Przedsiębiorca nie czeka z podatkiem dochodowym do końca roku. W trakcie roku wpłaca zaliczki — do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu (albo kwartale), w którym powstał przychód — a za grudzień lub ostatni kwartał do 20 stycznia. Rozliczenie roczne składa się od 15 lutego do 30 kwietnia i w tym samym terminie dopłaca ewentualną różnicę. Kluczowe jest jednak nie tylko „do kiedy”, ale też „za który miesiąc” — a to zależy od daty powstania przychodu.
Od czego zależy, w którym miesiącu zapłacić podatek
W jednoosobowej działalności przychód powstaje co do zasady w dniu wydania towaru lub wykonania usługi (także jej części), nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury albo otrzymania zapłaty — liczy się to zdarzenie, które nastąpi najwcześniej. Data wpływu pieniędzy na konto często nie ma więc znaczenia.
Wyjątek dotyczy usług rozliczanych w okresach, np. miesięcznego abonamentu lub stałej obsługi na podstawie umowy o współpracy z inną firmą. Jeżeli strony ustaliły okres rozliczeniowy w umowie lub na fakturze, przychód powstaje w ostatnim dniu tego okresu, nie rzadziej niż raz w roku.
Przykład. Programista zakończył wdrożenie 27 marca 2026 r., fakturę wystawił 2 kwietnia, a klient zapłacił 30 kwietnia. Przychód należy do marca, więc zaliczkę (przy rozliczeniu miesięcznym) trzeba wpłacić do 20 kwietnia — zanim pieniądze wpłyną na konto.
Klienci zagraniczni i faktury w walucie
Gdy faktura jest wystawiona w euro, dolarach czy funtach, przychód przelicza się na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania przychodu. Ta sama zasada dotyczy kosztów w walucie — bierze się kurs z dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Różnica między kursem z dnia przychodu a kursem z dnia zapłaty nie zmienia terminu zaliczki, ale może dać odrębne różnice kursowe do rozliczenia.
Dla przedsiębiorców obsługujących klientów z zagranicy praktyczny wniosek jest taki, że terminy wpłat są identyczne jak przy klientach krajowych; zmienia się tylko sposób ustalenia kwoty w złotych.
Miesięcznie czy kwartalnie
| Forma opodatkowania | Kto może płacić kwartalnie | Gdzie wybrać |
|---|---|---|
| Skala podatkowa lub podatek liniowy | mały podatnik (przychód ze sprzedaży z VAT w poprzednim roku do równowartości 2 mln euro) oraz rozpoczynający działalność | informacja w zeznaniu rocznym za rok, w którym płacono kwartalnie |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | rozpoczynający działalność oraz firmy z przychodem za rok ubiegły do kwoty odpowiadającej 200 000 euro | informacja w zeznaniu rocznym |
Na skali i podatku liniowym istnieje jeszcze trzecia możliwość — zaliczki uproszczone. Płaci się wtedy co miesiąc stałą kwotę równą 1/12 podatku obliczonego od dochodu z zeznania złożonego rok wcześniej (lub dwa lata wcześniej, jeśli rok temu nie było dochodu). Trzeba ją stosować przez cały rok, a rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym. Ułatwia to planowanie, ale przy szybko rosnących przychodach oznacza wysoką dopłatę w kwietniu.
Wybór formy opodatkowania ma większy wpływ na wysokość podatku niż na terminy. Zasady skali opisujemy w artykule Zasady ogólne w PIT, a sposób zmiany formy — w tekście o zmianie formy opodatkowania.
Kalendarz wpłat na przełomie 2026 i 2027 r.
- Zaliczka za październik 2026 r. — do 20 listopada 2026 r. (piątek).
- Zaliczka za listopad 2026 r. — 20 grudnia przypada w niedzielę, więc termin przesuwa się na poniedziałek 21 grudnia 2026 r. Gdy ostatni dzień terminu wypada w sobotę lub dzień wolny, liczy się najbliższy dzień roboczy.
- Zaliczka za grudzień albo IV kwartał 2026 r. — do 20 stycznia 2027 r. (środa).
- Zeznanie roczne za 2026 r. (PIT-36, PIT-36L, PIT-28) — w okresie 15 lutego – 30 kwietnia 2027 r. Zeznanie wysłane wcześniej uznaje się za złożone 15 lutego.
- Dopłata podatku — przed upływem terminu na złożenie zeznania, czyli w praktyce do 30 kwietnia 2027 r.
Przy rozliczeniu kwartalnym zaliczki za kolejne kwartały 2026 r. przypadały na 20 kwietnia, 20 lipca i 20 października, a ostatnia — na 20 stycznia 2027 r.
Kiedy zaliczek nie ma
- Działalność nierejestrowana — w trakcie roku nie wpłaca się zaliczek; przychody i koszty rozlicza się jednorazowo w PIT-36 do 30 kwietnia.
- Brak dochodu od początku roku — na skali i podatku liniowym zaliczkę oblicza się narastająco, więc jeżeli koszty przewyższają przychody albo wcześniejsze wpłaty pokrywają należność, zaliczka za dany okres wynosi zero.
- Ryczałt — tu nie ma kosztów, więc podatek należy się od każdego miesiąca z przychodem.
Najczęstsze błędy przy terminach
- Ustalanie miesiąca przychodu według daty zapłaty zamiast daty wykonania usługi lub wystawienia faktury.
- Przeliczanie faktury walutowej po kursie z dnia wpływu pieniędzy.
- Przejście na wpłaty kwartalne mimo przekroczenia limitu 2 mln euro (skala, liniowy) lub 200 000 euro (ryczałt) w poprzednim roku.
- Pominięcie przesunięcia terminu z weekendu — i odwrotnie: zakładanie, że termin przesuwa się na poniedziałek, gdy 20. dzień przypada w dzień roboczy.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach księgowości uproszczonej co miesiąc wyliczamy zaliczki, pilnujemy kursów walut przy fakturach dla klientów zagranicznych i przygotowujemy zeznanie roczne. Osobom zakładającym firmę pomagamy wybrać formę opodatkowania i sposób wpłat przy rejestracji jednoosobowej działalności.