Towar kupiony poza Unią Europejską (np. w Chinach, Stanach Zjednoczonych, Turcji czy Wielkiej Brytanii) trzeba zgłosić organom celnym, opłacić ewentualne cło i rozliczyć VAT od importu. VAT można wpłacić urzędowi celno-skarbowemu albo, po spełnieniu warunków z art. 33a ustawy o VAT, wykazać go w pliku JPK, nie wydając wtedy gotówki przy odprawie. Poniżej wyjaśniono, od czego zależy wysokość należności, jak policzyć podstawę opodatkowania i czego dopilnować przed pierwszą dostawą.
Import czy nabycie wewnątrzwspólnotowe: od tego zależy cała procedura
O tym, jakie obowiązki ma przedsiębiorca, decyduje kraj, z którego towar fizycznie przyjeżdża, a nie narodowość sprzedawcy.
- Towar z państwa trzeciego (spoza UE) to import. Potrzebne są zgłoszenie celne, numer EORI, wyliczenie cła i VAT importowego.
- Towar z innego państwa członkowskiego to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Nie ma odprawy ani cła, a VAT rozlicza się samodzielnie w JPK na podstawie faktury dostawcy. Potrzebna jest rejestracja do transakcji unijnych, opisana w artykule o rejestracji VAT-UE.
Przykład z praktyki: chiński producent wysyła paletę do magazynu w Niemczech, gdzie towar zostaje dopuszczony do obrotu, a dopiero potem trafia do Polski. Wtedy import ma miejsce w Niemczech, a polska firma rozlicza zwykle WNT. Takie łańcuchy dostaw warto rozpisać z księgowym jeszcze przed złożeniem zamówienia, bo od nich zależy, w którym kraju powstaje obowiązek celny i podatkowy.
Od jakiej kwoty liczy się VAT importowy
Zgodnie z art. 30b ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest wartość celna powiększona o należne cło (a przy wyrobach akcyzowych także o akcyzę). Do podstawy dolicza się koszty dodatkowe, takie jak prowizje, opakowanie, transport i ubezpieczenie, jeśli nie weszły już do wartości celnej, ponoszone do pierwszego miejsca przeznaczenia w Polsce. Za to miejsce uznaje się adres z listu przewozowego lub innego dokumentu przewozowego, a gdy go brak, miejsce pierwszego przeładunku w kraju.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą powstania długu celnego, czyli w typowej sytuacji w dniu przyjęcia zgłoszenia o dopuszczenie towaru do obrotu.
Przykład wyliczenia
Spółka sprowadza z Korei Południowej partię akcesoriów. Liczby są przykładowe, a stawka cła przyjęta umownie, bo w rzeczywistości zależy od kodu towaru:
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Wartość celna (cena z faktury + fracht do granicy UE) | 40 000 zł |
| Cło, przyjęta stawka 4% | 1 600 zł |
| Transport z granicy do magazynu w Polsce | 800 zł |
| Podstawa opodatkowania VAT | 42 400 zł |
| VAT importowy 23% | 9 752 zł |
Wynika z tego, że VAT liczy się także od cła. Pominięcie cła albo kosztów krajowego transportu w podstawie to jeden z częstszych powodów korekt po odprawie.
Dwa sposoby rozliczenia VAT od importu
Zapłata po odprawie
W podstawowym trybie kwota podatku jest wykazywana w zgłoszeniu celnym, a importer ma 10 dni od powiadomienia go przez organ celny o wysokości należności na wpłatę (art. 33 ust. 4). Zapłacony podatek można potem odliczyć w JPK na podstawie dokumentu celnego, ale przez kilka tygodni pieniądze są zamrożone. Przy dużych dostawach odczuwalnie obciąża to płynność firmy.
Rozliczenie w JPK według art. 33a
Czynny podatnik VAT może wykazać podatek należny z tytułu importu w deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, i w tym samym pliku odliczyć go jako naliczony. Efekt finansowy jest zwykle neutralny. Warunki w stanie prawnym na październik 2026 r.:
- przedstawienie naczelnikowi urzędu celno-skarbowego zaświadczeń (lub oświadczeń złożonych pod rygorem odpowiedzialności karnej), wydanych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed importem, że zaległości wobec ZUS i w poszczególnych podatkach nie przekraczają 3% należnych kwot, oraz potwierdzenia statusu czynnego podatnika VAT;
- składanie zgłoszeń celnych przez przedstawiciela bezpośredniego lub pośredniego (np. agencję celną), chyba że firma ma status upoważnionego przedsiębiorcy (AEO) albo pozwolenie na odpowiednie uproszczenia celne.
Termin jest ostry: jeżeli podatek nie zostanie wykazany w deklaracji, korektę można złożyć w ciągu 4 miesięcy, licząc od miesiąca następującego po powstaniu obowiązku podatkowego. Po tym czasie podatnik traci prawo do takiego rozliczenia dla danego zgłoszenia i musi zapłacić podatek z odsetkami, a przy zgłoszeniu przez przedstawiciela odpowiada on solidarnie z importerem.
Kurs waluty i dokumenty w księgach
Faktury od dostawców spoza UE są zwykle w dolarach lub euro. Przy imporcie przeliczenia na złote dokonuje się według przepisów celnych (art. 31a ust. 3 ustawy o VAT), a nie według kursu NBP z dnia poprzedzającego, jak przy większości transakcji. Kursy do ustalania wartości celnej publikuje NBP w przedostatnią środę miesiąca i stosuje się je przez cały następny miesiąc kalendarzowy; tabele są dostępne na stronie podatki.gov.pl.
Dla księgowości liczą się trzy grupy dokumentów: faktura od dostawcy, dokument celny potwierdzający dopuszczenie towaru do obrotu (komunikat z systemu celnego) oraz faktury za transport, ubezpieczenie i usługi agencji celnej. Cło zwiększa koszt nabycia towaru, a usługi spedytora i agencji celnej są osobnymi kosztami z własnym VAT. Przy regularnym imporcie przydaje się pełna księgowość z rozliczaniem różnic kursowych i stanów magazynowych.
Lista kontrolna przed pierwszym zamówieniem
- EORI. Bez numeru EORI nie da się złożyć zgłoszenia celnego. Jedna osoba może mieć w danym momencie tylko jeden ważny numer w całej UE, a nadaje go administracja celna państwa siedziby. W Polsce wniosek składa się po założeniu konta na platformie PUESC. Zasady opisuje Komisja Europejska.
- Kod towaru. Stawkę cła, preferencje i ewentualne zakazy przypisuje się do kodu w taryfie TARIC, którą w Polsce udostępnia system ISZTAR. Kod warto ustalić przed negocjacją ceny, bo różnica kilku punktów procentowych cła zmienia opłacalność dostawy. Przy wątpliwościach można wystąpić o wiążącą informację taryfową.
- Wymogi produktowe. Żywność, kosmetyki, zabawki, elektronika czy chemia często wymagają certyfikatów, oznakowania CE lub kontroli sanitarnej. Brak dokumentów może zatrzymać towar na granicy.
- Warunki dostawy (Incoterms). Od nich zależy, kto płaci fracht i ubezpieczenie oraz co wejdzie do wartości celnej.
- Agencja celna i art. 33a. Pełnomocnictwo dla agencji i zaświadczenia o niezaleganiu warto przygotować z wyprzedzeniem, jeśli VAT ma być rozliczany w JPK.
Małe przesyłki i sprzedaż konsumentom w UE
Sklepy internetowe sprowadzające drobne paczki spoza UE powinny znać dwie zasady. Po pierwsze, import towarów (poza akcyzowymi) w przesyłkach o wartości rzeczywistej do równowartości 150 euro jest zwolniony z VAT, jeśli VAT od sprzedaży na odległość deklaruje się w procedurze IOSS, a przy imporcie podano numer IOSS. Procedury unijnego okienka omawia szerzej tekst o procedurze VAT OSS.
Po drugie, zmieniły się zasady celne. Według informacji Krajowej Administracji Skarbowej od 1 lipca 2026 r. do 1 lipca 2028 r. przesyłki o łącznej wartości do 150 EUR rozliczane w IOSS lub wysyłane pocztą podlegają cłu w stałej wysokości 3 EUR za każdą pozycję w przesyłce (szczegóły na stronie o zwolnieniach celnych). Wcześniejsze zwolnienie z cła dla takich paczek przestało więc działać, co trzeba uwzględnić w cenach.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy firmom importującym towary spoza UE: sprawdzamy warunki do rozliczania VAT w JPK według art. 33a, księgujemy dokumenty celne i różnice kursowe oraz pilnujemy terminów korekt. Prowadzimy pełną księgowość spółek i przedsiębiorców, a sprzedaż towarów z importu dokumentujemy w ramach usługi wystawiania faktur VAT.