Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi odzyskać VAT zapłacony od faktury, której klient nie uregulował, a w podatku dochodowym — pomniejszyć podstawę opodatkowania o niezapłacony przychód. Kluczowa liczba to 90 dni od upływu terminu płatności. Mechanizm działa w obie strony: dłużnik, który nie zapłacił, musi oddać odliczony wcześniej VAT.
Na czym polega ulga i dlaczego w ogóle jest potrzebna
Przy standardowym rozliczeniu VAT podatek należny wykazuje się w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, zwykle niezależnie od tego, czy klient zapłacił. Przedsiębiorca, który wystawił fakturę na 12 300 zł brutto, oddaje więc 2 300 zł VAT z własnych pieniędzy, nawet jeśli nie zobaczył ani złotówki. Ulga z art. 89a ustawy o VAT pozwala ten podatek odzyskać przez korektę, a gdy pieniądze w końcu wpłyną — rozliczyć go ponownie.
To narzędzie podatkowe, a nie sposób odzyskania należności. Dług nadal istnieje i warto go dochodzić równolegle — kroki opisuje artykuł o windykacji należności.
Warunki korekty w VAT po stronie wierzyciela
Ustawa uznaje nieściągalność za uprawdopodobnioną, gdy wierzytelność nie została zapłacona ani zbyta w żadnej formie w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności z umowy lub faktury. Do tego muszą być spełnione warunki formalne:
- na dzień poprzedzający złożenie pliku JPK z korektą wierzyciel jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
- od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie upłynęły jeszcze 3 lata,
- do dnia złożenia rozliczenia za dany okres należność nadal nie została uregulowana ani sprzedana.
Jeżeli nabywcą jest podmiot niebędący czynnym podatnikiem VAT (np. konsument lub firma zwolniona), korekta jest możliwa tylko w szczególnych sytuacjach: gdy wierzytelność potwierdzono prawomocnym wyrokiem i skierowano do egzekucji, wpisano ją do krajowego rejestru długów albo wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.
Korekta jest prawem, a nie obowiązkiem wierzyciela. Można ją jednak wykazać tylko w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień — dlatego terminy płatności warto mieć pod kontrolą w systemie księgowym.
Jak to wygląda w praktyce — przykład z datami
Firma szkoleniowa rozlicza VAT miesięcznie. Wystawia fakturę na 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT z terminem płatności 30 kwietnia 2026 r. Klient nie płaci.
- Liczenie 90 dni zaczyna się 1 maja 2026 r., więc 90. dzień przypada 29 lipca 2026 r.
- W pliku JPK_V7M za lipiec 2026 r. firma zmniejsza podstawę opodatkowania o 10 000 zł i podatek należny o 2 300 zł, pod warunkiem że do dnia jego złożenia (najpóźniej 25 sierpnia) zapłata nie wpłynęła.
- W pliku zaznacza się, że korekta dotyczy ulgi na złe długi — w ten sposób wierzyciel informuje urząd o korekcie.
- Jeśli klient zapłaci np. w listopadzie 2026 r., firma zwiększa podstawę i podatek należny w rozliczeniu za listopad. Przy częściowej wpłacie zwiększenie dotyczy tylko tej części.
Szerzej o strukturze plików JPK piszemy w artykule o plikach JPK.
Druga strona medalu: obowiązek dłużnika
Przedsiębiorca, który nie zapłacił faktury w ciągu 90 dni od upływu terminu, musi skorygować odliczony z niej VAT w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień (art. 89b ustawy o VAT). Obowiązek nie powstaje, jeśli zapłaci najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego. Gdy ureguluje dług później, odzyskuje prawo do odliczenia w okresie zapłaty.
W praktyce oznacza to, że opóźnianie płatności dostawcom nie daje „darmowego kredytu” — po 90 dniach odliczony VAT trzeba oddać.
Ulga na złe długi w PIT
W podatku dochodowym działa podobny mechanizm (art. 26i ustawy o PIT). Wierzyciel może zmniejszyć podstawę obliczenia podatku o wartość niezapłaconej wierzytelności, którą wcześniej zaliczył do przychodów, a dłużnik musi zwiększyć podstawę o niezapłacone zobowiązanie ujęte w kosztach. Warunki są jednak inne niż w VAT:
| Element | VAT | PIT |
|---|---|---|
| Próg czasowy | 90 dni od terminu płatności | 90 dni od terminu płatności |
| Limit od wystawienia faktury | 3 lata od końca roku wystawienia | 2 lata od końca roku wystawienia faktury lub zawarcia umowy |
| Status dłużnika | bez znaczenia, gdy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT | nie może być w restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji |
| Gdzie się rozlicza | plik JPK za okres, w którym minął 90. dzień | zeznanie za rok, w którym minął 90. dzień |
W PIT transakcja musi być zawarta w ramach działalności obu stron, a dochody z niej muszą podlegać opodatkowaniu w Polsce. Analogiczne rozwiązanie przewiduje ustawa o CIT dla spółek.
Dokumenty, które warto przygotować
Ustawa nie wymaga składania wniosku ani załączników, ale przy kontroli urząd może zapytać o podstawy korekty. Dobrze mieć pod ręką:
- fakturę i umowę lub zamówienie z terminem płatności,
- wyciąg z rachunku potwierdzający brak wpłaty na dzień złożenia JPK,
- wezwania do zapłaty i korespondencję z dłużnikiem,
- wydruk statusu VAT nabywcy z dnia transakcji oraz własnego statusu z dnia poprzedzającego korektę.
Porządek w dokumentach zaczyna się już przy wystawianiu faktury: jednoznaczny termin płatności na dokumencie ułatwia później ustalenie, kiedy mija 90 dni. Przy wystawianiu i ewidencji faktur pomaga usługa obsługi faktur VAT.
Najczęstsze pomyłki
- Korekta w złym okresie — za wcześnie (przed 90. dniem) albo za późno, w kolejnych miesiącach.
- Pominięcie wpłaty przed złożeniem JPK — jeśli klient zapłacił po 90. dniu, ale przed wysłaniem pliku, korekta nie przysługuje.
- Zapomniane zwiększenie po późniejszej zapłacie, co skutkuje zaległością z odsetkami.
- Utrata statusu czynnego podatnika tuż przed korektą, np. po wykreśleniu z rejestru VAT.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach pełnej księgowości monitorujemy terminy płatności, wskazujemy faktury kwalifikujące się do ulgi i przygotowujemy korekty w JPK oraz w zeznaniu rocznym. Pilnujemy również obowiązków dłużnika, aby korekta odliczenia nie zaskoczyła Państwa przy kontroli.