Kwoty z faktur walutowych zamienia się na złote po kursie średnim NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym datę przychodu albo kosztu. Gdy zapłata wpływa później i po innym kursie, powstaje różnica kursowa: dodatnia zwiększa przychód, ujemna — koszty. Te zasady dotyczą przedsiębiorców rozliczających się według skali lub podatkiem liniowym; poniżej pokazujemy je na liczbach oraz wyjaśniamy odrębne reguły dla VAT.
Trzy daty, które decydują o kursie
Przy jednej transakcji walutowej pojawia się kilka dat, a każda ma inne znaczenie:
- data przychodu — co do zasady dzień wykonania usługi lub wydania towaru, nie później niż dzień wystawienia faktury albo otrzymania zapłaty,
- data kosztu — u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową jest nią dzień wystawienia faktury; w księgach rachunkowych — dzień ujęcia kosztu na podstawie faktury,
- data zapłaty — dzień wpływu lub wypływu pieniędzy; to ona zamyka transakcję i wyznacza różnicę kursową.
Dla przeliczenia przychodu i kosztu bierze się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed wskazaną datą. Jeżeli usługę wykonano w poniedziałek, właściwy jest kurs z piątku.
Jak powstaje różnica kursowa — mechanizm
Ustawa o PIT porównuje dwie wartości tej samej kwoty w walucie: przeliczoną po kursie z dnia przychodu (lub kosztu) oraz przeliczoną po kursie z dnia zapłaty.
| Sytuacja | Kurs w dniu zapłaty względem kursu z dnia przychodu/kosztu | Skutek |
|---|---|---|
| Sprzedaż (należność od klienta) | wyższy | dodatnia różnica — zwiększa przychód |
| Sprzedaż (należność od klienta) | niższy | ujemna różnica — zwiększa koszty |
| Zakup (zobowiązanie wobec dostawcy) | wyższy | ujemna różnica — zwiększa koszty |
| Zakup (zobowiązanie wobec dostawcy) | niższy | dodatnia różnica — zwiększa przychód |
W dniu zapłaty stosuje się kurs faktycznie zastosowany, np. kurs kantoru bankowego przy przewalutowaniu. Jeżeli pieniądze wpływają na rachunek walutowy i nie są wymieniane, faktycznego kursu nie da się ustalić — wtedy także dla dnia zapłaty przyjmuje się kurs średni NBP ogłoszony w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień.
Przykład: faktura w euro dla klienta z Niemiec
Programista prowadzący działalność na podatku liniowym wykonał usługę 30 września 2026 r. i tego dnia wystawił fakturę na 8 000 euro. Kursy w przykładzie są umowne.
- Przychód: średni kurs NBP z 29 września wynosi 4,25 zł. Przychód to 8 000 × 4,25 = 34 000 zł.
- Zapłata: klient płaci 14 października na rachunek w euro. Kurs NBP z 13 października wynosi 4,31 zł, więc wartość zapłaty to 34 480 zł.
- Różnica: 34 480 − 34 000 = 480 zł dodatniej różnicy kursowej, która zwiększa przychód października.
- Przewalutowanie: jeżeli w listopadzie przedsiębiorca wymieni te środki na złote w banku po kursie 4,28 zł, powstanie kolejna, tym razem ujemna różnica od własnych środków (34 240 zł wobec 34 480 zł, czyli 240 zł kosztu).
Przy fakturze dla polskiego kontrahenta z VAT w walucie różnice kursowe ustala się wyłącznie od kwoty netto. Różnice przypadające na VAT nie wpływają na podatek dochodowy.
Kurs dla VAT — inne reguły niż w PIT
Ustawa o VAT przewiduje własny moment przeliczenia:
- podstawowo — średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego,
- jeżeli faktura zostaje wystawiona przed powstaniem obowiązku — kurs z ostatniego dnia roboczego przed dniem jej wystawienia,
- alternatywnie — ostatni kurs Europejskiego Banku Centralnego z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy,
- opcjonalnie — zasady przeliczania stosowane przez podatnika w podatku dochodowym; wybór tej metody wiąże przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy.
Ostatnia opcja pozwala ujednolicić kurs w PIT i VAT, co ogranicza liczbę przeliczeń w ewidencji. Przy usługach dla firm zagranicznych, gdzie VAT rozlicza nabywca, kurs ma znaczenie głównie dla wykazania sprzedaży w pliku JPK. Zasady ogólne VAT opisujemy w artykule o VAT w Polsce.
Najczęstsze błędy
- Kurs z dnia faktury zamiast z dnia poprzedzającego — drobna różnica w kursie, ale błąd w całej ewidencji.
- Brak różnic przy wpływie na rachunek walutowy — brak wymiany nie zwalnia z ich ustalenia.
- Liczenie różnic od VAT — część podatku od towarów i usług pomija się w PIT.
- Pominięcie różnic w ewidencji IP Box — przy uldze 5% różnice od przychodów z kwalifikowanych praw wpływają na dochód objęty preferencją; więcej w artykule o IP Box.
- Kurs znacznie odbiegający od rynkowego — jeżeli faktycznie zastosowany kurs różni się od kursu NBP o więcej niż 5%, urząd może zażądać wyjaśnień lub zmiany wartości.
Podatnicy na ryczałcie również przeliczają przychód po kursie NBP z dnia poprzedzającego, a do różnic kursowych stosują odpowiednio te same zasady, z tym że ujemne różnice nie są kosztem, lecz zmniejszają przychody roku, w którym powstały.
Jak Good Balance może pomóc
Prowadzimy ewidencje z automatycznym przeliczaniem kursów NBP i rozliczeniem różnic kursowych — w ramach pełnej księgowości dla spółek i w obsłudze przedsiębiorców. Pomagamy też poprawnie wystawiać faktury VAT w walucie obcej z kwotą podatku przeliczoną na złote.