Każdy pracodawca musi przeszkolić pracownika z zakresu BHP, zanim dopuści go do pracy, a potem powtarzać szkolenia okresowo. Wynika to z art. 237³ Kodeksu pracy, a szczegóły — rodzaje szkoleń, częstotliwość i dokumentowanie — określa rozporządzenie szkoleniowe z 2004 r. (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327). Czas szkolenia jest czasem pracy, a jego koszt pokrywa pracodawca. Od grudnia 2025 r. udział w instruktażu można potwierdzać również elektronicznie.
Kogo dotyczy obowiązek
Obowiązek dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu i studentów na praktykach. Szkolenie musi przejść również sam pracodawca — w zakresie potrzebnym do wykonywania jego obowiązków, z okresowym powtarzaniem. Przedsiębiorca zatrudniający do 10 osób (albo do 50 osób w branży o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia), który ukończył odpowiednie szkolenie, może sam wykonywać zadania służby BHP, w tym prowadzić instruktaż ogólny.
Szkolenie wstępne: dwa instruktaże przed startem
- Instruktaż ogólny — dla każdego nowo zatrudnionego, przed dopuszczeniem do pracy. Obejmuje podstawowe przepisy BHP z Kodeksu pracy i regulaminu, zasady obowiązujące w zakładzie oraz pierwszą pomoc. Prowadzi go pracownik służby BHP, pracodawca wykonujący jej zadania albo wyznaczony pracownik z aktualnym szkoleniem okresowym.
- Instruktaż stanowiskowy — dla pracowników na stanowiskach robotniczych i innych, gdzie występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne, a także przy przeniesieniu na takie stanowisko. Zapoznaje z zagrożeniami i bezpiecznymi metodami pracy na konkretnym stanowisku; powtarza się go przy istotnych zmianach technologii czy maszyn.
Szkolenie wstępne nie jest wymagane, gdy pracownik zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę i wraca na stanowisko zajmowane bezpośrednio wcześniej.
Szkolenia okresowe — jak często
| Grupa stanowisk | Pierwsze szkolenie okresowe | Kolejne — nie rzadziej niż |
|---|---|---|
| stanowiska robotnicze z pracami szczególnie niebezpiecznymi | do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | raz w roku |
| pozostałe stanowiska robotnicze | do 12 miesięcy | raz na 3 lata |
| pracodawcy i osoby kierujące pracownikami (kierownicy, mistrzowie, brygadziści) | do 6 miesięcy | raz na 5 lat |
| pracownicy inżynieryjno-techniczni, służba BHP | do 12 miesięcy | raz na 5 lat |
| stanowiska administracyjno-biurowe | do 12 miesięcy | raz na 6 lat (o ile nie działa zwolnienie) |
Szkolenie okresowe robotników ma formę instruktażu, a pozostałych grup — kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego. Kończy się egzaminem i zaświadczeniem, którego odpis trafia do akt osobowych.
Zwolnienie dla pracowników biurowych
Kodeks pracy zwalnia ze szkoleń okresowych pracowników administracyjno-biurowych, jeśli przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia (według przepisów o ubezpieczeniu wypadkowym) — chyba że ocena ryzyka zawodowego wskazuje, że szkolenie jest konieczne. Gdy kategoria ryzyka wzrośnie albo ocena ryzyka wykaże taką potrzebę, szkolenie trzeba przeprowadzić w ciągu 6 miesięcy. Zwolnienie nie obejmuje instruktażu ogólnego przy zatrudnieniu.
Dokumentacja — co zmieniło się w 2025 r.
Rozporządzenie zmieniające z 24 listopada 2025 r. dopuściło potwierdzanie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz dopuszczenia do pracy w postaci papierowej lub elektronicznej:
- przy wersji papierowej podpisy składa się w karcie szkolenia wstępnego,
- przy wersji elektronicznej pracodawca robi adnotację w karcie w miejscu podpisu i dołącza dokument elektroniczny z potwierdzeniem lub jego odwzorowanie,
- karta szkolenia wstępnego z załącznikami jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.
Pracodawca, który sam organizuje szkolenia, prowadzi też ich dokumentację: programy szkolenia, dzienniki zajęć, protokoły egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń. Zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP pracownik również może potwierdzić papierowo albo elektronicznie.
Kto może prowadzić szkolenia i ile to kosztuje firmę
Szkolenia organizuje pracodawca albo — na jego zlecenie — jednostka szkoleniowa w dziedzinie BHP. Szkolenie samego pracodawcy i pracowników służby BHP prowadzą wyłącznie takie jednostki. Z perspektywy podatkowej:
- wydatek na obowiązkowe szkolenia jest kosztem prowadzenia działalności,
- szkolenia prowadzone w formach i na zasadach z odrębnych przepisów są zwolnione z VAT jako kształcenie zawodowe, więc faktura od firmy szkoleniowej zwykle nie zawiera podatku; usługi takie jak ocena ryzyka czy stała obsługa BHP są opodatkowane osobno.
Przykład: mała firma usługowa
Pan Piotr prowadzi firmę instalacyjną i zatrudnia dwóch monterów oraz osobę w biurze. Ukończył szkolenie dla pracodawców wykonujących zadania służby BHP, więc sam prowadzi instruktaż ogólny każdego nowego pracownika. Instruktaż stanowiskowy monterów przeprowadza przed pierwszym wyjazdem na budowę, a potwierdzenia zbiera elektronicznie i dołącza do kart w aktach osobowych. Monterzy przechodzą szkolenie okresowe najpóźniej po 12 miesiącach, a potem co 3 lata. Pracownica biura — jeśli przeważające PKD firmy ma kategorię ryzyka do trzeciej, a ocena ryzyka tego nie wymaga — nie musi odbywać szkoleń okresowych.
Najczęstsze uchybienia
- Instruktaż „po fakcie” — pracownik zaczyna pracę w poniedziałek, a kartę szkolenia wstępnego podpisuje po tygodniu. Przepisy wymagają szkolenia przed dopuszczeniem do pracy.
- Przeterminowane szkolenia okresowe — terminy liczy się od rozpoczęcia pracy na stanowisku i od poprzedniego szkolenia; warto prowadzić prosty rejestr z datami.
- Brak szkolenia samego pracodawcy — przedsiębiorca, który prowadzi instruktaż ogólny, musi mieć aktualne szkolenie.
- Automatyczne stosowanie zwolnienia dla biura — bez sprawdzenia kategorii ryzyka dla przeważającego PKD i bez aktualnej oceny ryzyka zawodowego.
- Jeden program dla wszystkich — programy szkoleń powinny odpowiadać grupom stanowisk i realnym zagrożeniom w firmie.
Kary i ryzyko
Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad BHP osobie odpowiedzialnej za stan BHP lub kierującej pracownikami grozi grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł. Brak szkolenia ma też znaczenie przy wypadku przy pracy — utrudnia obronę pracodawcy w postępowaniu powypadkowym i przy ewentualnych roszczeniach pracownika.
Jak pomoże Good Balance
Pomagamy uporządkować dokumentację kadrową, w tym karty szkoleń wstępnych i terminy szkoleń okresowych w aktach osobowych. Szczegóły obsługi kadrowej opisuje strona obsługi pracowników, a w sprawach interpretacji przepisów prawa pracy zapraszamy na doradztwo kadrowe. Zasady zatrudnienia na etacie przypomina artykuł o umowie o pracę.