Faktura pro forma to dokument handlowy — oferta lub wezwanie do zapłaty — którego ustawa o VAT nie traktuje jak faktury i który nie wywołuje skutków podatkowych. Faktura VAT dokumentuje sprzedaż lub otrzymaną zaliczkę, rodzi obowiązki w VAT i w podatku dochodowym, a od 2026 r. w większości firm musi być wystawiona w KSeF. Pro forma do KSeF nie trafia.
Czym jest pro forma, a czym faktura
Ustawa o VAT nie zna pojęcia „pro forma”. To nazwa zwyczajowa dokumentu, który sprzedawca wysyła przed transakcją, aby kupujący mógł sprawdzić warunki i zapłacić. Faktura natomiast jest dokumentem ściśle uregulowanym w art. 106a–106q ustawy: ma obowiązkowe elementy, terminy wystawienia i — co najważniejsze — stanowi podstawę do rozliczenia podatku.
| Cecha | Pro forma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | brak, praktyka handlowa | ustawa o VAT |
| Skutki w VAT | brak | podatek należny u sprzedawcy, prawo do odliczenia u nabywcy |
| Przychód w PIT/CIT | nie | tak (zasadniczo z datą wykonania usługi lub dostawy) |
| KSeF | nie jest przesyłana | obowiązkowo w KSeF (z wyjątkami przejściowymi) |
| Numeracja | dowolna, najlepiej odrębna | kolejna, jednoznacznie identyfikująca fakturę; w KSeF dodatkowo numer nadany przez system |
| Korekta | wystarczy wysłać nową wersję | tylko fakturą korygującą |
Kiedy pro forma ma sens
- Przedpłata od nowego klienta — sprzedawca nie chce realizować zamówienia bez zapłaty.
- Zatwierdzenie budżetu — dział zakupów klienta potrzebuje dokumentu z kwotą, by uruchomić płatność.
- Odprawa celna lub procedura importowa — kontrahent zagraniczny prosi o dokument z wartością towaru przed wysyłką.
- Oferta z terminem ważności — gdy cena może się zmienić, pro forma pozwala ją potwierdzić na określony czas.
Jeżeli klient nie zapłaci, sprzedawca nic nie koryguje i niczego nie rozlicza — dokument po prostu traci znaczenie.
Co warto umieścić na pro formie
Skoro przepisy nie określają wzoru, treść zależy od potrzeb stron. W praktyce sprawdzają się następujące elementy:
- dane sprzedawcy i kupującego, w tym NIP — ułatwiają późniejsze wystawienie faktury bez dopytywania,
- opis towaru lub usługi, ilość, cena netto, stawka i kwota VAT oraz wartość brutto,
- numer rachunku bankowego i termin zapłaty,
- termin ważności oferty oraz informacja, czy płatność jest zaliczką, czy całością ceny,
- wyraźne oznaczenie, że dokument nie jest fakturą.
Przy kontrahentach zagranicznych przydaje się wersja dwujęzyczna i wskazanie waluty. Jeżeli kwota zaliczki ma być ustalona procentowo, lepiej podać ją wprost w złotych lub walucie, aby uniknąć nieporozumień przy przelewie.
Co po zapłacie pro formy — faktura zaliczkowa czy końcowa
Wpływ pieniędzy na podstawie pro formy zmienia sytuację. Jeżeli zapłata wpłynęła przed wykonaniem usługi lub dostawą, w VAT powstaje obowiązek podatkowy z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8). Wtedy:
- sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty (art. 106i ust. 2),
- po wykonaniu usługi wystawia fakturę rozliczającą (końcową) na pozostałą kwotę,
- jeżeli zapłata i wykonanie usługi nastąpiły w tym samym miesiącu, faktury zaliczkowej można nie wystawiać — wystarczy jedna faktura (art. 106b ust. 1a).
Wyjątki dotyczą m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i usług rozliczanych okresowo z terminem płatności. Fakturę można też wystawić wcześniej, ale nie wcześniej niż 60. dnia przed dostawą, wykonaniem usługi albo otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7).
Pro forma a KSeF w 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. działa KSeF 2.0 i korzystają z niego duzi przedsiębiorcy, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął pozostałe firmy, a najmniejsze (sprzedaż dokumentowana fakturami do 10 tys. zł miesięcznie) mają czas do 1 stycznia 2027 r. W materiałach szkoleniowych Krajowej Administracji Skarbowej faktury pro forma wymieniono wśród dokumentów, których do KSeF się nie przesyła — obok not obciążeniowych i rachunków. Praktyczne konsekwencje:
- pro formę wysyła się klientowi tak jak dotąd: e-mailem, z programu do fakturowania lub systemu sprzedaży,
- faktura zaliczkowa i końcowa po zapłacie trafiają już do KSeF i otrzymują numer systemowy,
- warto ustalić z klientem, że pro forma przychodzi innym kanałem niż faktury, bo jego księgowość coraz częściej pobiera dokumenty wyłącznie z KSeF.
Ryzyko: pro forma, która wygląda jak faktura
Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, kto wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, musi ten podatek zapłacić. Jeżeli dokument nie jest wyraźnie oznaczony jako pro forma, a zawiera wszystkie elementy faktury, urząd skarbowy może uznać go za fakturę. Dlatego warto:
- umieścić w tytule słowa „Faktura pro forma” i dopisek „nie jest dokumentem księgowym”,
- stosować odrębną numerację (np. PF/2026/10/015), niezwiązaną z numeracją faktur,
- nie księgować pro formy ani nie ujmować jej w ewidencji VAT — zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy,
- nie odliczać VAT z otrzymanej pro formy; prawo do odliczenia daje dopiero faktura.
Przykład: grafik na JDG i przedpłata
Pani Anna, czynna podatniczka VAT, 20 października 2026 r. wysyła klientowi pro formę na projekt identyfikacji wizualnej: 5 000 zł netto + 23% VAT. Klient płaci 50% (3 075 zł brutto) 24 października. Projekt powstaje w listopadzie i zostaje odebrany 28 listopada.
- Październik: z chwilą wpływu 3 075 zł powstaje obowiązek podatkowy; faktura zaliczkowa w KSeF najpóźniej do 15 listopada, VAT należny z października w JPK_V7.
- Listopad: faktura rozliczająca na pozostałe 3 075 zł brutto, z odniesieniem do faktury zaliczkowej.
Gdyby klient zapłacił całość dopiero w dniu odbioru projektu, wystarczyłaby jedna faktura po wykonaniu usługi, a pro forma pozostałaby wyłącznie dokumentem handlowym.
Przepisy dotyczące faktur można sprawdzić w tekście ustawy o podatku od towarów i usług.
Jak pomaga Good Balance
Prowadzimy fakturowanie i rozliczenia VAT, pilnujemy terminów faktur zaliczkowych oraz poprawnego przepływu dokumentów w KSeF — szczegóły w usłudze wystawianie faktur VAT. W ramach księgowości uproszczonej dbamy, aby pro formy nie trafiały do ewidencji. Podstawy podatku VAT opisujemy w poradniku VAT w Polsce.