W modelu wysyłki bezpośrednio od dostawcy sklep przyjmuje zamówienie i pieniądze, a paczkę do klienta nadaje hurtownia lub producent. Dla prawa i fiskusa to jednak nadal Pana lub Pani sprzedaż: to sklep odpowiada przed konsumentem, wystawia dokument sprzedaży i rozlicza podatki. Poniżej omawiamy, na co zwrócić uwagę, zanim pierwsza przesyłka opuści magazyn partnera.
Kto jest sprzedawcą, gdy towar wysyła hurtownia
Klient zawiera umowę ze sklepem, nie z dostawcą. Nawet jeśli nigdy nie dotknie Pan towaru, w relacji z kupującym występuje Pan jako przedsiębiorca sprzedający rzecz na odległość. Z tego wynikają trzy konsekwencje:
- przychód ze sprzedaży to cała kwota zapłacona przez klienta, a nie tylko marża; cena zakupu u dostawcy jest kosztem,
- reklamacje, zwroty i zapytania klientów obsługuje sklep, nawet gdy fizycznie trafiają one do magazynu partnera,
- to sklep musi wykazać, że informacje o produkcie, cenie i terminie dostawy były prawdziwe.
Dlatego podstawą jest pisemna umowa z dostawcą. Warto w niej uregulować: termin nadania paczki od chwili przekazania zamówienia, kto przyjmuje zwroty i pod jakim adresem, kto ponosi koszt wymiany wadliwego towaru, jak dostawca dokumentuje sprzedaż na rzecz sklepu (faktura zbiorcza czy do każdego zamówienia) oraz czy w paczce może znaleźć się jego cennik lub logo.
Działalność nierejestrowana czy firma w CEIDG
Na start można sprawdzić model bez zakładania firmy. W 2026 r. działalność nierejestrowana jest dopuszczalna, dopóki przychody w żadnym kwartale nie przekroczą 225% płacy minimalnej, czyli 10 813,50 zł. W tym modelu łatwo jednak przekroczyć limit, bo liczy się cały przychód od klientów, a nie zysk. Sklep z obrotem około 3,6 tys. zł miesięcznie wyczerpuje limit kwartalny. Po jego przekroczeniu jest 7 dni na wpis do CEIDG.
Przy planach na stałą sprzedaż rozsądniej od razu założyć jednoosobową działalność gospodarczą i wybrać formę opodatkowania. Rejestrację, dobór kodów PKD i formy podatku pomagamy przejść w ramach obsługi jednoosobowej działalności.
VAT: kiedy zwolnienie nie przysługuje
Limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi w 2026 r. 240 000 zł sprzedaży rocznie (wcześniej 200 000 zł). Wielu właścicieli sklepów zakłada, że do tej kwoty VAT ich nie dotyczy, i tu pojawia się najczęstszy błąd. Ustawa o VAT (art. 113 ust. 13) wyłącza zwolnienie dla podatników, którzy sprzedają przez internet lub w inny sposób na odległość m.in.:
- preparaty kosmetyczne i toaletowe,
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne,
- urządzenia elektryczne,
- maszyny i urządzenia gdzie indziej niesklasyfikowane,
a także — niezależnie od kanału sprzedaży — części i akcesoria do samochodów i motocykli. Sklep z ładowarkami, słuchawkami czy kosmetykami musi więc zarejestrować się jako czynny podatnik VAT przed pierwszą sprzedażą, niezależnie od obrotu. Przed wyborem asortymentu warto sprawdzić klasyfikację PKWiU każdej grupy produktów.
Dostawca spoza Unii: import, IOSS i cło
Gdy partner wysyła paczki z Chin, Turcji czy Stanów Zjednoczonych prosto do klienta w Polsce lub innym kraju UE, mamy do czynienia ze sprzedażą na odległość towarów importowanych. Przy przesyłkach o rzeczywistej wartości do 150 euro sprzedawca może skorzystać z procedury IOSS: rejestruje się w Polsce, nalicza VAT według stawki kraju klienta już w cenie i co miesiąc składa jedną deklarację. Wtedy import przesyłki jest zwolniony z VAT, a klient nie dopłaca podatku kuriera przy odbiorze. IOSS jest dobrowolny, ale bez niego VAT i opłaty pobiera się od odbiorcy, co zwykle kończy się odmową przyjęcia paczki i zwrotem.
Przesyłki droższe niż 150 euro i towary akcyzowe nie mieszczą się w tym uproszczeniu. Wtedy trzeba zaplanować zgłoszenie celne, cło i VAT z tytułu importu. Szczegóły towarów sprowadzanych do własnego magazynu omawia osobny artykuł o imporcie, a my w ramach księgowości uproszczonej pilnujemy, by dokumenty celne trafiły do ewidencji.
Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE
Jeżeli przedsiębiorca mający siedzibę wyłącznie w Polsce wysyła towar z Polski do konsumentów w innych krajach UE, liczy się łączna roczna wartość takich dostaw (razem z usługami elektronicznymi świadczonymi konsumentom z UE). Do 10 000 euro (42 000 zł) można stosować polski VAT. Po przekroczeniu progu obowiązuje VAT kraju klienta, który rozlicza się przez procedurę OSS. Zasady rejestracji i deklaracji opisuje nasz przewodnik po procedurze VAT OSS. Gdy towar przechodzi przez kilka podmiotów i kilka państw, powstaje transakcja łańcuchowa: przed startem warto ustalić, któremu ogniwu przypisać transport, bo od tego zależy, gdzie i przez kogo rozliczany jest VAT.
Kasa fiskalna, zwroty i odpowiedzialność wobec klienta
Sprzedaż wysyłkowa (pocztą lub kurierem) korzysta ze zwolnienia z kasy rejestrującej, jeśli całość zapłaty wpływa na rachunek bankowy sprzedawcy, a z ewidencji jasno wynika, za co i od kogo jest wpłata (z danymi i adresem nabywcy). Pobranie gotówki przez kuriera lub płatność bez przypisania do zamówienia może oznaczać obowiązek kasy. Podstawą jest poz. 41 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., które obowiązuje do końca 2027 r.
Wobec konsumenta sklep ma te same obowiązki co przy sprzedaży z własnego magazynu:
- Kupujący ma 14 dni na rezygnację z zakupu przez internet, bez uzasadnienia i bez kosztów poza zwrotem paczki.
- Sklep zwraca wszystkie płatności, łącznie z kosztem dostawy, w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, nawet jeśli dostawca jeszcze nie oddał pieniędzy sklepowi.
- Za brak zgodności towaru z umową sprzedawca odpowiada przez dwa lata od dostarczenia.
- Przed zawarciem umowy klient musi dostać jasne informacje o produkcie, cenie, kosztach i terminie dostawy oraz o prawie odstąpienia.
Najlepiej, gdy regulamin sklepu, polityka zwrotów i umowa z dostawcą są ze sobą spójne. Jeśli partner wydłuża wysyłkę o tydzień, regulamin nie może obiecywać dostawy w 48 godzin. Dane klientów przekazywane dostawcy do nadania paczki to powierzenie przetwarzania w rozumieniu RODO, dlatego potrzebna jest umowa powierzenia i informacja w polityce prywatności. Ogólne zasady regulaminu i obowiązków informacyjnych opisuje artykuł jak otworzyć sklep internetowy.
Przykład: sklep z akcesoriami do domu
Pani Anna sprzedaje lampy i ozdoby, które wysyła hurtownia z Poznania. Lampy to urządzenia elektryczne, więc mimo niewielkiego obrotu rejestruje się do VAT od pierwszego dnia. Klienci płacą przelewem lub przez bramkę płatności, która przypisuje wpłatę do zamówienia, dzięki czemu nie potrzebuje kasy. Hurtownia wystawia jej jedną fakturę za każdy tydzień, a zwroty trafiają na adres hurtowni, która potwierdza ich przyjęcie w ciągu dwóch dni. Dzięki temu Pani Anna dotrzymuje 14-dniowego terminu zwrotu pieniędzy.
Jak pomaga Good Balance
Pomagamy wybrać formę prowadzenia sklepu, sprawdzamy, czy asortyment pozwala na zwolnienie z VAT, rejestrujemy firmę, VAT, OSS lub IOSS i prowadzimy bieżącą księgowość. Zacznij od konsultacji w ramach obsługi jednoosobowej działalności gospodarczej.