dopiero przy dochodzeniu roszczeń. Równie ważny jest opis przedmiotu: ogólnik w rodzaju „wsparcie techniczne” utrudnia wykazanie, że usługa została wykonana albo nie.
Wynagrodzenie i terminy płatności
W transakcjach między przedsiębiorcami termin zapłaty co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury; dłuższy jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodnią i nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy jednak duży przedsiębiorca płaci mikro-, małemu lub średniemu przedsiębiorcy, 60 dni to granica bezwzględna. Za każdą opóźnioną fakturę przysługuje też ryczałtowa rekompensata kosztów odzyskiwania należności: 40, 70 lub 100 euro, zależnie od kwoty. Warto sprawdzić, czy umowa nie próbuje tych praw ograniczać.
Odpowiedzialność i kary umowne
Kara umowna może zabezpieczać wyłącznie zobowiązania niepieniężne, np. terminowe oddanie projektu (art. 483 KC). Należy się bez względu na wysokość szkody, a żądanie odszkodowania ponad karę jest możliwe tylko wtedy, gdy umowa to przewiduje (art. 484 § 1). Przy weryfikacji ocenia się, czy kary są symetryczne, czy mają górny limit i czy nie dublują się z innymi sankcjami.
Strony mogą też zmodyfikować ustawową odpowiedzialność za niewykonanie umowy (art. 471 KC), np. wyłączając utracone korzyści. Nie da się jednak skutecznie wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2).
Rozwiązanie umowy i okres wypowiedzenia
Brak trybu wypowiedzenia lub zbyt długi okres związania umową utrudnia wycofanie się ze współpracy. Prawnik sprawdza, kiedy przysługuje rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym, co dzieje się z płatnościami za rozpoczęte etapy i jakie obowiązki trwają po zakończeniu umowy – poufność, zakaz pozyskiwania klientów, zwrot materiałów.
Umowy z kontrahentem zagranicznym
Przy kontraktach transgranicznych dochodzi kilka zagadnień, które w umowach krajowych są oczywiste:
- prawo właściwe – przy wyborze prawa obcego polski prawnik oceni strukturę i ryzyka, ale szczegółowej analizy przepisów innego państwa może wymagać prawnik z tego kraju;
- sąd lub arbitraż – zgoda na sąd za granicą oznacza koszty tłumaczeń, pełnomocnika i podróży, a później także uznanie wyroku w Polsce;
- wersja językowa – przy dwóch wersjach umowa powinna wskazywać, która rozstrzyga w razie rozbieżności;
- waluta i podatki – kto ponosi koszt przewalutowania, prowizje bankowe i ewentualny podatek pobierany u źródła;
- dostawy towarów – moment przejścia ryzyka, ubezpieczenie i cło, a jeśli strony powołują reguły Incoterms, to także ich dokładna wersja i miejsce.
Forma umowy i przedawnienie roszczeń
Gdy strony zastrzegły dla umowy szczególną formę, czynność dochodzi do skutku tylko przy jej zachowaniu (art. 76 KC). Forma elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jest równoważna z pisemną (art. 78¹ KC) – więcej w artykule o podpisie elektronicznym. Zwykły skan z podpisem lub akceptacja w wiadomości elektronicznej daje słabszą pozycję dowodową.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Umowa nie może tego terminu skrócić ani wydłużyć, dlatego tym ważniejsze jest szybkie reagowanie na zaległości – zob. windykacja należności.
Jak przygotować umowę do weryfikacji
- Przekaż pełną treść wraz z załącznikami, regulaminami i ogólnymi warunkami, do których umowa odsyła.
- Opisz w kilku zdaniach cel współpracy, harmonogram i wartość kontraktu.
- Wskaż, które postanowienia budzą wątpliwości i co jest dla Ciebie nienegocjowalne.
- Poinformuj, czy treść narzuca druga strona, czy jest jeszcze pole do negocjacji.
- Po analizie zażądaj listy zmian z uzasadnieniem – łatwiej ją przedstawić kontrahentowi niż ogólną opinię.
Przykład: programista dostaje od zagranicznego klienta umowę z karą 1% wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia bez górnego limitu i z sądem w kraju klienta. Weryfikacja kończy się propozycją limitu kar na poziomie 10% wartości zamówienia, wyłączenia kar przy opóźnieniach zawinionych przez klienta i wyboru arbitrażu prowadzonego zdalnie. Te trzy zmiany ograniczają ryzyko, a nie blokują współpracy.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach konsultacji prawnej analizujemy umowy krajowe i międzynarodowe, wskazujemy ryzykowne zapisy i proponujemy konkretne zmiany. Jeśli potrzebna jest nowa umowa lub aneks, przygotujemy dokument w ramach usługi przygotowania umów.