Przedsiębiorca, który zaczyna ewidencjonować sprzedaż na kasie online, może odzyskać 90% jej ceny netto, maksymalnie 700 zł za każde urządzenie. Czynny podatnik VAT odlicza tę kwotę w pliku JPK_V7, a firma zwolniona z VAT dostaje zwrot na rachunek po złożeniu wniosku do urzędu skarbowego. Ulga ma jednak warunki — zarówno przy zakupie, jak i przez trzy lata po rozpoczęciu ewidencji.
Podstawa prawna i wysokość ulgi
Ulgę przewiduje art. 111 ust. 4 ustawy o VAT. Kwota do odzyskania to 90% ceny zakupu kasy bez podatku, z górnym limitem 700 zł. Limit dotyczy każdej kasy osobno, więc firma z kilkoma stanowiskami może skorzystać z ulgi wielokrotnie.
| Cena kasy netto | 90% ceny | Ulga do odzyskania |
|---|---|---|
| 650 zł | 585 zł | 585 zł |
| 777,78 zł | 700 zł | 700 zł |
| 1 400 zł | 1 260 zł | 700 zł |
| 3 × 1 100 zł (trzy stanowiska) | 3 × 990 zł | 3 × 700 zł = 2 100 zł |
Z tabeli wynika praktyczna wskazówka: powyżej ceny około 778 zł netto każda dodatkowa złotówka jest już w całości kosztem przedsiębiorcy. Droższa kasa może mieć sens ze względu na funkcje, ale nie zwiększa ulgi.
Kto ma prawo do ulgi
Ustawa wymienia dwie grupy podatników:
- tych, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie i którzy rozpoczęli ją w obowiązujących terminach,
- tych, którzy nie mieli obowiązku, ale dobrowolnie rozpoczęli ewidencję i dotąd nie używali kas.
W obu przypadkach chodzi o kasy spełniające wymogi z art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, czyli urządzenia przesyłające dane do Centralnego Repozytorium Kas. Dodatkowo zakup kasy musi nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji. Ulga przysługuje zarówno czynnym podatnikom VAT, jak i firmom korzystającym ze zwolnienia podmiotowego lub wykonującym wyłącznie czynności zwolnione — różni się tylko sposób jej odzyskania.
Czy kasa jest w ogóle potrzebna, zależy od rodzaju sprzedaży i obrotów z osobami prywatnymi — opisujemy to w artykule o tym, kto musi mieć kasę fiskalną.
Dokumenty, bez których ulgi nie będzie
Zanim przedsiębiorca wystąpi o odliczenie lub zwrot, powinien skompletować:
- fakturę dokumentującą zakup kasy,
- dowód zapłaty całej należności — ulga nie przysługuje, jeśli część ceny pozostaje niezapłacona (np. przy zakupie na raty, dopóki ostatnia rata nie zostanie uiszczona),
- potwierdzenie fiskalizacji i rozpoczęcia ewidencji (data pierwszego raportu dobowego).
Rozliczenie: czynny podatnik VAT
Czynny podatnik VAT wykazuje ulgę w pliku JPK_V7 (miesięcznym lub kwartalnym) za okres, w którym rozpoczął ewidencję na kasie, albo za okresy następne. Możliwe są trzy scenariusze:
- Podatek należny wyższy od ulgi — ulga po prostu zmniejsza kwotę VAT do zapłaty.
- Ulga wyższa od podatku należnego — nadwyżkę można otrzymać jako zwrot na rachunek bankowy.
- Przeniesienie — zamiast zwrotu można odliczyć różnicę w kolejnych okresach rozliczeniowych.
Przykład
Pan Tomasz otwiera w maju 2026 r. kawiarnię i jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie. Kupuje dwie kasy online po 1 200 zł netto każda i rozpoczyna ewidencję 2 czerwca. Ulga wynosi 2 × 700 zł = 1 400 zł. W czerwcu VAT należny po odliczeniu podatku naliczonego to 900 zł. Pan Tomasz w JPK_V7 za czerwiec obniża podatek do zera, a pozostałe 500 zł może otrzymać jako zwrot na rachunek albo odliczyć w lipcu.
Rozliczenie: firma zwolniona z VAT
Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie składa JPK_V7, dlatego o pieniądze występuje wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego. Na złożenie wniosku trzeba poczekać do początku kolejnego miesiąca po tym, w którym ruszyła ewidencja. Urząd ma 25 dni od dnia złożenia wniosku na przelew. Jeśli wniosek nie budzi wątpliwości, zwrot następuje bez wydawania decyzji; przy nieprawidłowościach naczelnik wydaje decyzję określającą właściwą kwotę lub odmawiającą zwrotu.
We wniosku podaje się dane firmy, NIP i numer rachunku bankowego, a do niego dołącza kopię faktury, dowód zapłaty oraz kopię raportu fiskalnego miesięcznego potwierdzającego prowadzenie ewidencji. Aktualne wzory i instrukcje publikuje portal podatki.gov.pl.
Trzy lata pod obserwacją — kiedy trzeba oddać ulgę
Art. 111 ust. 6 ustawy o VAT nakłada obowiązek zwrotu odliczonej lub otrzymanej kwoty, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji:
- przedsiębiorca zakończy działalność gospodarczą,
- nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminie,
- wystąpi inna sytuacja wskazana w przepisach wykonawczych.
Najczęściej problem pojawia się przy zamknięciu firmy po roku czy dwóch — przy likwidacji działalności ulgę trzeba wtedy zwrócić. Zawieszenie działalności nie jest zakończeniem, ale warto pilnować terminów przeglądów, które biegną niezależnie od tego, czy kasa jest intensywnie używana.
Najczęstsze błędy
- zakup kasy później niż 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji,
- wystąpienie o ulgę przed zapłatą całej ceny,
- wykazanie ulgi od ceny brutto zamiast netto,
- złożenie wniosku przez firmę zwolnioną z VAT w tym samym miesiącu, w którym ruszyła ewidencja,
- zamknięcie działalności przed upływem 3 lat bez zwrotu ulgi,
- pominięcie przeglądu technicznego kasy.
Jak Good Balance może pomóc
Pilnujemy terminów i warunków ulgi: sprawdzamy dokumenty zakupu, wykazujemy odliczenie w JPK_V7 albo przygotowujemy wniosek o zwrot dla firm zwolnionych z VAT. W ramach księgowości uproszczonej monitorujemy też trzyletni okres, w którym ulga może podlegać zwrotowi. Ogólne zasady podatku opisujemy w artykule o VAT w Polsce.