Pracownik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności ma te same prawa co pozostali zatrudnieni, a do tego kilka szczególnych uprawnień: niższe normy czasu pracy, dodatkową przerwę, a przy znacznym lub umiarkowanym stopniu także dodatkowy urlop. Pracodawca w zamian może co miesiąc otrzymywać z PFRON dofinansowanie do wynagrodzenia, a firma licząca co najmniej 25 etatów uniknie dzięki takiemu zatrudnieniu obowiązkowych wpłat na fundusz. Poniżej zebrano zasady obowiązujące w 2026 r. na podstawie ustawy o rehabilitacji osób niepełnosprawnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 884).
Kogo przepisy traktują jako pracownika z niepełnosprawnością
O statusie decyduje dokument, a nie samo schorzenie. Najczęściej jest to orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (znacznym, umiarkowanym lub lekkim) wydane przez zespół do spraw orzekania. Ustawa uznaje też niektóre orzeczenia lekarza orzecznika ZUS. Stopień ma znaczenie praktyczne: od niego zależą normy czasu pracy, prawo do dodatkowego urlopu i kwota dopłaty z PFRON.
Gdy pracownik przekaże orzeczenie, pracodawca powinien od tego dnia stosować szczególne zasady, a kopię dokumentu przechowywać w aktach osobowych.
Czas pracy, przerwy i urlop
Szczególne normy wynikają z art. 15–20 ustawy o rehabilitacji. W skrócie:
| Uprawnienie | Lekki stopień | Znaczny lub umiarkowany stopień |
|---|---|---|
| Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy | 8 godzin / 40 godzin | 7 godzin / 35 godzin |
| Praca w nocy i nadgodziny | zakazane | zakazane |
| Dodatkowa przerwa wliczana do czasu pracy | 15 minut dziennie | 15 minut dziennie |
| Dodatkowy urlop wypoczynkowy | brak | 10 dni roboczych w roku |
| Płatne zwolnienie na turnus rehabilitacyjny | brak | do 21 dni roboczych, raz w roku |
Kilka zasad, o których łatwo zapomnieć:
- Skrócone normy nie mogą obniżyć pensji płaconej w stałej miesięcznej kwocie. Przy stawce godzinowej trzeba ją proporcjonalnie podnieść.
- Zakaz pracy w nocy i w nadgodzinach oraz skrócone normy nie obowiązują osób zatrudnionych przy pilnowaniu, a także wtedy, gdy na wniosek pracownika zgodę wyda lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne. Koszt takiego badania pokrywa pracodawca.
- Pierwszy dodatkowy urlop przysługuje dopiero po roku pracy liczonym od dnia zaliczenia do znacznego lub umiarkowanego stopnia.
- Dodatkowy urlop i zwolnienie na turnus łącznie nie mogą przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.
- Osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu może też wyjść z pracy z zachowaniem wynagrodzenia na badania specjalistyczne, zabiegi lub po zaopatrzenie ortopedyczne, jeśli nie da się tego załatwić poza godzinami pracy.
Racjonalne usprawnienia i dostosowanie stanowiska
Art. 23a ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek wprowadzenia niezbędnych racjonalnych usprawnień, czyli zmian dopasowanych do zgłoszonych potrzeb konkretnej osoby. Dotyczy to nie tylko zatrudnionych, ale też kandydatów w rekrutacji, stażystów i praktykantów. Może to być np. zmiana układu biurka, oprogramowanie czytające ekran, elastyczne godziny lub praca na parterze. Granicą jest nieproporcjonalnie wysokie obciążenie, przy czym nie uznaje się go za takie, jeżeli koszt w wystarczającym stopniu pokrywają środki publiczne. Odmowa usprawnień bez uzasadnienia jest traktowana jako naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON w 2026 r.
Najważniejszą formą wsparcia jest miesięczna dopłata do pensji. Za okresy od lipca 2024 r., a więc także w 2026 r., maksymalne kwoty na pełny etat wynoszą:
- 2760 zł przy znacznym stopniu niepełnosprawności,
- 1550 zł przy stopniu umiarkowanym,
- 575 zł przy stopniu lekkim.
Jeśli w orzeczeniu wskazano chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsję albo (przy stopniu znacznym i umiarkowanym) niewidomość, kwoty rosną odpowiednio do 4140 zł, 2585 zł i 1265 zł. Przy niepełnym etacie dopłata maleje proporcjonalnie. Przedsiębiorca dostanie najwyżej 75% faktycznie poniesionych kosztów płacy.
Warunki, które trzeba spełnić
- Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Na zleceniobiorców i wykonawców dzieła dopłata nie przysługuje.
- Dokument potwierdzający niepełnosprawność od pierwszego dnia pracy (chyba że niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia).
- Przy co najmniej 25 etatach: wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością na poziomie minimum 6%.
- Wypłata pensji bezgotówkowo (na rachunek pracownika lub przekazem pocztowym) i terminowe opłacanie wynagrodzenia oraz składek ZUS. PFRON dopuszcza opóźnienie wypłaty do 14 dni.
- Brak zaległości wobec PFRON przekraczających łącznie 100 zł.
Jak złożyć wniosek
- Zarejestrować firmę w systemie SODiR prowadzonym przez PFRON.
- Wypłacić wynagrodzenie za dany miesiąc. Wniosek można złożyć dopiero po wypłacie.
- Złożyć wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P do 25. dnia następnego miesiąca. Za wrzesień 2026 r. termin mija 26 października 2026 r., bo 25 października przypada w niedzielę.
- Pilnować kolejnych miesięcy: dopłata nie przychodzi automatycznie, wniosek składa się za każdy miesiąc osobno.
Inne formy wsparcia dla pracodawcy
Poza dopłatą do pensji ustawa przewiduje refundacje kosztów jednorazowych:
- Wyposażenie stanowiska pracy dla osoby zarejestrowanej w urzędzie pracy jako bezrobotna lub poszukująca pracy: zwrot do piętnastokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Umowę zawiera się ze starostą przed poniesieniem wydatków, a zatrudnienie musi trwać co najmniej 36 miesięcy.
- Adaptacja pomieszczeń, urządzeń i oprogramowania do potrzeb pracowników z niepełnosprawnością, również pod warunkiem 36-miesięcznego zatrudnienia. Zwracane są wyłącznie koszty dodatkowe, wynikające z niepełnosprawności.
- Pracownik pomagający osobie z niepełnosprawnością: zwrot części kosztów jego zatrudnienia proporcjonalnie do czasu poświęconego na pomoc oraz kosztów szkolenia.
Wpłaty na PFRON przy 25 etatach i więcej
Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, u którego wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością nie osiąga 6%, musi co miesiąc wpłacać na PFRON. Kwota to 40,65% przeciętnego wynagrodzenia pomnożone przez liczbę brakujących etatów. Deklarację i wpłatę przekazuje się do 20. dnia następnego miesiąca.
Przykład: spółka zatrudnia średnio 50 osób na pełnych etatach, w tym jedną osobę z orzeczeniem. Do 6% brakuje dwóch etatów (6% z 50 to 3), więc co miesiąc płaci 2 × 40,65% przeciętnego wynagrodzenia. Zatrudnienie dwóch kolejnych osób z orzeczeniem nie tylko znosi tę wpłatę, ale też otwiera drogę do dopłat do ich pensji. Firmy poniżej 25 etatów wpłat nie dokonują wcale, a dopłatę mogą dostać niezależnie od wskaźnika.
Najczęstsze błędy
- Planowanie grafiku z nadgodzinami lub nocną zmianą bez zgody lekarza.
- Obniżenie pensji po przejściu na normę 7 godzin dziennie.
- Spóźniona wypłata lub składka ZUS, przez którą przepada dopłata za cały miesiąc.
- Liczenie wskaźnika według liczby osób zamiast według etatów.
- Brak kopii orzeczenia w aktach z dnia rozpoczęcia pracy.
Podstawy umowy, która jest warunkiem dopłaty, opisano w artykule czym jest umowa o pracę.
Jak pomoże Good Balance
Prowadzimy kadry i płace z uwzględnieniem szczególnych norm czasu pracy, liczymy wskaźnik zatrudnienia, przygotowujemy wnioski Wn-D i deklaracje do PFRON oraz pilnujemy terminów, od których zależy dopłata. Szczegóły znajdą Państwo na stronie obsługi kadrowej pracowników, a w sprawach nietypowych, np. przy planowaniu rekrutacji lub dostosowaniu stanowisk, pomaga nasze doradztwo kadrowe.