W Polsce nie ma osobnej dopłaty „za to, że pracownik jest cudzoziemcem”. Pracodawca może jednak korzystać z tych samych instrumentów urzędu pracy co przy zatrudnianiu Polaków, o ile cudzoziemiec ma status pozwalający na rejestrację w urzędzie jako bezrobotny, oraz ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego na szkolenia już zatrudnionych osób. Od 1 czerwca 2025 r. zasady te reguluje ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Klucz do dofinansowania: status cudzoziemca w urzędzie pracy
Większość form pomocy dla pracodawców (refundacja wynagrodzeń, prace interwencyjne, wyposażenie stanowiska, grant na pracę zdalną) dotyczy zatrudnienia osoby skierowanej przez powiatowy urząd pracy. W praktyce oznacza to, że cudzoziemiec musi najpierw zarejestrować się w urzędzie jako bezrobotny lub poszukujący pracy. Ustawa wymienia, kto może to zrobić. W uproszczeniu chodzi m.in. o osoby, które:
- są obywatelami państw UE, EOG lub Szwajcarii albo członkami ich rodzin;
- mają zezwolenie na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE;
- mają status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt humanitarny lub tolerowany;
- korzystają w Polsce z ochrony czasowej (dotyczy to wielu obywateli Ukrainy);
- mają niektóre zezwolenia na pobyt czasowy, np. w celu wykonywania pracy, połączenia z rodziną czy jako absolwenci polskich uczelni (wybrane kategorie z pełnym katalogiem w ustawie).
Cudzoziemiec przyjeżdżający dopiero do pracy na podstawie zezwolenia na pracę sezonową nie może zostać bezrobotnym w zwykłym trybie; dla tej grupy przewidziano jedynie formy pomocy związane z pracą sezonową. Przed złożeniem wniosku warto więc sprawdzić, jaki dokument pobytowy ma kandydat i czy urząd pracy w ogóle może go zarejestrować.
Formy wsparcia z Funduszu Pracy
Poniższe instrumenty przyznaje starosta (powiatowy urząd pracy) na podstawie umowy. Nie są to świadczenia „z automatu”: urząd ocenia wniosek, a pula pieniędzy w danym roku bywa ograniczona.
| Forma pomocy | Na czym polega | Limit w 2026 r. |
|---|---|---|
| Prace interwencyjne | zwrot części wynagrodzenia i składek za skierowanego bezrobotnego zatrudnionego na pełny etat przez 3–12 miesięcy | do kwoty minimalnego wynagrodzenia (4806 zł) miesięcznie na osobę |
| Refundacja wynagrodzeń | zwrot części wynagrodzenia przez maksymalnie 6 miesięcy przy zatrudnieniu co najmniej na pół etatu | połowa minimalnego wynagrodzenia na etat plus składki od tej kwoty |
| Grant na pracę zdalną | środki na utworzenie stanowiska pracy zdalnej dla skierowanego bezrobotnego | do 3-krotności minimalnego wynagrodzenia, czyli 14 418 zł |
| Wyposażenie stanowiska pracy | zwrot kosztów zakupu sprzętu i wyposażenia nowego stanowiska | do 4-krotności, a w niektórych umowach do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia |
Każda z tych form wiąże się z obowiązkiem utrzymania zatrudnienia. Przy pracach interwencyjnych trzeba zatrudniać pracownika przez okres refundacji i jeszcze przez połowę tego okresu; przy grancie na pracę zdalną przez 12 miesięcy na pełny etat albo 18 miesięcy na co najmniej pół etatu. Jeśli pracownik odejdzie, urząd kieruje na jego miejsce inną osobę. Odmowa jej przyjęcia oznacza zwrot pomocy z odsetkami.
Środki przyznawane pracodawcom w tych formach są pomocą de minimis, więc przed wnioskiem trzeba sprawdzić, ile takiej pomocy firma otrzymała w ostatnich latach. Nie można też finansować z Funduszu Pracy kosztów, które zostały już pokryte z innych środków publicznych.
Szkolenia z Krajowego Funduszu Szkoleniowego
KFS to jedyne duże źródło, które nie wymaga zatrudniania osoby skierowanej z urzędu. Z tych środków pracodawca może sfinansować kształcenie ustawiczne swoich pracowników, w tym cudzoziemców zatrudnionych już w firmie, a także własne. Podstawowe warunki:
- firma przez co najmniej 6 miesięcy przed wnioskiem opłacała składki na Fundusz Pracy albo była z nich zwolniona z mocy prawa;
- nie ma zaległości podatkowych ani składkowych;
- szkolenie nie może się rozpocząć przed podpisaniem umowy z urzędem.
Dofinansowanie wynosi do 70% kosztów, a w firmach zatrudniających do 9 osób (w przeliczeniu na pełne etaty) do 90%, w obu przypadkach nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika w danym roku. Starosta bierze pod uwagę roczne priorytety wydatkowania KFS, więc to, czy np. kurs języka polskiego lub szkolenie zawodowe dla nowo przyjętych cudzoziemców zostanie sfinansowane, zależy od priorytetów ogłoszonych w danym roku i od potrzeb lokalnego rynku pracy.
Inne źródła wsparcia
Poza urzędem pracy firmy mogą szukać pieniędzy w programach finansowanych z funduszy unijnych i krajowych, np. projektach integracji zawodowej cudzoziemców prowadzonych przez samorządy i organizacje pozarządowe. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom przewiduje także program aktywizacyjny dla cudzoziemców finansowany z Funduszu Pracy. Takie programy są zwykle kierowane do instytucji, a nie bezpośrednio do pracodawców; firma może jednak korzystać z ich efektów, np. bezpłatnych kursów językowych dla pracowników.
Jak przygotować się do wniosku: kroki
- Sprawdzenie dokumentu pobytowego kandydata pod kątem tego, czy uprawnia go do rejestracji w urzędzie pracy.
- Legalizacja pracy. Dofinansowanie nie zastępuje obowiązków legalizacyjnych: jeśli cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, trzeba je uzyskać przed rozpoczęciem pracy.
- Zgłoszenie oferty pracy w PUP i pytanie o dostępne w danym roku formy pomocy oraz nabory wniosków.
- Policzenie zobowiązań. Okres obowiązkowego utrzymania zatrudnienia i ryzyko zwrotu pomocy z odsetkami powinny być częścią decyzji.
- Terminowe rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym, bo zaległości wykluczają z większości form wsparcia.
Przykład. Firma logistyczna chce zatrudnić magazyniera z Ukrainy korzystającego z ochrony czasowej, zarejestrowanego w urzędzie pracy jako bezrobotny. Po skierowaniu przez PUP może zawrzeć umowę o prace interwencyjne na 6 miesięcy i otrzymywać zwrot części wynagrodzenia, ale potem musi zatrudniać pracownika jeszcze przez 3 miesiące. Jego kolega, który przyjechał na podstawie zezwolenia na pracę sezonową, nie zostanie skierowany w ramach tego instrumentu, choć po roku pracy może zostać przeszkolony ze środków KFS jako pracownik firmy.
Jak Good Balance może pomóc
Pomagamy uporządkować legalizację zatrudnienia cudzoziemców, w tym zezwolenia na pobyt i pracę, a w ramach obsługi kadrowo-płacowej prowadzimy dokumentację pracowników, rozliczenia z ZUS i ewidencję wymaganą przy umowach z urzędem pracy. Zasady samej umowy o pracę opisujemy w artykule o umowie o pracę.