Księgowość małej firmy w Polsce to przede wszystkim jedna z dwóch ewidencji podatkowych — podatkowa księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów na ryczałcie — uzupełniona o rejestry VAT, ewidencję środków trwałych i comiesięczne rozliczenia z ZUS. Rok 2026 przyniósł ważną zmianę: część przedsiębiorców musi prowadzić te ewidencje wyłącznie w programie komputerowym, a od 2027 r. obowiązek obejmie wszystkich. Poniżej wyjaśniamy, co trzeba ustalić na starcie, żeby pierwsze miesiące działalności nie skończyły się korektami.
Forma opodatkowania wyznacza rodzaj księgowości
To, co i jak trzeba ewidencjonować, wynika z formy opodatkowania wybranej przy rejestracji firmy:
| Forma opodatkowania | Podstawowa ewidencja | Co się w niej zapisuje |
|---|---|---|
| Skala podatkowa (12% i 32%) lub podatek liniowy (19%) | podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) | przychody i koszty, z których wynika dochód |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | ewidencja przychodów | wyłącznie przychody, z podziałem na stawki ryczałtu |
| Karta podatkowa (tylko kontynuacja sprzed 2022 r.) | brak ewidencji podatkowej | podatek w stałej kwocie |
KPiR mogą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne osób fizycznych i partnerskie, jeżeli przychody netto za poprzedni rok nie przekroczyły 2,5 mln euro. W 2026 r. oznacza to przychody za 2025 r. nie wyższe niż 10 646 500 zł. Powyżej tej kwoty obowiązują księgi rachunkowe, czyli pełna księgowość. Jak liczy się podatek przy KPiR, wyjaśniamy w artykule o zasadach ogólnych w PIT.
Na ryczałcie mimo braku kosztów trzeba przechowywać dowody zakupu i prowadzić wykaz środków trwałych. Z ryczałtu można korzystać w 2026 r., jeśli przychody za 2025 r. nie przekroczyły 2 mln euro (8 517 200 zł).
Księgi elektroniczne — harmonogram 2026 i 2027
Nowe rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. zmieniły sposób prowadzenia KPiR i ewidencji przychodów:
- od 1 stycznia 2026 r. — przedsiębiorcy składający miesięczny JPK_V7M prowadzą KPiR albo ewidencję przychodów wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, według struktury logicznej,
- do 30 kwietnia 2027 r. — te osoby przesyłają urzędowi skarbowemu księgę lub ewidencję za 2026 r. w formie pliku JPK (JPK_PKPIR lub JPK_EWP, razem z JPK_ST dla środków trwałych),
- od 1 stycznia 2027 r. — obowiązek elektronicznej ewidencji obejmie pozostałych, w tym podatników rozliczających VAT kwartalnie i zwolnionych z VAT.
W praktyce oznacza to koniec zeszytowej księgi i arkuszy kalkulacyjnych. Zapisy muszą zawierać m.in. numer faktury w KSeF i identyfikator podatkowy kontrahenta, więc program księgowy powinien być zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur.
Dokumenty i ewidencje poza księgą
Obok KPiR lub ewidencji przychodów mała firma zwykle prowadzi:
- rejestry VAT i plik JPK_V7 — jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT; składany do 25. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym,
- ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych — z planem amortyzacji dla sprzętu i oprogramowania,
- ewidencję przebiegu pojazdu — gdy samochód osobowy ma być w pełni wykorzystywany w firmie i objęty pełnym odliczeniem VAT,
- ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej — po przekroczeniu limitu zwolnienia lub w branżach objętych kasą od pierwszej sprzedaży,
- dokumentację kadrową i płacową — po zatrudnieniu pierwszego pracownika lub zleceniobiorcy.
Faktury od 2026 r. co do zasady wystawia się i odbiera w KSeF. Najmniejsze firmy, o sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł miesięcznie, objęte są obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Comiesięczny kalendarz przedsiębiorcy
- Do 20. dnia — składki ZUS za poprzedni miesiąc (jednoosobowa działalność bez osobowości prawnej) oraz zaliczka na PIT lub ryczałt.
- Do 20. dnia — wpisy w ewidencji przychodów za poprzedni miesiąc (na ryczałcie).
- Do 25. dnia — JPK_V7M lub JPK_V7K i zapłata VAT.
- Raz w roku — zeznanie PIT-36, PIT-36L lub PIT-28 do 30 kwietnia oraz roczne rozliczenie składki zdrowotnej.
Ryczałtowcy z przychodami za poprzedni rok do 200 000 euro (w 2026 r. 851 720 zł) mogą wybrać kwartalne płacenie ryczałtu. Kwartalne zaliczki na PIT są dostępne dla małych podatników i rozpoczynających działalność.
Jak długo przechowywać dokumenty
Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowuje się do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadniczo zobowiązanie przedawnia się po 5 latach; bieg tego okresu zaczyna się z końcem roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Faktura kosztowa ze stycznia 2026 r., ujęta w zeznaniu rocznym płatnym do 30 kwietnia 2027 r., powinna więc być dostępna co najmniej do końca 2032 r. Dokumenty w KSeF są przechowywane w systemie, ale paragony, umowy, potwierdzenia przelewów czy dokumenty kadrowe trzeba archiwizować samodzielnie — papierowo lub w postaci elektronicznej z zachowaniem czytelności.
Samodzielnie czy z biurem rachunkowym
Przepisy nie wymagają, by małą firmę obsługiwał księgowy — przedsiębiorca może prowadzić ewidencję samodzielnie w programie spełniającym nowe wymogi. Za rzetelność ksiąg odpowiada jednak zawsze przedsiębiorca. Biuro rachunkowe przejmuje zwykle cztery obszary: kwalifikację kosztów, terminowe deklaracje, kontakt z urzędem i ZUS oraz pilnowanie limitów (VAT, kasy, ryczałtu, KPiR).
Przykład: programista na podatku liniowym i miesięcznym VAT od stycznia 2026 r. musi prowadzić KPiR w programie, a za 2026 r. przekazać JPK_PKPIR do 30 kwietnia 2027 r. Jego koleżanka, grafik na ryczałcie zwolniona z VAT, może do końca 2026 r. prowadzić ewidencję tradycyjnie, ale od 2027 r. także przechodzi na formę elektroniczną. Dla obojga wybór programu lub biura na 2027 r. warto zamknąć jeszcze jesienią 2026 r.
Najczęstsze błędy na starcie
- Wpisywanie do kosztów wydatków bez związku z działalnością lub bez dowodu.
- Brak ewidencji środków trwałych przy zakupie laptopa czy samochodu.
- Prowadzenie ewidencji w arkuszu, mimo obowiązku formy elektronicznej od 2026 r.
- Przegapienie momentu przekroczenia limitu zwolnienia z VAT (240 000 zł w 2026 r.) lub zwolnienia z kasy.
Jak Good Balance może pomóc
W ramach księgowości uproszczonej prowadzimy KPiR lub ewidencję przychodów w formie zgodnej z nowymi strukturami JPK, rozliczamy VAT, ZUS i podatek dochodowy oraz pilnujemy limitów. Osobom, które dopiero rejestrują firmę, pomagamy w ramach obsługi jednoosobowej działalności wybrać formę opodatkowania jeszcze przed złożeniem wniosku do CEIDG.