Agencja pracy i wpis do KRAZ w 2026 r. — warunki i procedura

Kto chce zawodowo szukać pracowników dla innych firm albo zatrudniać ludzi i kierować ich do pracy u klientów, musi najpierw uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia, potocznie nazywanego KRAZ. W 2026 r. zasady wynikają z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 20 marca 2025 r.: wpis kosztuje 1000 zł, wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, a marszałek województwa ma na jego rozpatrzenie 14 dni. Prowadzenie agencji bez wpisu grozi grzywną do 100 000 zł.

Jakie usługi wymagają wpisu do rejestru

Ustawa traktuje działalność agencji zatrudnienia jako działalność regulowaną. Wpis jest potrzebny w dwóch obszarach:

• Pośrednictwo pracy: dobór kandydatów dla pracodawców, pomoc osobom szukającym zatrudnienia, a także kierowanie ludzi do pracy u pracodawców za granicą, kierowanie cudzoziemców do firm działających w Polsce oraz prowadzenie internetowych baz ofert i kandydatów.
• Praca tymczasowa: agencja jest pracodawcą (lub zleceniodawcą) i kieruje te osoby do wykonywania zadań pod kierownictwem klienta, czyli pracodawcy użytkownika.

W klasyfikacji PKD 2025 pierwszemu obszarowi odpowiada zwykle kod 78.10.Z, a drugiemu 78.20.Z. Sam wpis kodu w CEIDG lub KRS nie zastępuje jednak wpisu do rejestru agencji. O wyborze kodów piszemy szerzej w artykule o kodach PKD.

Bez wpisu pośrednictwo mogą prowadzić m.in. OHP, jednostki samorządu terytorialnego, akademickie biura karier uczelni niedziałających w tym zakresie gospodarczo oraz stowarzyszenia i fundacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Wpisu nie wymaga też np. kierowanie osób na staże i praktyki, które nie są pracą zarobkową, ani organizowanie praktycznej nauki zawodu. Podmioty te muszą jednak dysponować lokalem, w którym obsługują klientów.

Kto może uzyskać wpis

Agencję można prowadzić jako jednoosobową działalność, spółkę cywilną albo spółkę handlową. Wpis mogą uzyskać także przedsiębiorcy zagraniczni działający w Polsce przez oddział lub spółkę oraz firmy z UE i EOG, które legalnie świadczą takie usługi w swoim kraju; muszą wtedy wskazać osobę przebywającą w Polsce, upoważnioną do reprezentacji.

Wnioskodawca nie może:

• mieć zaległości podatkowych ani składkowych (ZUS, KRUS, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, FGŚP, PFRON i inne fundusze, jeśli był zobowiązany do wpłat);
• być w likwidacji lub upadłości;
• mieć osób zarządzających lub reprezentujących, które zostały prawomocnie skazane za określone przestępstwa (m.in. przeciwko prawom pracowniczym, wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu) albo ukarane za wskazane wykroczenia;
• mieć prawomocnego zakazu prowadzenia takiej działalności ani być wcześniej wykreślonym z rejestru za poważne naruszenia;
• działać bez lokalu w Polsce, jeśli prowadzi pracę tymczasową, kieruje osoby za granicę lub kieruje cudzoziemców do pracy.

Lokal nie jest formalnością: to w nim agencja przyjmuje kandydatów i przechowuje dokumentację, w tym akta osobowe pracowników tymczasowych. Adres wyłącznie do doręczeń zwykle nie spełni tego wymogu.

Procedura krok po kroku

1. Rejestracja firmy. Najpierw działalność w CEIDG albo spółka w KRS, z odpowiednimi kodami PKD.
2. Zebranie zaświadczeń. Potrzebne są zaświadczenia o braku zaległości w urzędzie skarbowym i ZUS (oraz KRUS, jeśli dotyczy) oraz zaświadczenie o niekaralności osób zarządzających.
3. Opłata. Wpis kosztuje 1000 zł i nie jest zwracany w razie odmowy. Dowód wpłaty dołącza się do wniosku.
4. Wniosek elektroniczny. Składa się go przez system teleinformatyczny publicznych służb zatrudnienia do marszałka województwa właściwego dla siedziby lub stałego miejsca działalności. Dołącza się ustawowe oświadczenie o znajomości i spełnianiu warunków oraz oświadczenie o niekaralności za wykroczenia w ostatnich dwóch latach, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej.
5. Rozpatrzenie. Marszałek ma 14 dni od otrzymania kompletnego wniosku. Jeśli nie dokona wpisu, a od złożenia wniosku minęło 21 dni i nie było wezwania do uzupełnienia, przedsiębiorca może zacząć działać.

Jeden wniosek wystarczy, gdy firma chce świadczyć zarówno pośrednictwo, jak i pracę tymczasową.

Kierowanie cudzoziemców: dodatkowy próg dwóch lat

Pośrednictwo i praca tymczasowa dla cudzoziemców, którzy potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, są możliwe dopiero po 2 latach od wpisu i po faktycznym świadczeniu usług w tym okresie. Wymaga to zmiany wpisu, kolejnej opłaty 1000 zł i oświadczenia o dwuletniej działalności. Świadczenie takich usług bez spełnienia tego warunku podlega tej samej karze co działanie bez wpisu, czyli od 3000 zł do 100 000 zł. Dla wielu nowych agencji oznacza to, że pierwsze dwa lata trzeba oprzeć na kandydatach z Polski i z UE albo na cudzoziemcach, którzy mają swobodny dostęp do rynku pracy.

Obowiązki po uzyskaniu wpisu

• Informacja roczna o działalności dla marszałka województwa do 31 stycznia za poprzedni rok (korekta do 1 marca). Brak działalności przez dwa kolejne okresy sprawozdawcze może skończyć się wykreśleniem.
• Aktualizacja danych: zmiana nazwy, adresu, formy prawnej czy lokali w ciągu 14 dni; w tym samym terminie zgłasza się zawieszenie, wznowienie lub zakończenie działalności.
• Numer wpisu w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach; oferty pracy tymczasowej oznacza się jako „oferty pracy tymczasowej”.
• Zakaz pobierania opłat od kandydatów poza nielicznymi kosztami dopuszczonymi przy kierowaniu do pracy za granicą. Naruszenie grozi grzywną od 3000 zł do 30 000 zł.
• Zakaz dyskryminacji kandydatów, m.in. ze względu na płeć, wiek, narodowość czy niepełnosprawność.

Agencja pracy tymczasowej musi ponadto przestrzegać limitu z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych: tę samą osobę można skierować do jednego pracodawcy użytkownika łącznie na najwyżej 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Nie wolno też kierować pracowników tymczasowych do prac szczególnie niebezpiecznych ani na stanowiska strajkujących.

Przykład: start agencji w spółce z o.o.

Dwoje wspólników zakłada spółkę z o.o., która ma rekrutować specjalistów dla firm produkcyjnych, a w przyszłości zatrudniać pracowników tymczasowych z Ukrainy. Plan działania wygląda tak: rejestracja spółki z kodami 78.10.Z i 78.20.Z, wynajem lokalu biurowego, zebranie zaświadczeń o niezaleganiu i niekaralności zarządu, wpłata 1000 zł i złożenie wniosku o wpis obejmujący oba rodzaje usług. Przez pierwsze dwa lata agencja rekrutuje kandydatów niewymagających zezwolenia na pracę. Po tym czasie składa wniosek o zmianę wpisu, wnosi drugą opłatę i może rozpocząć kierowanie cudzoziemców, pamiętając o obowiązkach legalizacyjnych wobec każdego z nich.

Jak Good Balance może pomóc

Pomagamy wybrać formę prawną i zarejestrować firmę w ramach usługi rejestracji działalności i spółek, przygotowujemy dokumenty do wniosku o wpis i prowadzimy księgowość agencji. Agencjom, które kierują cudzoziemców do pracy, wspieramy też w legalizacji pobytu i pracy zatrudnianych osób.