Koniec roku w firmie 2026 — obowiązki, terminy i lista kontrolna

Koniec roku to dla przedsiębiorcy kilka twardych obowiązków (spis z natury lub inwentaryzacja na 31 grudnia, deklaracje płatnika w styczniu, ewentualna zmiana formy opodatkowania do 20 lutego) i kilka decyzji, które warto podjąć jeszcze w grudniu. Na przełomie 2026 i 2027 r. dochodzą dwa tematy jednorazowe: koniec okresu przejściowego dla starych kodów PKD i obowiązek KSeF dla najmniejszych firm. Poniżej zebraliśmy je w kolejności dat.

Grudzień: przegląd limitów przed zamknięciem roku

Wiele preferencji na kolejny rok zależy od przychodu z roku bieżącego. Przed 31 grudnia warto sprawdzić w księgowości, po której stronie progu znajdzie się firma:

Limit w euro dla ryczałtu przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego, więc kwotę w złotych na 2027 r. da się ustalić już jesienią 2026 r.

Grudzień to też dobry moment, by zdecydować o większych zakupach. Wydatek poniesiony przed końcem roku obniży dochód 2026 r. tylko wtedy, gdy jest rzeczywiście związany z działalnością i właściwie udokumentowany. Kupowanie „na zapas” wyłącznie po to, by zmniejszyć podatek, rzadko się opłaca, bo realnie wydaje się więcej, niż oszczędza.

Dwa tematy jednorazowe na koniec 2026 r.

Kody PKD 2025 w CEIDG i KRS

Firmy zarejestrowane przed wejściem w życie klasyfikacji PKD 2025 mogą posługiwać się starymi kodami najdłużej do 31 grudnia 2026 r. Przy najbliższej zmianie wpisu warto zaktualizować kody, a jeżeli żadna zmiana nie jest planowana, sprawdzić, jak przeklasyfikowanie przeprowadzi rejestr. Wskazówki zawiera artykuł Jak wybrać kody PKD.

KSeF dla najmniejszych firm od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Firmy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, korzystają z odroczenia do 1 stycznia 2027 r. Przed tą datą trzeba nadać uprawnienia w KSeF (sobie, pracownikom lub biuru rachunkowemu) i wybrać narzędzie do wystawiania faktur.

31 grudnia: spis z natury albo inwentaryzacja

Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów sporządza na koniec roku podatkowego spis z natury towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, a następnie wpisuje go do księgi. Spis na 31 grudnia zastępuje jednocześnie spis otwarcia na 1 stycznia kolejnego roku.

• Spis obejmuje zapasy, a nie środki trwałe i wyposażenie (laptop, samochód, meble).
• Arkusz musi zawierać m.in. dane firmy, datę, numerowane pozycje, ilość, cenę i wartość oraz podpisy osób, które spis przeprowadziły.
• Usługodawca bez zapasów (np. programista na zasadach ogólnych lub liniowym) również go sporządza — z wartością zero.
• Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych rocznego spisu z natury się nie robi, bo ten obowiązek wynika z przepisów o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, której ryczałtowcy nie prowadzą.

Spółki i inne jednostki prowadzące księgi rachunkowe przeprowadzają na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzację na zasadach ustawy o rachunkowości: spis gotówki i zapasów, potwierdzenie sald na rachunkach i należności, weryfikację pozostałych pozycji.

Styczeń: deklaracje i informacje za miniony rok

• Do końca stycznia firma zatrudniająca pracowników lub zleceniobiorców wysyła do urzędu skarbowego roczne deklaracje płatnika oraz informacje PIT-11 o dochodach każdej osoby. Pracownik czy zleceniobiorca musi otrzymać swoją informację do końca lutego. W 2027 r. oba te dni (31 stycznia i 28 lutego) wypadają w niedzielę, więc zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej terminy przesuwają się na 1 lutego i 1 marca.
• Do 31 stycznia przedsiębiorca, który chce od 2027 r. korzystać z Małego ZUS Plus, składa odpowiednie zgłoszenie w ZUS. Spóźnienie oznacza czekanie na kolejny rok.
• Do 20 stycznia mija zwykły termin zapłaty składek ZUS za grudzień przez jednoosobowe działalności (spółki z o.o. jako osoby prawne płacą do 15. dnia).

Do 20 lutego: forma opodatkowania na nowy rok

Forma opodatkowania przechodzi automatycznie na kolejny rok. Kto chce ją zmienić (np. z zasad ogólnych na podatek liniowy lub ryczałt), składa oświadczenie najpóźniej 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu pierwszego przychodu w nowym roku. Przy przychodzie w styczniu termin upływa 20 lutego (w 2027 r. to sobota, więc ostatnim dniem będzie poniedziałek 22 lutego); przy pierwszym przychodzie dopiero w grudniu — z końcem roku. Zmianę zgłasza się najprościej przez CEIDG.

Decyzję najlepiej przygotować w grudniu, na podstawie wyników za 11 miesięcy i planów na kolejny rok. Szczegóły i porównanie wariantów opisuje artykuł Jak zmienić formę opodatkowania.

Dalsze terminy wiosną

• 31 marca — spółka z rokiem kalendarzowym składa zeznanie CIT-8 i powinna mieć sporządzone sprawozdanie finansowe.
• 15 lutego – 30 kwietnia — jednoosobowe działalności składają roczne zeznanie PIT za 2026 r. (zeznania złożone przed 15 lutego uznaje się za złożone 15 lutego).
• Wiosna — roczne rozliczenie składki zdrowotnej w ZUS: nadpłata podlega zwrotowi, a niedopłatę trzeba uzupełnić.

Lista kontrolna na grudzień 2026 r.

1. Sprawdzić przychód względem limitów VAT, Małego ZUS Plus, ryczałtu i CIT.
2. Zebrać wszystkie faktury kosztowe z 2026 r. i wyjaśnić brakujące dokumenty.
3. Uzgodnić z księgową stan rozrachunków i środków trwałych.
4. Zaplanować spis z natury lub inwentaryzację na 31 grudnia.
5. Zaktualizować kody PKD, jeśli w rejestrze nadal są stare.
6. Przygotować dostęp do KSeF, jeśli firma korzysta z odroczenia do 2027 r.
7. Policzyć warianty formy opodatkowania na 2027 r.

Jak Good Balance może pomóc

Przeprowadzamy klientów przez zamknięcie roku: sprawdzamy limity, przygotowujemy spis z natury i deklaracje roczne, a w ramach doradztwa księgowego liczymy, która forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza w 2027 r. Bieżącą księgowość jednoosobowych działalności prowadzimy w ramach księgowości uproszczonej.